Тайм-менеджмент: как выжать 100% эффективности из 24 часов?

Содержание статьи:

1. Для чего и кого нужен тайм-менеджмент?
2. Последствия отсутствия тайм-менеджмента.
3. Как правильно планировать свое время?
4. Формирование задач по методике «Дерево целей»
5. Составление плана по методике АВС.
6. Анализ корректности плана.
7. Принцип Парето.
8. Незапланированные задачи и матрица Эйзенхауэра.
9. Время на отдых.
10. Заключение.

Тайм-менеджмент
Как выжать 100% эффективности из 24 часов?

Тайм-менеджмент – это методика управления временем, которая направлена на повышение эффективности его использования. Изначально эта наука появилась для того, чтобы помогать людям в работе и бизнесе. Но со временем польза тайм-менеджмента стала актуальна и для повседневной жизни. Полезные советы на эту тему читайте в статьях: «Как научиться планировать свое время» и «Время-деньги. Правильное управление временем»

Для чего и кого нужен тайм-менеджмент?

Новейшие тенденции в обществе не проходят бесследно – их влияние напрямую связано со свободным временем каждого из нас. За последние десятилетия жизнь человека изменилась так, что в ней появились новые обязанности и новые соблазны.

taim-menedgment-kak-vigat-3

Говоря о последнем, стоит упомянуть, что соблазны потратить время впустую и являются первой преградой на пути к тайм-менеджменту. С появлением в жизни людей интернета появилось и много возможностей «скоротать» время, а другими словами – потратить его неэффективно. Так же было и с телевидением несколько лет назад, и так далее.
Значит ли это, что тайм-менеджмент нужен лишь тем, кто просиживает время в социальных сетях или тратит его на просмотр ТВ? Конечно же, нет. Потерять уйму времени без пользы можно и работая 24 часа в сутки, что на первый взгляд кажется полезным. Правильно выстраивать свои планы нужно для того, чтобы успешно выполнять несколько задач одновременно. А поэтому тайм-менеджмент будет полезен абсолютно для каждого человека.

Последствия отсутствия тайм-менеджмента

На изучение и развитие этой области направлены силы нескольких направлений деятельности: психологов, менеджеров, бизнесменов и других специалистов своей области. Благодаря этому, уже сегодня можно с уверенность сказать, что отсутствие тайм-менеджмента является причиной следующих проблем:
⦁ Бессонница
⦁ Стрессы
⦁ Депрессия
⦁ Упадок сил
⦁ Снижение работоспособности
Этот список можно продолжать бесконечно. Ведь неправильное планирование дня мешает добиться задуманного, вызывает чрезмерную усталость, что за собой влечет стрессы, а затем и депрессии. Как с этим бороться? Об этом мы расскажем ниже.

Как правильно планировать свое время?

Изучение психологов и менеджеров показали, что переизбыток свободного времени влияет на человека так же плохо, как и переизбыток работы. Поэтому, самое первое правило тайм-менеджмента – это соизмеримое время работы, отдыха и сна. Наилучшая продолжительность сна не должна быть меньше 7 и больше 8 часов.
Что касается оставшихся 16 часов, которые отводятся на работы и отдых, здесь важен индивидуальный подход. Для того чтобы сохранять продуктивность на нужном уровне, нельзя тратить все оставшееся время на работу. Но и время отдыха должно быть минимальным, достаточным для поддержания тонуса.

taim-menedgment-kak-vigat-1

Планированием своего дня нужно заниматься самостоятельно. Важно понимать, что тайм-менеджмент – это не составление планов на день. Это гораздо длительный и более серьезный процесс, который состоит из:
⦁ Анализа целей, формирования задач на основе анализа
⦁ Определение степени важности каждой из задач
⦁ Составление плана
⦁ Выполнение плана
⦁ Анализ проделанной работы
⦁ Формирование выводов и корректировка плана в соответствии с реальными фактами

Формирование задач по методике «Дерево целей»

Для анализа и формирования задач поможет технология дерева целей. Эту методику используют в разных сферах бизнеса и повседневной жизни. Для наглядности его рисуют любым удобным способом, начиная с самой главной цели.
Например, вам необходимо создать свой бизнес. На начальном этапе для этого вам понадобится 3 000 000 рублей (к этому приходят на основе анализа). Эти деньги вы планируете получить тремя способами: свои накопления + инвесторские вклады + субсидии от государства. Значит ваши задачи на ближайшее время будут состоять из трех ветвей «дерева». Наглядный метод построения дерева целей изображен ниже. 256

Для построения подобных графиков существует немало программ, с помощью которых вы сможете в два клика изобразить свое дерево целей.

