Непростительные ошибки в бизнес-переписке на английском
Несмотря на то, что мы живем в век мессенджеров, электронная почта остается основным каналом деловой коммуникации. По переписке судят о компании в целом, поэтому важно избегать разного рода ошибок. При общении с зарубежными коллегами это вдвойне важно, ведь из-за разницы культур могут чаще возникать недопонимания. В этой статье рассмотрим наиболее популярные ошибки в бизнес-переписке на английском и подскажем, как их не допустить.
Некорректное использование обращений
Обращения в англоязычной среде отличаются от привычных нам в письмах на русском: не стоит копировать фразу Good day, Helen! лучше воспользоваться этими общепринятыми шаблонами:
- Dear Helen,
- Dear Helen Smith,
- Dear Mr/Mrs/Ms Smith. Ms используется тогда, когда неизвестно, замужем ли адресатка
- Dear Professor Smith, — если известны степень/титул, можно и нужно использовать их в обращении
- Dear sales manager, — если известна только должность
- Hello Helen или Hi Helen, — менее формальные обращения, допустимые с хорошо знакомыми коллегами
Неформальный тон
Как можно догадаться, сленг и жаргон не приветствуются в деловых письмах. Аббревиатуры используют только общепринятые и формальные, например ASAP (As Soon As Possible — как можно скорее). Разговорные для мессенджеров BRB (Be Right Back — скоро вернусь) и т. д. писать не стоит, как и сокращения (ain’t, gonna, wanna – не-, собираюсь, хочу).
Не разговорный, но неформальный тон все же допустим в бизнес-емейлах. Его можно использовать, если вы уже хорошо знаете человека или если так принято в компании. В остальных случаях нужен нейтральный или даже формальный тон.
Примеры:
- С знакомыми коллегами:
Hi John,
I’d like to ask about… - Нейтрально:
Hello John,
I would like to ask about… - Формально:
Dear Mr Smith,
I am writing to request the information about…
Упускание культурного аспекта
То, что на наш взгляд нормально, западным коллегам может показаться невежливым: прямые просьбы, даже учитывая вежливое please: Send me the file…, please — «пожалуйста, пришлите файл…» Задавайте в этом случае вопросы с помощью модальных глаголов can/could: Can/could you send me the file…, please? — «Вы не могли бы, пожалуйста, прислать файл…»
Не используйте восклицательные знаки, в том числе в приветствии — это выглядит как повышение интонации. Помните и о верном переводе, например: «Что касается проблемы подготовки…» — Regarding the issue of training… Здесь нужно именно issue, а не problem, если это не является действительно проблемой и имеется в виду вопрос, пункт.
Перед тем, как переходить к сути письма, нужны вводные фразы. Например: I am contacting you to… — «Я пишу вам, чтобы…»
Негатив
Недопустимы прямая и пассивная агрессия, резкие фразы. Пишите только в позитивном, вежливом тоне, даже если это complaint letter (письмо-жалоба).
Не стоит писать так: Your equipment is of poor quality, we are disappointed. — «Оборудование у вас ужасное, мы разочарованы».
Лучше так: Unfortunately, the experience of working with the equipment has not met our expectations, and we would like to discuss possible solutions to resolve this matter. — «К сожалению, опыт работы с оборудованием не оправдал наших ожиданий, и мы хотели бы обсудить возможные способы решения этого вопроса».
Старайтесь в целом концентрироваться на положительном. Например, в качестве извинения или в дополнение к нему можно поблагодарить собеседника за терпеливое ожидание, если вы долго не отвечали: I appreciate your patience in waiting for a response — «Спасибо за ваше терпение».
Сложный слог
Обилие клише, длинные предложения, страдательный залог, — все это утяжеляет письмо и затрудняет его понимание. Поскольку основная задача делового письма — донести суть, не стоит загромождать его пышными фразами.
Тяжелый слог: It is with great pleasure that I am writing to express my sincere gratitude for the outstanding work that has been done on the aforementioned project. — «Я с большим удовольствием пишу вам, чтобы выразить свою искреннюю благодарность за выдающуюся работу, проделанную над вышеупомянутым проектом».
Формальный слог: I am writing to express my sincere gratitude for the outstanding work that you and your team have done on the project. — «Пишу вам, чтобы выразить искреннюю благодарность за выдающуюся работу, которую вы и ваша команда проделали над проектом».
Неясно проговорена цель
Ясно и конкретно дайте понять собеседнику, чего вы от него хотите: просто проинформировать, запросить документы, узнать условия сотрудничества и т. д. В свою очередь не стесняйтесь уточнять, если что-то не поняли в письме, адресованном вам. Это упрощает коммуникацию.
Неправильно: It would be beneficial for both of our parties to arrange a meeting. — «Для обеих наших сторон было бы выгодно организовать встречу». Эта фраза звучит слишком общо, непонятно, когда и зачем будет организована встреча.
Правильно: We would like to arrange a meeting to further discuss the details of the partnership. Please let me know your availability so we can schedule a convenient time to meet. — «Мы хотели бы назначить встречу для дальнейшего обсуждения деталей партнерства. Пожалуйста, сообщите, когда вы свободны, чтобы мы могли назначить удобное время». Фраза сообщает о цели встречи и призывает к конкретному действию.
Отсутствие структуры
Согласитесь, сложно читать письмо, написанное сплошным полотном, особенно в конце рабочего дня. Разделяйте текст на смысловые блоки, используйте списки, где уместно; обязательно указывайте тему письма — так выше вероятность, что ваше письмо прочтут и оно не попадет в спам. Все это уважение ко времени собеседника.
Письмо, написанное по всем правилам:
Subject: Invitation to Attend Our Exclusive Product Launch Event
Dear Valued Customers,
We are thrilled to announce the upcoming launch of our latest product line. To celebrate this occasion, we are hosting an exclusive product launch event on the 14th of April at The Spring Mall.
This event will provide you with a first-hand look at our newest products, including live demonstrations, interactive sessions, and an opportunity to meet our team of experts.
We are excited to share this milestone with you and look forward to seeing you. Should you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact us.
Warm regards,
Victoria Johnson
Customer Relationship Manager
+12345678910
Перевод
Тема: Приглашение на мероприятие по запуску продукта
Уважаемые клиенты,
Мы рады сообщить о предстоящем запуске нашей новой линейки продуктов. Чтобы отпраздновать это событие, мы проводим эксклюзивное мероприятие 14 апреля в Spring Mall.
Это событие позволит вам из первых рук ознакомиться с нашими новейшими разработками; мероприятие включает живые демонстрации, интерактивные сессии и возможность познакомиться с нашей командой экспертов.
Мы рады разделить с вами эту важную веху в развитии нашей компании и с нетерпением ждем встречи. Если у вас возникнут какие-либо вопросы или вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
С теплыми пожеланиями,
Виктория Джонсон
Менеджер по работе с клиентами
+12345678910
Таким образом, чтобы написать деловое письмо на английском без ошибок, необходимо помнить о культурных аспектах общения, принятых в английском формулировках, подходящем тоне и вежливости. И самое важное — то, что можно выразить Keep it short and simple. Пишите просто, ясно и по делу, чтобы ваши письма достигали цели.
Добиваться успеха — вполне естественное желание для человека. Все мы ...
Личные границы — это рамки дозволенности для другого человека, это ...
Вовлечённость — это эмоциональное и интеллектуальное состояние сотрудников, которое позволяет ...
Клиентские данные — то, что каждый бизнес должен собирать и ...
