Как получить электронную подпись: 6 шагов, ТОП-7 лучших удостоверяющих центров, 5 преимуществ+6 сфер применения!
Добрый день, уважаемые читатели! Эта статья посвящена владельцам бизнеса вне зависимости от его размеров и организационной формы и простым гражданам нашей страны. Одинаково полезна и интересна она будет, как простым индивидуальным предпринимателями, так и хозяевам крупных коммерческих предприятий. Что между ними общего? Ответ прост — документооборот и необходимость взаимодействия с различными государственными инстанциями! Поэтому поговорим об инструменте, который существенно упростит движение документации, как внутри предприятия, так и за его пределами! Сегодня детально рассмотрим, как получить электронную подпись (ЭЦП)!
Содержание:
1. Что такое электронная цифровая подпись?
2. Как возникла идея использования ЭПЦ?
3. Подпись ЭЦП: преимущества и использование4. Как получить электронную подпись. Пошагово!
4.1. Шаг 1. Выбор вида ЭП
4.2. Шаг 2. Посещение удостоверяющего центра
4.3. Шаг 3. Заполнение документов
4.4. Шаг 4. Оплата счета: деньги вперед!
4.5. Шаг 5. Документы для получения ЭЦП
4.6. Шаг 6. Получаем цифровую подпись
Начнем с сути электронной подписи и механизма ее функционирования, далее рассмотрим сферу применения и безусловную полезность, после чего обсудим, как ее получить ФЛ, ИП и юридическим лицам, а также поговорим о необходимых документах. Мы собрали максимально полную информацию о том, как получить ЭЦП! Кстати, при необходимости, с ее помощью можно закрыть ИП. В статье «Как закрыть ИП: 5 способов ликвидации + 2 способа списания долгов!» описано, как это сделать!
Что такое электронная цифровая подпись: простая суть сложного понятия!
Каждый документ на предприятии обязательно подписывается уполномоченным лицом. Подпись придает ему юридическую силу. Современные технологии перевели документооборот в электронный формат. Что оказалось крайне удобным! Во-первых, электронные документы упростили и ускорили обмен данными на предприятии (особенно при интернациональном сотрудничестве). Во-вторых, сократился расход, связанный с их оборотом. В-третьих, существенно повысилась безопасность коммерческой информации. Несмотря на электронный формат, каждый документ должен быть подписан, поэтому была разработана ЭЦП.
Что такое электронная цифровая подпись? Это аналог традиционной росписи в цифровом формате, который применяется для придания юридической силы документам на электронных носителях. Под словом «аналог» нужно понимать последовательность криптографических символов, сгенерированная случайным образом с помощью специального программного обеспечения. Хранится он на электронном носителе. Обычно используются флэш-накопители.
С ЭП связанно два важных понятия: сертификат и ключ. Сертификат – это документ, который удостоверяет принадлежность электронной подписи определенному лицу. Он бывает обычный и усиленный. Последний выдается только некоторыми аккредитованными удостоверяющими центрами или непосредственно ФСБ.
Ключ электронной подписи – это та самая последовательность символов. Ключи используют в паре. Первый – это и есть подпись, а второй – это ключ проверки, который удостоверяет ее подлинность. Для каждого нового подписываемого документа генерируется новый уникальный ключ. Важно понимать, что информация, полученная на флэшке в удостоверяющем центре, не является ЭП, – это всего лишь средство для ее создания.
Подпись в электронном формате имеет такой же юридический вес и силу, как и под документом в бумажном варианте. Конечно, если при нанесении этого параметра не было никаких нарушений. При выявлении несоответствия или каких-либо отклонений от нормы документ не приобретет силу. Использование ЭЦП регулируются государством с помощью двух законов ФЗ-№1 и ФЗ-№63. Они затрагивают все сферы применения подписи: в гражданско-правовых отношениях, при взаимодействии с муниципальными и государственными органами.
Как возникла идея использования ЭПЦ: вспомним прошлое!
