Подробный гайд о проведении опросов в коллективе

Подробный гайд о проведении опросов в коллективе

Артём Зацепин
Автор:
Руководитель направления корпоративных исследований AXES Management

В условиях текущей острой нехватки кадров каждый квалифицированный сотрудник на вес золота. Однако довольно часто работодатели не замечают недовольства, отсутствия вовлеченности персонала и видят проблему только тогда, когда люди начинают увольняться. Чтобы предвосхитить эти ситуации и сохранить команду, важно знать, что в ней происходит. Что нравится вашим сотрудникам, а над чем стоило бы поработать, чтобы их не потерять. Именно для этого существуют различные опросы.

Какие есть исследования сотрудников

Для начала давайте разберемся в том, какие вообще виды опросов существуют.

Корпоративные опросы и исследования уверенно занимают нишу необходимых HR- и бизнес-практик. Они могут быть и количественными, и качественными, однако поскольку качественные требуют больших затрат времени и сил для анализа, они чаще всего используются скорее как дополнительные к количественным. Количественные же чаще всего реализуются в виде опросов.

Опросы по тематике бывают:

  • Опросы об эффективности конкретных процессов в компании (например, о качестве онбординга или карьерных треков).
  • Масштабные опросы вовлеченности, удовлетворенности и лояльности сотрудников. О хронологии развития таких исследований и разнице между ними – в материале.
  • Пульс-опросы – более краткие исследования, охватывающие не все направления работы в компании, а только часть.
  • Опросы о корпоративной культуре и ценностях – позволяют выделить ключевые смыслы и ценности, которые сотрудники находят в своей работе.
  • Опросы по культуре безопасности – оценивают текущий уровень культуры безопасного поведения на производстве и помогают определить направления для дальнейших улучшений.
  • Опрос уходящего сотрудника (exit-интервью) –  возможность получить информацию о существующих проблемах в компании от уходящих сотрудников.

Кто должен проводить опрос

Проводить опросы сотрудников можно двумя способами: своими силами или же с привлечением компании-провайдера. При этом действительно качественно провести опрос своими силами, как правило, получается, когда в компании есть собственный рисерч-отдел – так исследование разрабатывают и осуществляют профессиональные социологи. Однако сейчас такие отделы в крупных компаниях «заточены» под маркетинговые и UX-исследования, а опросы персонала все равно выносятся на аутсорс.

Компании, не имеющие таких внутренних мощностей, могут решить провести исследование самостоятельно с целью сэкономить бюджет. Однако часто это выливается в дополнительные затраты времени и сил сотрудников отдела, который инициировал исследование – в нашем случае HR.

Преимущества же привлечения провайдера распространяются не только на сохранение сил и времени.

Среди них также можно выделить:

  • Уверенность сотрудников в конфиденциальности опроса. В результате сотрудники охотнее проходят и честнее отвечают, поскольку уверены, что их данные не передаются руководству.
  • Возможность использовать бенчмарки – сравнить результаты исследования с рыночными показателями и оценить, какие из направлений для работы являются приоритетными в первую очередь.
  • Не нужно изобретать велосипед – работа по проверенной методологии на платформе провайдера.
  • Быстрое получение результатов – некоторые провайдеры могут предоставить предварительные итоги на следующий день после окончания опроса.
  • Сотрудники компании не отвлекаются от своих основных обязанностей для разработки, проведения и анализа опроса

Опрос с провайдером

Работа с провайдером часто более эффективный вариант, так как при проведении такого исследования сотрудник, как правило, больше уверены в конфиденциальности ответов и качестве обработки результатов.

В опыте AXES есть кейсы, когда раннее исследование, к которому привлекли консультантов, регулярно проводилось силами клиента. В такой ситуации была необходимость сохранить сравнимость и методологию прошлых лет, а алгоритм проведения исследования был налажен и так и значительно не менялся. Единственное важное отличие: в коммуникации сотрудникам активно рассказывали о привлечении к проведению и обработке исследования сторонней организации. Один этот факт позволил повысить статистику участия в проекте на 10 п.п.

