На каждом крупном и мелком предприятии есть руководители, которые управляют другими людьми и получают большую заработную плату. Быть руководителями хотят почти все, это престижно и прибыльно, при этом есть возможность работать своей головой и совершенствоваться. Тем не менее, есть у этой профессии и отрицательные стороны, одна из которых – ограниченное время. В подчинении у самого небольшого начальника не менее 10 человек, а ТОП-менеджеры управляют тысячами только по прямому подчинению, а подчиненных у подчиненных еще больше.
Итого получается, что хотя руками они и не работают, механический труд не выполняют, а времени на работу уходит намного больше, чем у обычного сотрудника.
Рабочий график руководителя, как правило, ненормированный, поэтому он не может рассчитывать, что каждый день будет приходить домой в одно и то же время. И хотя ненормированность – это палка на двух концах, ведь помимо задержек на работе можно и уйти пораньше, второй вариант случается достаточно редко, и начальникам иногда приходиться сидеть в кабинете днями и ночами, перебирая всевозможные документы. Таким образом, такое направление как тайм менеджмент для руководителей является достаточно актуальными для любого человека, который является начальником либо намерен им стать.
Время рабочее и личное!
У любого человека, в том числе и начальника, должно быть свое собственное личное время, которое он тратит на себя, а не на работу. Даже если вам нравиться ваша должность, и вы с радостью выполняете все возложенные на вас обязанности, то все равно не должны думать о работе постоянно, как в кабинете, так и дома. Вы не сможете называть себя в полной мере успешной личностью, если все свободное время будете тратить на подписание и изучение всевозможных документов и даже не иметь возможности насладиться высокой заработной платой. Итого получается, что вам необходимо разделить время рабочее и время личное, и сделать это можно благодаря тайм менеджменту.
Для чего нужен тайм менеджмент для руководителей?
Для начала, он позволит вам успевать сделать гораздо больше дел на работе. Если до этого вы изучали и подписывали по 100 документов в день, то благодаря правильному тайм менеджменту сможете увеличить это значение раза в полтора, а то и два. Разумеется, это увеличит вашу ценность как руководителя, освободит время для других дел (проверки, к примеру), и позволит справляться с намного большим объемом работы, нежели ваши коллеги.
Во-вторых, тайм менеджмент для руководителей поможет вам освободить свое лично время, потому что вы будете успевать выполнять все обязанности на работе, и не будете забирать пачки документов домой или оставаться на вторую смену. И только тогда вы станете действительно успешным человеком, потому что сможете уделить время себе и своей семье, сходить развлечься и потратить всю зарплату, которая у крупных руководителей немалая. Иначе зачем вообще работать и получать деньги, если вы сил тратите больше, а живете ровно так же, как и ваши подчиненные.
И наконец, тщательное планирование своих дел позволит вам быстро продвинуться по карьерной лестнице, потому что, как я уже говорил, ваша работа будет намного эффективнее, чем работа ваших коллег. Стоит вышестоящему начальству заметить, что ваши показатели намного превышают показатели остальных, как вам сразу же предложат более высокую должность, потому что ценными кадрами предприниматели не любят разбрасываться. И даже если вы являетесь ТОП-менеджмером и развиваться уже в принципе невозможно, лишние премии или возможность стать в круг крупнейших акционеров вам не помешают.
[warning]Также рекомендуем ознакомиться с материалами:
Назначайте себе заместителей и помощников, которые будут выполнять за вас менее значимую работу. К примеру, если вам нужно подписать пару сотен однотипных документов, то вы можете поручить их изучение другим, а самому только ставить подпись на проверенных бумагах. Так вы сэкономите до 95% рабочего времени. Разумеется, выбирать заместителей нужно из ответственных людей, которые реально могут выполнять возлагаемые на них обязательства. Как правило, у любого крупного руководителя есть несколько человек в прямом подчинении, которые занимаются документами, мелкой бухгалтерией и т.д. Что касается более мелких начальников, то у них команды может и не быть, но желательно и им иметь помощников. Сделать это можно и неофициально, просто приблизив к себе пару грамотных сотрудников. Как правило, никто из рабочих не откажется трудиться в кабинете начальника, потому что это светит ему повышением.