В 1976 году два американских криптографа Диффи и Хеллманом выдвинули предположение, что можно создать электронные цифровые подписи. Это была всего лишь теория, но она нашла отклик у общественности. В результате чего уже в 1977 году свет увидел криптографический алгоритм RSA, который позволил создавать первые ЭП. В сравнении с настоящими они были очень примитивными, но именно в этот момент была заложена основа для будущего стремительного развития отрасли и повсеместного распространения электронного документооборота.
Миллениум принес существенные перемены. В США приняли закон, согласно которому подпись на бумажном носителе приравнивалась по юридической силе к электронной. Так появился новый быстро растущий сегмент рынка, объем которого по прогнозам американских аналитиков к 2020 году составит 30 млрд. $.
В России первые ЭП начали использовать только в 1994 году. Первый закон, который регулировал их применение, приняли в 2002 году. Однако он отличался крайней расплывчатостью формулировок и неоднозначностью трактования терминов. Закон не давал однозначного ответа на вопрос, как получить электронную подпись и использовать ее.
В 2010 году был разработан масштабный проект по созданию виртуальной среды для предоставления государственных услуг в электронном формате, который в августе того же года был предоставлен на рассмотрение Президенту РФ. Одно из ключевых направлений проекта – это возможность использования ЭЦП. Регионы обязали создать условия для свободного доступа физических и юридических лиц к возможностям электронного документооборота, чтобы каждый желающий смог получить ЭП. С тех пор в России активно развивается «электронное государство».
В 2011 году Президент обязал органы исполнительной власти перейти на электронный документооборот внутри структур. К июню того же года все должностные лица были обеспечены ЭЦП. Финансирование программы происходило за счет федерального бюджета. В 2012 году электронный документооборот заработал во всех без исключения органах исполнительной власти РФ.
После этих преобразований остро стояли два вопроса. Во-первых, ЭП не был универсальным. Для каждой цели нужно было получить новую подпись. Во-вторых, некоторые криптопровайдеры были не совместимы с другими, что ставило их клиентов в затруднительное положение. Поэтому с 2012 года начался глобальный процесс унификации в сфере электронного документооборота. Благодаря чему мы имеем современные универсальные подписи и программное обеспечение.
Подпись ЭЦП: 5 преимуществ и 6 вариантов использования!
Многие предприниматели еще не применяют в своей хозяйственной деятельности ЭПЦ. Во многом причина тому элементарное незнание всех ее возможностей и преимуществ. Используя для подписи документов электронный формат, субъекты предпринимательской деятельности (ИП, ЮЛ) получают следующие выгоды:
- Документы максимально защищены от фальсификации.
Так как компьютер очень сложно обмануть. В данном случае полностью исключается человеческий фактор. Ведь можно попросту не заметить, что подпись под документом отличается от подлинной. Электронную подпись подделать невозможно. Для этого нужно очень большие вычислительные мощности, что практически невозможно реализовать на современном уровне развития устройств, и очень много времени.
- Оптимизация, ускорение и упрощение документоборота.
Полное исключение возможности утечки данных или потери важных бумаг. Любой экземпляр, заверенный электронным идентификатором, гарантированно будет получен адресатом в отправленном виде: никакие чрезвычайные обстоятельства не могут вызвать его порчу.
- Снижение издержек за счет отказа от бумажных носителей.
Для небольших фирм ведение документации в бумажном виде не было обременительным, чего нельзя сказать о крупных предприятиях. Многим из них приходилось арендовать отдельные помещения, склады для хранения документов в течение 5 лет. Помимо расходов на бумагу, принтеры, чернила, канцелярские принадлежности, добавлялась еще арендная плата! Кроме того, в зависимости от сферы деятельности, некоторые компании могли снизить издержки за счет сокращения количества работников, которые занимались документами: приемом, обработкой и т.п. Также исчезда и необходимость утилизировать бумагу: для отдельных видов органицаций, деятельность которых связана с конфеденциальной информацией, даже эта строка расходов оказывалась существенной. Процесс уничтожения документов под ЭЦП — несколько кликов компьютерной мышью.
- Формат бумаг подписанных ЭП полностью соответствует международным требованиям.
- Нет необходимости получать отдельную подпись для участия в торгах или подачи отчетности в контролирующие органы.
Можно получить ЭП, которая позволит использовать ее на всех необходимых площадках.
