Как настроить бизнес-процессы в Bitrix24

Как настроить бизнес-процессы в Bitrix24

Процессы, которые происходят на предприятии и выполняют определенные задачи (договор, сделка, выставление счета, отгрузка товара) называются бизнес-процессы. Персонал компании выполняет эти задачи для получения конечного результата — прибыли компании. Специальное программное обеспечение позволяет выполнить автоматизацию этих действий.

К числу таких средств автоматизации относится Bitrix24. С помощью этой системы управления процессами можно выполнять обработку заявок, анализировать эффективность рекламы, ставить менеджерам задачи, контролировать ход их выполнения, выставлять счет на оплату клиентам. У Bitrix24 есть возможность экспорта данных в онлайн-сервисы, которые позволяют проводить сквозную аналитику.

Место расположения бизнес-процессов

Все процессы в системе управления клиентами можно разделить на три группы:

  1. Бизнес-процессы организации. Их можно использовать при любых видах деятельности. Например, выставить клиенту счет или принять от него заявку. Для перехода к таким процессам нужно открыть вкладку «Компания» и найти пункт с названием «Процессы».
  2. Пользовательские бизнес-процессы. Они относятся только к работе конкретного пользователя. Доступ в систему дает администратор CRM или старший сотрудник, отвечающий за вопросы администрирования. Чтобы перейти к работе, пользователь открывает вкладку «Бизнес-процессы», затем переходит в раздел «Мои процессы».
  3. Административные процессы компании. Их могут настраивать только лица, имеющие права администратора в системе управления клиентами Bitrix24. Перейти к таким процессам можно, открыв «Настройки-Автоматизация-Бизнес процессы».

В CRM каждый сотрудник работает со своими процессами. Некоторые менеджеры или руководители получают доступ к общим процессам компании. Административными процессами занимается руководство или назначенный ответственный сотрудник.

Создание бизнес-процесса

В живой ленте нужно нажать раздел «Ещё» и войти в процессы. Далее пользователь нажимает «Создать новый процесс». Открывается диалоговое окно, в котором требуется выбрать «Настройки». В них пользователь указывает:

  •  наименование процесса;
  • картинка (не является обязательной);
  • поле с описанием процесса;
  • важность (для сортировки).

Здесь же можно настроить доступ сотрудников к данному процессу в одноименной вкладке. Чтобы напечатать комментарий к процессу, нужно открыть вкладку «Подписи». После заполнения полей пользователь нажимает «Сохранить». Задача создана, теперь можно вносить в нее изменения, выполнять настройки.

Настройка бизнес-процесса

Разобрать схему настройки процесса можно на примере заявления на отпуск. Сотрудник заполняет форму, указывая обязательные поля (помечены знаком *). Форма заявления берется в разделе «Процессы». После заполнения электронного заявления оно переходит к руководителю отдела, затем к директору. Затем его передают бухгалтеру для оформления. В CRM пользователь, написавший заявление, получает оповещения об этом. После оформления процесс помечается как завершенный и архивируется.

Поля задачи хранят информацию о ней. Настраивают поля задачи, которая открыта в данный момент, с помощью раздела «Действия». В нем нужно выбрать пункт «Настроить поля» и изменить данные. Когда требуются новые поля, их создают кликом на пункт «Добавить поле». Здесь указывают тип поля, дополнительную информацию. После внесения изменений нужно нажать «Сохранить» для их записи.

Добавление условия

У каждой задачи в системе Bitrix24 могут быть подчиненные задачи. Например, для выставления счета нужно запросить его номер в бухгалтерии или для завершения задачи сдать отчет. Подчиненные задачи можно увидеть при нажатии на шестеренку в открытой задаче. Создается новый подчиненный процесс, в котором нужно указать его наименование, например, «Запросить номер счета».

В настройках есть флажок временной остановки процесса до выполнения подчиненной задачи. Если его установить, то основная задача будет остановлена, пока пользователь не выполнит подчиненные задачи. То есть пока он не запросит номер счета в бухгалтерии, выставить счет клиенту он не сможет.

Все задачи видны в «Живой ленте». После запроса номера счета завершить подчиненную задачу должен ответственный пользователь. Например, бухгалтер отправляет запрашиваемый номер счета и нажимает «Завершить». Только после этого менеджер может выставить счет клиенту.

Удаление бизнес-процесса

Если задача утратила актуальность или там указаны некорректные сведения, ее можно удалить. Чтобы сделать это, администратор открывает вкладку «Процессы в ленте». После выбора нужной задачи открывает раздел с действиями, выбирает «Удалить процесс». Если сведения были неверны, нужно создать новую задачу и указать там правильные данные.

В автоматизации бизнес-процессов нуждаются не только крупные предприятия. Эффективность аналитики и автоматической постановки задач оценили малые и средние компании. Система Bitrix24 увеличивает производительность труда персонала любой организации. Она позволяет руководству видеть результат труда, оценивать эффективность рекламы и действий сотрудников.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.

Как открыть пункт выдачи заказов Ozon в своем городе 1003 26.6.2022 Как открыть пункт выдачи заказов Ozon в своем городе

Старейший и крупнейший российский интернет-магазин Ozon торгует более 80 000 ...

1008 25.6.2022 Как использовать Lean Canvas в работе с проектами

Изначально любой продукт находится в голове создателя в качестве идеи, ...

Как установить онлайн-кассу 1007 25.6.2022 Как установить онлайн-кассу

Не так давно кассовые аппараты использовались лишь в крупных магазинах. ...

Как подключить рассрочку на Ozon продавцу 1007 25.6.2022 Как подключить рассрочку на Ozon продавцу

Компания Ozon активно занимается развитием финансовых сервисов. Это выгодно для ...