В каждой группе рабочих есть человек, который может называть себя неофициальным лидером. Он может объяснить коллегам, что нужно делать, ответить за всю группу и даже мотивировать людей. Целесообразно находить и использовать таких работников, а не пытаться бестолку объяснить суть вещей каждому сотруднику. Это также поможет сэкономить вам время, силы и нервы.
Всегда бывают моменты на работе, когда делать нечего. Возможно, случается это не часто, но все же имеет место быть. И в таких ситуациях вы не должны заниматься откровенной ерундой. Подумайте, что вам еще нужно будет сделать, что вы можете исполнить вне ваших прямых обязанностей и т.д. В крайнем случае, если вы сильно устали, можете отдохнуть в удобном кресле, но не нужно слоняться по кабинету взад-вперед и искать себе занятие. Железный вариант – это организовать спонтанную проверку. Просто возьмите своего заместителя и отправьтесь на предприятие. Учитывая тот факт, что о предстоящем рейде даже вы сами минут пять назад узнали, вы сможете застать весь процесс работы таким, какой он есть, и сделать свои выводы. Зря вы это время точно не проведете, поверьте.
Вы постоянно должны оценивать объемы предстоящей работы и планировать свое время. Причем важно знать один закон в тайм менеджменте: чем дольше человек делает определенное дело, тем быстрее и качественнее у него оно получается. Другими словами, если вам нужно обработать 500 документов и провести 10 инструктажей за 5 дней, то не нужно в один день работать и с документами и с сотрудниками. Сделайте правильно: сначала обработайте все документы, а потом проводите инструктажи, и займет у вас это уже не 5 дней, а 4.5, а остальные полдня вы можете потратить уже на другие задачи.
Умение расставлять приоритеты – это та способность, которая отличает обычного человека от успешного руководителя. Если вы не успеваете сделать все необходимое, то должны умело выбирать, что важнее. Некоторые мероприятия могут и подождать, а вот если вы не отправите вовремя отчет в налоговую, то уже завтра у вас могут быть незваные гости. Итого вы должны понимать, какое дело важнее и нужно сделать в данный момент, а какое может и подождать. Вторые, кстати, вы можете смело поручать своим заместителям.
Помимо всего этого, вы не должны забывать и про собственную мотивацию. Если вам нравится ваша работа, и вы с охотой её выполняете, то будете трудиться в разы продуктивнее немотивированного начальника. И если у вас нет стимула и стремления к работе, если вы периодически впадаете в депрессии (что для начальника недопустимо), то должны думать о том, чтобы сменить работу, потому что большого успеха вы на прежнем месте не добьетесь. И пусть на новом месте вам будут платить меньше, но возможностей для карьерного роста и реализации самого себя у вас будет значительно больше.
Не нужно строгих планов!
Не думайте, что для рационально распределения своего времени вам нужно составлять строгие планы с безальтернативными вариантами поведения. Нет и еще раз нет! Вы – начальник, и исключительно вам решать, что в данный момент делать. Вы можете в любой момент изменить план по своему усмотрению, если того стребуют обстоятельства. Максимум, что вам нужно сделать – это запланировать ряд дел, которые необходимо выполнить за день, неделю или месяц, а вот порядок выполнения задач вы определяете сами, исходя из конкретной ситуации. Как я уже писал в предыдущих статьях, человек не может добиться успеха, если вся его жизнь протекает по строгому плану, и менеджеры – не исключение.
Послесловие…
В конце хочу добавить, что для тайм менеджмента для руководителей важен и авторитет самого начальника. Чем больше вас уважают подчиненные, тем быстрее и качественнее они будут исполнять ваши распоряжения, и тем меньше времени вы будете тратить на контроль. Завоевать уважение можно разными способами, которые я перечислял в одной из своих предыдущих статей. А когда авторитет у вас появился, вы можете более эффективно управлять людьми и экономить до 50% своего рабочего времени.
Материал подготовил:
Михаил Каржин
Автор журнала «Анатомия бизнеса».
Поделиться:
Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам, мы обязательно ответим.