При этом следует быть готовым, что при переходе на поддержку со стороны провайдера результаты исследования могут стать ниже. Сотрудники, узнав о мерах по обеспечению конфиденциальности, могут отвечать менее социально желательно, чем во время проведения опроса собственными силами компании. Это не значит, что результаты априори будут плохими. Провайдер сможет предоставить бенчмарки, которые более точно покажут, являются ли результаты низкими относительно других компаний. Также, как правило, компании-провайдеры могут использовать разнообразные инструменты для проверки подозрительных анкет и выявления повышенного уровня социальной желательности, поэтому стоит уточнять о наличии таких инструментов заранее.

Как определить процент выборки

При проведении опроса может возникнуть желание во чтобы то ни стало собрать  максимальную выборку и добиться стопроцентного участия. Конечно, в небольших коллективах это возможно, но чем больше компания, тем сложнее побудить всех. Существуют специальные калькуляторы репрезентативной выборки, чтобы рассчитать, какого процента участия будет достаточно. Общее правило: чем меньше коллектив, тем больший процент необходим.

Компания может прибегнуть к разным вариантам стимуляции участия: подарки и награды тем отделам, которые ответили в числе первых или же КПЭ на процент участия и штрафы за его недостижение. Ни тот, ни другой метод не подходят для проведения корпоративного опроса, когда цель – максимально искренние ответы респондентов. В обоих случаях, скорее всего, увеличится количество некачественно заполненных анкет, или же повысится количество социально желательных ответов.

Лучше всего доносить до сотрудников значимость опроса, его цели и что будет запланировано после его завершения. Можно также после завершения исследования поощрить небольшим знаком внимания те подразделения, которые были первыми. Например, заказать на этот отдел пиццу, причем не обещать этого поощрения заранее. В таком случае сотрудники пройдут опрос, отвечая искренне, чтобы повлиять на ситуацию в компании, а пицца окажется приятным подарком.

Опрос своими силами

Если вы приняли решение все же проводить опрос силами своего коллектива, то вот что необходимо сделать, чтобы опрос был информативным:

Во-первых, организовать правильную коммуникацию. Необходимо разъяснить сотрудникам причины проведения опроса, почему он проводится своими силами, как будет обеспечиваться анонимность, как и кем будут обрабатываться результаты. Если такая коммуникация перед проведением опроса не проводится, то повышаются шансы получить социально желательные ответы, которые не помогут решить существующие проблемы.

Во-вторых, обеспечить конфиденциальность. Изучить возможности по соблюдению конфиденциальности, правильно донести эту информацию до руководства и заранее продумать, как реагировать на случаи давления или требования нарушить озвученный порядок и поделиться ответами конкретных сотрудников.

В-третьих, выверить анкету. Проверить точность, понятность и корректность формулировок вопросов и ответов перед проведением массового опроса. Не должно получиться ситуации, в которой сотрудников «подталкивают» к нужному ответу, например, спрашивая, как работается в компании: «хорошо», «отлично» или «великолепно».

Как именно проводить опросы

Опросы можно проводить как онлайн, так и оффлайн. У каждого из данных способов есть свои плюсы и минусы.

Онлайн

Плюсы:

  • Организация исследования требует меньше затрат по сравнению с оффлайн-анкетой.
  • Выше полнота и правильностью заполнения анкеты, так как можно настраивать обязательные и необязательные варианты ответов.
  • Сотрудник может пройти в любой удобный для себя момент, в том числе и дома, если заполнение анкеты на рабочем месте вызывает у него тревогу и опасение
  • Есть возможность впоследствии оценить, были ли «вбросы», например, по критерию «время заполнения». Анкеты, заполненные чрезмерно быстро, можно будет выделить в общем количестве анкет.

Минусы:

  • Больше опасений о нарушении конфиденциальности, в том числе со стороны службы безопасности.
  • Не каждый сотрудник сможет заполнить такую анкету (недостаточная компьютерная грамотность, отсутствие доступа к компьютеру или мобильным устройствам).
  • Вероятность заполнения повторно через анонимные ссылки

Оффлайн

Плюсы:

  • Могут быть привычнее для респондентов, не слишком знакомых с заполнением на компьютере.
  • Доступны даже там, где высокие требования к безопасности.
  • Не остается цифрового следа.

