Главная / Карьера / Помощь предпринимателю / Как вести табель учета рабочего времени

Как вести табель учета рабочего времени

1558 29.3.2022 Время на чтение: 4 мин.

Табель учета рабочего времени заполняется помесячно в обязательном порядке на предприятии любой формы собственности, этого требует от работодателя часть 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ. Возможна работа с бумажным документом либо с машинным носителем информации, второй вариант правомерен при наличии цифровой подписи руководителя. При этом переход на цифровой учет фиксируется актом об учетной политике предприятия. Законодательство допускает также параллельное ведение отчетности на бумаге и в электронном виде.

Для чего надо вести табель и как наказывают в случае его отсутствия

Табель учета рабочего времени отмечает факт и продолжительность выполнения сотрудниками трудовых обязанностей либо их отсутствие на рабочем месте с указанием кода причины. Какая при этом принята система оплаты труда, значения не имеет. Это может быть как тарифная со сдельной или повременной формами, так и бестарифная либо смешанная системы, табель требуется для каждой:

Чтобы рассчитать заработную плату. Даже если работник стабильно трудился весь месяц, из табеля делается выноска с итоговой цифрой отработанного времени. Нет табеля — нет начислений, нет начислений — нет перечислений на карту.
Чтобы вести контроль рабочего режима и не выйти за регламентированный законом месячный лимит, органы охраны труда регулярно осуществляют проверки.
Как мера, способствующая соблюдению трудовой дисциплины.
Для статистической отчетности. Формы обычно квартальные и годовые.

При вредных либо опасных условиях труда табель, составленный до 01 января 2003, хранится в архиве 75 лет, после этой даты — 50 лет. Во всех остальных случаях документация либо файлы должны находиться в бухгалтерии в течение пяти лет, их отсутствие при проверке — повод для административного взыскания. Размер штрафа согласно КоАП РФ составляет:

для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей без статуса юридического лица от одной до пяти тысяч рублей;
для юрлиц в диапазоне от 30 до 50 тысяч рублей.

Во избежание подобного руководитель возлагает ответственность по заполнению табеля на конкретного человека.

Ответственность возлагается приказом

Обязанность вести табель закрепляется за ответственным лицом приказом по предприятию, в преамбуле можно сослаться на статью ТК либо указать в качестве основания формулировку «учет рабочего времени». В качестве ответственного лица может выступать любой из работников. Даже на предприятии средних размеров целесообразно указать 2-3 человека с учетом возможных отпусков и форс-мажоров, выделив при этом основного исполнителя. С приказом ответственные лица знакомятся, ставя при этом подпись. Соответствующие изменения вносятся в их должностные инструкции, составляются дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Работа с табличной формой Т-13

Допустимо использование одной из двух унифицированных форм: Т-12 или Т-13. Утверждены Госкомстатом в 2004 году. Однако ни бумажная, ни электронная разновидности Т-12 в настоящее время на практике не применяются. Дело в том, что шаблон включает графы для исчисления заработной платы в рублях, но эти данные бухгалтерская программа считает автоматически и обычно аккумулирует в отдельном блоке. При ведении учета фактически отработанного и нерабочего времени все пользуются компактной Т-13.

Метод регистрации и вид кодировки отметок

При заполнении формы можно использовать два способа:

Метод регистрации отклонений, когда пустая клетка — это норма, выход на работу. При нахождении в отпуске или на больничном ставят соответствующий код.
Метод сплошной регистрации: коды и время проставляются ежедневно.

Причины неявки и виды трудовой деятельности кодируются буквенными и цифровыми обозначениями. Здесь пригодится Т-12, из нее можно распечатать перечень кодов, которые необходимы для заполнения. Например:

Н или 02 — работа ночью;
К или 06 — командировка;
ОЖ или 15 — отпуск по уходу за ребенком;
ПР или 24 — прогул;
В или 26 — выходной день.

Выбор метода регистрации и вида кодировки за работодателем. Можно разработать и собственную версию кодификатора либо расширить существующую, законодательство это допускает.

Алгоритм заполнения Т-13

В верхней части бланка в одноименные поля вписывают наименование предприятия либо структурного подразделения, а также ОКПО, календарную дату и период отчета.

В таблице для каждого из сотрудников компании по горизонтали выделяется персональная строка. В первую графу вносят порядковый номер, в третью — табельный, во вторую — ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Графа 4 объединяет 16 ячеек, причем для каждого из работников актуальны к заполнению 4 строки этой графы:

первая строка сверху для кодов дней первой половины месяца, 16-я ячейка исключена;
вторая для количества отработанных часов в первой половине месяца, 16-я ячейка исключена;
третья для кодов дней второй половины месяца;
четвертая для количества отработанных часов во второй половине месяца.

В графах 5 и 6 подводятся итоги за 1-15 день и за весь месяц: вверху в числителе дни, внизу в знаменателе часы.

Далее в графе 7-8 последовательно отражаются код вида оплаты и бухгалтерский счет для затрат по выплате, а в графе 9 — итоговое количество дней и часов для оплаты. Если код оплаты и номер счета столбцов 7-8 одинаковы для всех работников, их выносят в шапку таблицы.

В столбцах 10-13 дублируются неявки в течение месяца с кодами, числом дней и количеством часов. Например, У 5 (40) означает 5 дней дополнительного отпуска на обучение с сохраняемым средним заработком.

Каждый месяц после заполнения и подсчета количества рабочих и нерабочих часов уполномоченный подписывает табель сначала лично, затем это делает руководитель структурного подразделения и специалист кадровой службы. Далее для начисления заработной платы бумажный или электронный документ передается бухгалтеру. При этом машинную версию руководитель предприятия должен заверить электронной цифровой подписью.

Материал подготовил: