Типичные ошибки при проведении совещания. Случай из практики

Типичные ошибки при проведении совещания. Случай из практики

Константин Цивин
Автор:
Бизнес-ментор

Один из моих клиентов обратился ко мне с необычной просьбой: научить его правильно проводить совещания. Для меня эта просьба была несколько неожиданной, поскольку мы с ним занимались в основном созданием системы нематериальной мотивации его сотрудников. Однако однажды ему довелось присутствовать на одном из стандартных совещаний, которые я проводил еще будучи топ-менеджером. Это совещание очень ему запомнилось. «Хочу научиться так же!» — заявил он. Желание клиента — закон! Мы начали работу.

Реальный случай

Как же он проводил свои совещания? Вроде бы всё по уму: совещания заранее планировались и проводились четко в назначенное время; определялись вопросы, которые должны быть обсуждены. Начиналось совещание и мгновенно превращалось в базар, где кто кого перекричит. В итоге все участники выходили дико раздраженными и еще долго приходили в себя. Обсуждаемые вопросы так и не были решены.

Ошибки при проведении совещания

Совещания, по сути, не были подготовлены. Определить участников, назначить время и указать обсуждаемые вопросы это еще не подготовка. Необходимо решить, кто из участников докладывает содержание вопроса и выдает предложения по его решению. Без таких предложений совещание в любом случае превратится в балаган. Обсуждать нужно не вопрос, а варианты его решения!

Кроме того, нужно понять, какие документы необходимо изучить всем участникам совещания до его начала и требовать, чтобы эти документы (дополнительная информация) были изучены. Это необходимо, чтобы все участники были в курсе обсуждаемой проблематики.

Обязательно установить и строго следовать простому правилу: один говорит, а остальные слушают. Нельзя позволять участникам перебивать друг друга. Тогда балагана не избежать.

Надо научиться с уважением относиться к предложениям. Иногда лучшими оказываются те, которые сначала показались идиотскими.

Руководитель (ведущий совещание) обязательно должен оставлять за собой последнее слово для формулирования резюме по каждому обсуждаемому вопросу. Резюме необходимо! Даже в том случае, когда не принято ни одно из предложенных решений. Тогда в качестве резюме может быть принято задание конкретным людям проработать решение к определенному времени.

Обязательно по итогам совещания нужно составлять его протокол, с которым должны ознакомиться все участники совещания. Основная функция протокола в том, чтобы официально зафиксировать принятые решения, ответственных и сроки. Наличие протокола не может предотвратить балаган на прошедшем совещании, но может снизить его вероятность во время следующего.

Приглашать на совещание нужно только тех сотрудников, которые могут конструктивно обсуждать запланированные на нем вопросы. Необходимо избегать совещаний типа «мы сейчас все соберемся и всё обсудим». Совещания должны быть профильными, то есть надо сконцентрироваться на обсуждении определенной группы вопросов.

Результаты

Вот эти 7 незамысловатых правил мы и начали использовать после теоретической части, которую я проводил не только с владельцем компании, но и с его топ-менеджерами. Первое же совещание, проведенное с учетом этих правил произвело настоящий фурор! Участники были отлично подготовлены и выдавали дельные предложения, в выступлениях не было воды, а только суть! По каждому обсуждаемому вопросу было принято решение, тут же занесенное в протокол.

Надо было видеть лица людей, выходивших из переговорной комнаты! Можно без преувеличения сказать, что они были счастливыми. Нетрудно догадаться, что и работа по претворению в жизнь принятых на этом совещании решений была на порядок эффективнее, чем то, что было ранее.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.