Минусы:

  • Организация исследования требует больших затрат по времени и ресурсам.
  • В отдельных случаях (например, при малом количество респондентов) опасение идентификации по почерку.

Насколько большой должна быть анкета? Если уже выбран оффлайн-формат, то существует шуточный стандарт: если распечатанная анкета не скрепляется с помощью степлера, значит, она слишком большая. На самом деле, по опыту AXES, оптимальная длина анкеты – 50-70 вопросов, с учетом того, что шкала стандартизированная и респонденты привыкают к расположению ответов – нет необходимости в них вчитываться каждый раз.

А в целом, главное правильно управлять ожиданием сотрудников относительно времени заполнения анкеты. «Золотой стандарт» – заполнение в течение 10-15 минут, иначе респонденты на рабочих местах будут менее охотно соглашаться на прохождение.

Составление вопросов анкеты

Именно правильно сформулированные вопросы помогут вам получить наиболее полную картину.

Обращайте внимание на формулировки вопросов на чувствительные темы, так называемые «сензитивные вопросы», например, про уровень дохода, личные достижения и т. д. Если задавать такие вопросы в лоб, искренний ответ получить будет сложно: «Достаточно ли вам вашей зарплаты»? «Готовы ли вы оставаться после работы, если вас попросит ваш руководитель?» В таком случае социологи предпочитают идти в обход: задавать их косвенно, спрашивать о правилах, принятых в компании в целом или про поведение коллег, а не сотрудника лично.

Например, вместо «Как часто Вы ошибаетесь на работе?» стоит спросить: «Как часто Ваши коллеги ошибаются на работе?» Вместо «Я соблюдаю правила охраны труда» – «Мои коллеги соблюдают правила охраны труда». Поскольку люди склонны отвечать на вопросы про других, оценивая через себя, то они будут давать ответ, близкий к тому, как они оценили бы сами себя.

Как часто проводить опросы

В данном случае формула «чем чаще – тем лучше» не работает. Сотрудники хотят видеть, повлияли ли на что-то их ответы. Если проводить опросы чаще, чем будут внедряться изменения по их результатам, работники быстро разочаруются в инструменте в целом. В результате качество результатов снизится, может упасть процент участия, хотя дело будет заключаться не в том, что инструмент бесполезен, а в том, что изменения еще не успели внедрить.

Оптимальное количество масштабных опросов – 1-2 раза в год. За это время есть возможность провести хотя бы часть изменений. Это может повысить желание сотрудников участвовать в опросах в дальнейшем и сформировать доверие к инструменту.

Конечно, есть вариант проведения коротких, или пульс-опросов в промежутках между масштабными опросами. Критерий целесообразности таких опросов не отличается от критерия для проведения масштабного опроса. Важно, чтобы сотрудники понимали цель опроса и результаты не легли «в стол».

Когда лучше проводить опрос

Если вы хотите получить достоверные результаты, очень важно, чтобы каждый цикл опросов проводился в один и тот же период.

Например, если провести один раз опрос сразу после выплаты премии, то воодушевленные сотрудники могут дать иные ответы, чем обычно. Если провести опрос в следующем году не после выплаты премии, динамика может показать существенные отклонения от значений прошлого года, хотя объективно условия не менялись. Поэтому не стоит проводить опросы после нестандартных ситуаций в компании, только если вы не стремитесь выяснить реакцию сотрудников на это конкретное событие.

Проведение опросов – мощный инструмент для получения обратной связи от сотрудников. Именно он позволяет всегда держать руку на пульсе и оперативно реагировать на то, что вызывает в ваших сотрудниках недовольство. Руководствуясь рекомендациями из статьи, вы сможете правильно проводить опросы и работать  с их результатами для того, чтобы сохранить свою команду, повысить уровень ее вовлеченности, а значит и показатели бизнеса.

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.