Прежде чем перейти к рассмотрению вопроса, как получить электронную подпись, перечислим все возможные варианты ее использования:
- Внутренний документооборот. Подразумевает перемещение коммерческой информации, приказов, распоряжений и т.п. внутри компании.
- Внешний документооборот. Речь идет об обмене документами между двумя организациями партнерами по системе В2В или между предприятием и клиентом В2С.
- Предоставление отчетности в контролирующие органы:
- Федеральную налоговую службу,
- Пенсионный Фонд,
- Фонд соцстраха,
- Таможенную службу,
- Росалкогольрегулирование,
- Росфинмониторинг и прочие.
- Для получения доступа к системе «Клиент-Банк».
- Для участия в аукционах и торгах.
- Для получения государственных услуг:
- Сайт Госуслуги,
- РосПатент,
- Росреестр.
Итак, насколько скромным бы ни был масштаб деятельности хозяйствующего субъекта, но подача заявлений и отчетности в ФНС и ПФ присутствует обязательно! А наличие электронной подписи избавит вас от необходимости посещения этих государственных инстанций: отправленные бумаги имеют силу аналогов под «синей» печатью. Выгода для среднего и крупного бизнеса совершенно очевидна: безопасность, скорость и экономия, которые дает ЭП, – залог надежного финансового состояния предприятия! Физические лица тоже ощутят преимущества ее использования, когда попробуют получить услуги через сайт gosuslugi.ru. Например, при подаче заявления на регистрацию ИП! Вот полезная статья на эту тему «Что нужно, чтобы открыть ИП – подробный инструктаж!».
Как получить электронную подпись: пошаговая инструкция!
Оценив все преимущества использования электронной подписи, вы решили получить ее. И, конечно, столкнулись с закономерным вопросом: как это сделать? Мы ответим на этот вопрос с помощью детальной пошаговой инструкции, которая поможет быстро и просто получить подпись ЭЦП!
Всего придется пройти 6 шагов.
Шаг 1. Выбор вида ЭП.
Шаг 2. Выбор удостоверяющего центра.
Шаг 3. Заполнение заявки.
Шаг 4. Оплата выставленного счета.
Шаг 5. Сбор пакета документов.
Шаг 6. Получение ЭЦП.
А теперь о каждом шаге поговорим подробней!
Шаг 1. Выбор вида: каждому свое нравится!
Первый шаг к тому, чтобы получить электронную подпись, – выбор ее вида. Согласно федеральным законам выделяют такие виды ЭЦП:
- Простая. В ней закодированы данные о владельце подписи, для того чтобы получатель бумаги убедился, кто является отправителем. Она не защищает от подделки.
- Усиленная:
- неквалифицированная – подтверждает не только личность отправителя, а еще и тот факт, что в документ не были внесены изменения после подписания.
- квалифицированная – максимально защищенная подпись, юридическая сила которой на 100% соответствует силе обыкновенной подписи! Она выдается только в тех центрах, которые аккредитованы ФСБ.
В последнее время все больше заказчиков хотят получить усиленную квалифицированную подпись, что вполне обоснованно. Как и за любыми другими «ключами», открывающими доступ к приватной информации или финансовым операциям, за ЭЦП охотятся мошенники самых различных категорий. Аналитики считают, что в течение ближайших 10 лет первые два вида попросту изживут себя. Выбор, зависит от варианта использования ЭЦП. Чтобы было проще принять решение, мы оформили данные в таблицу, она поможет определиться с выбором и остановиться на конкретной необходимой и достаточной форме.
| Сфера применения | Простая | Неквалифицированная | Квалифицированная |
| Внутренний документооборот | + | + | + |
| Внешний документооборот | + | + | + |
| Арбитражный суд | + | + | + |
| Сайт Госуслуг | + | — | + |
| Контролирующие органы | — | — | + |
| Электронные аукционы | — | — | + |
Если вы собираетесь получить подпись ЭЦП для удобства подачи отчетности, то придется подавать заявление на квалифицированную. Если же целью является документооборот на предприятии, то достаточно получить простую или неквалифицированную подпись.
Шаг 2. Удостоверяющий центр: ТОП-7 самых крупных и надежных компаний!