Составление плана с помощью методики АВС

Для планирования своего времени можно использовать блокнот или записную книжку, программу для гаджета или сервис. На основе составленного дерева целей нужно составить подробный план действий и задач, на основе которых распланировать свое время наперед. Например, дата защиты бизнес-плана и проведения конференции уже известна. Поэтому вы можете заранее поставить эту задачу на назначенный день.
Что касается ежедневных задач: работа, домашние дела, встреча с семьей, — здесь понадобится формирование графика. Для того чтобы составить правильный план на каждый день, понадобится немало времени. Начните с планирование на ближайшие дни. Для этого запишите хаотичный план дел с примерным количеством времени, которое займет каждый пункт.

taim-menedgment-kak-vigat-2

Далее, воспользуйтесь системой сортировки АВС. Ее методика устроена просто: разделите все задачи по степени важности на три группы. Група А – дела, которые займут 20% времени, но принесут 80% результата. Группа В – дела, которые займут 30% времени, но принесут 15% результата. И группа С – дела, требующие 50% времени и приносящие 5% результата.
Эта методика помогает наглядно увидеть, насколько важны ваши дела и насколько соизмеримы затраты времени с их пользой. После сортировки планов с помощью методики АВС распределите свои задачи на ближайшие дни так, чтобы ежедневно вам приходилось выполнять планы сразу из трех групп. Это делается для того, чтобы не перегружать один из дней слишком сложной работой.
Дифференцируя работу по сложности и продолжительности, у вас получится добиться наилучшей эффективности.

Анализ корректности плана

Составляя план дел на ближайшие дни по принципу АВС, вы руководствуетесь интуицией и полагаетесь на логику. Но лучший советник в тайм-менеджменте – это факт. Поэтому, выполняя составленный план, корректируйте время, которое по факту заняло выполнение каждого пункта. Делайте записи несколько раз, затем анализируйте.
Не забывайте при анализе делать записи и по поводу того, что служило причиной вашего упадка сил в течение дня, а что – приливом. Это крайне важно, так как никакой план не поможет повысить эффективность вашего времени, если вы его выполняете в состоянии усталости. Работать нужно и над созданием бодрого настроения.
Вы заметите, что ваш день состоит из задач двух видов: периодические и однократные. Первые вы выполняете ежедневно, а вторые – лишь один раз. Анализируя уже выполненные планы, старайтесь вывести идеальную формулу для выполнения первых. Так как эти дела присутствуют в вашей жизни постоянно, то вы можете расписать их на годы вперед и выработать наиболее эффективную систему их выполнения.

Принцип Парето

С Принципом Парето вы уже встречались ранее, на этапе составления плана. Его суть в том, что 20% усилий приносит 80% результата. Планируя свой день, неделю, месяц и даже год, обязательно учитывайте этот закон. Анализируйте свои планы, сопоставляйте задачи друг с другом и выявляйте наиболее продуктивные.

taim-menedgment-kak-vigat-4

И наоборот, подумайте дважды над важностью задач, которые занимают 80% вашего времени и приносят лишь 20% результата. Возможно, от них можно отказаться или найти другой путь для их решения.

Незапланированные задачи и матрица Эйзенхауэра

Спустя время вы заметите, что не всегда удается выполнить план. Иногда может случиться что-то непредсказуемое, что потребует затратить время. А так как ваш день был расписан, что-то из списка дел вы сделать не успеете.
Для того чтобы незапланированные задачи приносили наименьший ущерб вашему режиму дня и работоспособности, необходимо определить степень важности внезапно возникшей задачи и время, которое она потребует. Не стоит ее выполнять, жертвуя временем для сна или отдыха. Лучше пересмотреть список дел и перенести тот пункт, который равносилен возникшей задаче по времени, но при этом является менее важным.
Для того чтобы найти этот пункт, который вы сможете перенести на попозже, составьте матрицу Эйзенхауэра. Ее принцип построен на двух перекрещивающихся векторах (так же как оси Х и Y). Ось Y определяет степень срочности дела, а Х – важности. Распределите планы на этой плоскости и найдите одновременно наименее важное и наименее срочное дело. Его и перенесите на следующие дни.

Время на отдых

Оптимальное время, которое следует тратить на отдых не должно превышать 8 часов. Конечно же, в условиях современной жизни можно назвать счастливцем того человека, у которого имеется возможность потратить 8 часов на отдых. Причем сон не имеет к этому отношения. Это те 8 часов, которые можно потратить на встречу с семьей, прогулку по парку, посещение оперы и пр.

taim-menedgment-kak-vigat-6

При планировании своего дня, важно быть полностью честным с самим собой и правильно понимать свой организм. Первое время понадобится ставить эксперименты и отдыхать разное количество времени, а затем записывать результаты и описывать свое самочувствие в течение дня. С помощью этого способа вы сможете найти единственное верное для вас количество времени, которое позволит вам не перетрудиться, но при этом и не расслабиться до состояния лени.

Заключение

Привычный большинству людей темп жизни по пятидневному рабочему графику не является правильным. Мы привыкли тратить субботу и воскресенье на развлечение, то есть все 48 часов. После усердной рабочей недели такой длительный перерыв для организма соизмерим с резким перепадом температуры или уровня кислорода в воздухе. А будние дни, зачастую, не оставляют даже получаса на отдых. Все это негативно влияет на организм, самочувствие и работоспособность человека.
В связи с этим крайне необходимо правильно распределять свое время. В этом и помогает наука под названием «Тайм-менеджмент».


С уважением проект Анатомия Бизнеса

Рубрики:

Декабрь 20, 2014 5:49 пп

Если Вам понравился опубликованный материал – поделитесь им с Вашими друзьями: