Как превратить бесполезное совещание в быструю и эффективную планерку
В строительном бизнесе без совещаний и планерок никак, поэтому порой, в зависимости от количества текущих проектов, мы проводим их несколько раз в неделю. Во многих компаниях руководители и сотрудники считают это бесполезным занятием и потерей времени. Я так не считаю.
Планерка — хороший способ поддерживать связь со своей командой, чтобы и руководители, и сотрудники находились в одном информационном пространстве. Также это способ контролировать рабочий процесс, вовремя выявлять текущие проблемы и оперативно находить пути их решения. Хочу поделиться парой своих личных способов сделать совещание быстрым и продуктивным для всех.
Готовьтесь к совещанию сами, предоставив повестку совещания
Повестка совещания формируется на основе протокола прошлого совещания. В ней вы определяете цели и предупреждаете участников о плане встречи. Материалы, необходимые для совещания, предоставляйте своим сотрудникам хотя бы за 24 часа до запланированного собрания. Дайте им возможность ознакомиться с повесткой и подготовить контраргументы и предложения.
Чтобы не тратить много времени, перескакивая с темы на тему, создайте структуру совещания и пропишите себе тезисы к каждому пункту. Так вы избавите себя и других от лишних отступлений.
Ведите протокол совещания
Благодаря протоколу совещания, в котором фиксируются не только его повестка, но и все задачи и дедлайны, вы сможете легко освежить в памяти всё, что обсуждали на предыдущем собрании. Таким образом и обратную связь о выполнении тех или иных задач вы сможете получить быстрее. Однако совещание — это не только сбор информации для руководителя, это также важный механизм для распределения новых задач среди сотрудников.
Выстраивайте структуру совещания из мини-докладов всех сотрудников
Дабы избежать пустых разговоров, я советую ввести в привычку мини-доклады от каждого сотрудника. Конечно, такой способ не подходит для экстренных планерок, а только для запланированных собраний. Такие доклады не должны занимать много времени, а должны содержать отчет о выполненных задачах, статусах текущих проектов, рассказ о затруднительных моментах и путях их решения. Таким образом, вы не тратите время на бесполезные выяснения и не ставите сотрудников в тупик неожиданными вопросами.
Используйте электронную почту как инструмент коммуникации
Если вы планируете передать на совещании какую-либо объемную информацию, сэкономьте время и отправьте ее в письменном виде перед совещанием всем заинтересованным в этой информации сотрудникам по почте. Так вы гарантированно сократите совещание на 10–15 минут и точно будете знать, что донесли информацию до всех и ничего не упустили.
Определите необходимое количество присутствующих на совещании
Безусловно, общие совещания важны, но я считаю, что их стоит проводить не чаще одного раза в месяц. На еженедельные, а тем более ежедневные планерки стоит приглашать только тех сотрудников, которые имеют отношение к теме этого совещания. Например, пригласите на совещание руководителей подразделений компании, которые придут с уже готовыми вариантами решения тех или иных проблем от своих подчиненных. Таким образом, вы оперативно обсудите задачи и не будете отвлекать от работы других сотрудников.
Запретите использование гаджетов во время совещания
Телефоны и ноутбуки, как правило, только отвлекают от повестки и рассеивают внимание, что также увеличивает время совещания. Попробуйте создать отдельное место для телефонов и ноутбуков у входа в кабинет. Так никто из сотрудников точно не забудет о новом правиле.
Совет для руководителей
Главный совет, который я мог бы дать, — это наладить контакт с сотрудниками. В этом поможет, например, передача опыта и обучение. Однако не стоит брать на себя работу, которую могут и обязаны выполнять ваши сотрудники.
Также очень важна обратная связь как от вас, так и от сотрудников. Общаясь с сотрудником, дайте ему право высказать свою точку зрения. Обратная связь может стать своего рода компасом, направляющим работу сотрудника. Главное, чтобы разговор был честным, открытым и конструктивным.
Еще несколько рекомендаций для управленцев:
- Не критикуйте, а помогайте. Попробуйте говорить не только о минусах работы, но и плюсах. Четко излагайте свои замечания, ведь если вы будете говорить общими фразами, ваш сотрудник вряд ли поймет, чего вы конкретно хотите.
- Мотивируйте. Любой человек работает гораздо усерднее, если его работа находит признание в глазах окружения.
- Благодарите. Искреннее «Спасибо!» всегда приятно слышать. Многие руководители забывают об этом.
В мире бизнеса и переговоров победа за одной стороной не ...
Меня зовут Дмитрий Борисов и за плечами я несу опыт ...
У людей есть разное отношение к теме денег, успеху и ...
Что такое абьюз? Абьюз — это насилие любого рода, будь ...