Удостоверяющий центр – это организация, цель функционирования которой состоит в формировании и выдаче электронных цифровых подписей. УЦ – это юридическое лицо, в уставе которого указан соответствующий вид деятельности. В их функции входит:
- выдача ЭЦП;
- предоставление открытого ключа, всем желающим;
- блокировка электронной подписи, в том случае, если появилось подозрение в ее ненадежности;
- подтверждение достоверности подписи;
- посредничество при возникновении конфликтных ситуаций;
- снабжение всем необходимым ПО клиентов;
- техническая поддержка.
На данный момент на территории Российской Федерации работают около сотни таких центров. Но лидерами отрасли являются всего семь:
- ЕЭТП – лидер рынка электронных торгов РФ. Деятельность компании сильно диверсифицирована, что не мешает ей занимать ведущие позиции в каждом сегменте. Помимо организации и проведения торгов, занимается реализацией имущества, которое плохо продается, обучает особенностям участия в аукционах, формирует и продает ЭЦП.
- Электронный экспресс – официальный оператор электронного документооборота Федеральной налоговой службы. Имеет полный комплект лицензий (включая лицензию ФСБ).
- Такснет – разрабатывает программное обеспечение для электронного документооборота. В том числе занимается созданием и реализацией ЭЦП.
- Сертум-Про Контур – компания занимается сертификатами электронных подписей. Кроме того предлагает много удобных дополнительных сервисов для своих клиентов, которые значительно расширят возможности ЭП.
- Такском – предприятие специализируется на внешнем и внутреннем документообороте компаний и предоставлении отчетности в различные контролирующие органы. Для этого разрабатывается соответствующее программное обеспечение, и создаются электронные подписи. Находится в списке официальных операторов данных с контрольно-кассовой техники.
- Компания Тензор – гигант в мире документооборота по телекоммуникационным сетям. Оказывает полный спектр услуг: от разработки комплексов для автоматизации рабочего процесса на предприятиях до создания и реализации электронных подписей.
- Национальный удостоверяющий центр – разрабатывает и продает различные сертификаты ЭЦП, предлагает клиентам ПО для формирования и подачи отчетности во все государственные органы.
Выбирайте УЦ в зависимости от ваших возможностей и местонахождения. Важно проверить есть ли в вашем городе пункт выдачи готовых электронных подписей. Это довольно легко выяснить, посетив официальные сайты компаний.
Если по каким-то причинам вас не устраивают центры из нашего списка ТОП-7, то можно воспользоваться услугами других компаний. Полный список аккредитованных УЦ можно найти на сайте www.minsvyaz.ru в разделе «Важно».
Шаг 3. Как получить электронную подпись: заполняем заявку!
Выбор сделан, теперь вы точно знаете, чего хотите, поэтому самое время для подачи заявки в удостоверяющий центр. Сделать это можно двумя способами: посетив офис компании или заполнив заявку на ее сайте.
Удаленная отправка заявки избавит вас от личного визита. В заявке содержится минимум информации: ФИО, контактный телефон и е-мейл. В течение часа после отправки вам перезвонит сотрудник УЦ и уточнит необходимые данные. Кроме того он ответит на все вопросы, которые вас интересуют и проконсультирует, какой вид ЭЦП выбрать для вашего случая.
Шаг 4. Оплата счета: деньги вперед!
Оплатить услугу придется до ее получения. То есть сразу после принятия заявки и согласования деталей с клиентом, будет выставлен счет на его имя. Стоимость ЭЦП варьируется в зависимости от компании, в которую вы обратились, региона проживания и вида подписи. В нее входит:
- формирования сертификата ключа подписи,
- программное обеспечение, необходимое для создания, подписи и оправки документов,
- техническая поддержка клиентов.
Минимальная цена составляет около 1500 рублей. Средняя 5 000 – 7 000 рублей. Стоимость одного ЭП может оказаться ниже 1 500 рублей, только в том случае, если заказывают подписи для большого количества сотрудников одного предприятия.
Шаг 5. Документы для получения ЭЦП: формируем пакет!
При формировании пакета документов существенным является, какой субъект гражданского права выступает заказчиком: физическое лицо, юридическое или индивидуальный предприниматель. Поэтому рассматривать документы для получения ЭЦП будем отдельно для каждой категории.
Физические лица должны предоставить:
- заявление,
- паспорт плюс копии,
- индивидуальный номер налогоплательщика,
- СНИЛС.
- Квитанция об оплате.
Подать документы в УЦ может доверенное лицо получателя электронной подписи. Для этого нужно оформить доверенность.
Для получения ЭЦП юридическим лицом придется подготовить:
- Заявление.
- Два свидетельства о государственной регистрации: с ОГРН и ИНН.
- Выписка из реестра юридических лиц. Важно! Выписка должна быть «свежей». У каждого удостоверяющего центра свои требования по этому поводу.
- Паспорт плюс копия человека, который будет использовать ЭП.
- СНИЛС сотрудника, который будет использовать ЭЦП.
- Если подпись оформляется для директора, то нужно приложить приказ о назначении.
- Для сотрудников, которые находятся ниже в иерархической лестнице компании, придется оформить доверенность на право использования ЭПЦ.
- Квитанция об оплате.
Документы для получения ЭЦП индивидуальными предпринимателями:
- Заявление.
- Свидетельство о регистрации с номером ОГРНИП.
- Свидетельство с ИНН.
- Выписка из реестра предпринимателей, выданная не ранее 6 месяцев назад, или заверенная нотариусом копия.
- Паспорт.
- СНИЛС.
- Квитанция об оплате.
Доверенное лицо индивидуального предпринимателя может забрать электронную цифровую подпись при наличии доверенность и паспорта. При подаче заявки в электронном варианте, документы в УЦ направляются по почте, а при личном визите – подаются одновременно с заявкой.
Шаг 6. Получаем цифровую подпись: финишная прямая!
Получить документы можно в многочисленных пунктах выдачи, которые расположены по всей стране. Информацию о них можно найти на официальном сайте УЦ. Обычно срок получения подписи не превышает двух-трех дней.
Промедление возможно только со стороны заказчика, который несвоевременно оплатил услуги удостоверяющего центра или не собрал все необходимые документы. Обратите внимание, что нужно вовремя получить выписку из единого государственного реестра ИП или ЮЛ, так как этот процесс занимает 5 рабочих дней! Некоторые УЦ предоставляют услугу срочной выдачи ЭЦП. Тогда вся процедура занимает около одного часа. Теперь вы знаете, как получить электронную подпись.
Важно! ЭП действительна в течение одного года с момента ее получения. По истечении этого срока ее нужно будет продлить или получить новую.
ЭЦП своими руками: невозможное возможно!
На самом деле создать электронную подпись самостоятельно вполне реально. Если иметь соответствующее образование, хорошенько разобраться, что такое электронная цифровая подпись и запастить непобедимым энтузиазмом. Правда, не стоит забывать, что придется не только сгенерировать криптографическую последовательность, нужно еще разработать и написать соответствующее программное обеспечение. Напрашивается закономерный вопрос: зачем это делать? Тем более что рынок пестрит готовыми решениями! Для крупных компаний тоже не выгодно «возиться» с самостоятельной разработкой ЭП, поскольку придется нанимать штат новых сотрудников в отдел IT. А в статье «Бизнес в кризис – не фантастика, а объективная реальность!» собрано много советов по оптимизации расходов на предприятии.
Вывод
Благодаря нашей инструкции, как получить электронную подпись больше не является загадкой! Наибольшую выгоду от ее использования получат крупные предприятия, ведь она существенно облегчает и, что важней всего, удешевляет документооборот на предприятии, открывает новые возможности для развития бизнеса. Физические лица и ИП тоже получат немалую выгоду: никаких очередей в контролирующие органы, заказ любой государственной услуги за считанные минуты. ЭПЦ – это современно, удобно и выгодно!
Конфликты. Это окей? Конфликты — неотъемлемая часть любого общения и ...
В современном бизнесе, насыщенном конкуренцией и изменениями, предпринимательское мышление становится ...
Вы задумывались, как вы совершаете покупку? Вспомните свой последний поход ...
Несмотря на то, что мы живем в век мессенджеров, электронная ...
