Как превратить бесполезное совещание в быструю и эффективную планерку

Как превратить бесполезное совещание в быструю и эффективную планерку

Илья Колунов
Автор:
Cоучредитель ГК «Садовое кольцо»

В строительном бизнесе без совещаний и планерок никак, поэтому порой, в зависимости от количества текущих проектов, мы проводим их несколько раз в неделю. Во многих компаниях руководители и сотрудники считают это бесполезным занятием и потерей времени. Я так не считаю.

Планерка — хороший способ поддерживать связь со своей командой, чтобы и руководители, и сотрудники находились в одном информационном пространстве. Также это способ контролировать рабочий процесс, вовремя выявлять текущие проблемы и оперативно находить пути их решения. Хочу поделиться парой своих личных способов сделать совещание быстрым и продуктивным для всех.

Готовьтесь к совещанию сами, предоставив повестку совещания

Повестка совещания формируется на основе протокола прошлого совещания. В ней вы определяете цели и предупреждаете участников о плане встречи. Материалы, необходимые для совещания, предоставляйте своим сотрудникам хотя бы за 24 часа до запланированного собрания. Дайте им возможность ознакомиться с повесткой и подготовить контраргументы и предложения.

Чтобы не тратить много времени, перескакивая с темы на тему, создайте структуру совещания и пропишите себе тезисы к каждому пункту. Так вы избавите себя и других от лишних отступлений.

Ведите протокол совещания

Благодаря протоколу совещания, в котором фиксируются не только его повестка, но и все задачи и дедлайны, вы сможете легко освежить в памяти всё, что обсуждали на предыдущем собрании. Таким образом и обратную связь о выполнении тех или иных задач вы сможете получить быстрее. Однако совещание — это не только сбор информации для руководителя, это также важный механизм для распределения новых задач среди сотрудников.

Выстраивайте структуру совещания из мини-докладов всех сотрудников

Дабы избежать пустых разговоров, я советую ввести в привычку мини-доклады от каждого сотрудника. Конечно, такой способ не подходит для экстренных планерок, а только для запланированных собраний. Такие доклады не должны занимать много времени, а должны содержать отчет о выполненных задачах, статусах текущих проектов, рассказ о затруднительных моментах и путях их решения. Таким образом, вы не тратите время на бесполезные выяснения и не ставите сотрудников в тупик неожиданными вопросами.

Используйте электронную почту как инструмент коммуникации

Если вы планируете передать на совещании какую-либо объемную информацию, сэкономьте время и отправьте ее в письменном виде перед совещанием всем заинтересованным в этой информации сотрудникам по почте. Так вы гарантированно сократите совещание на 10–15 минут и точно будете знать, что донесли информацию до всех и ничего не упустили.

Определите необходимое количество присутствующих на совещании

Безусловно, общие совещания важны, но я считаю, что их стоит проводить не чаще одного раза в месяц. На еженедельные, а тем более ежедневные планерки стоит приглашать только тех сотрудников, которые имеют отношение к теме этого совещания. Например, пригласите на совещание руководителей подразделений компании, которые придут с уже готовыми вариантами решения тех или иных проблем от своих подчиненных. Таким образом, вы оперативно обсудите задачи и не будете отвлекать  от работы других сотрудников.

Запретите использование гаджетов во время совещания

Телефоны и ноутбуки, как правило, только отвлекают от повестки и рассеивают внимание, что также увеличивает время совещания. Попробуйте создать отдельное место для телефонов и ноутбуков у входа в кабинет. Так никто из сотрудников точно не забудет о новом правиле.

Совет для руководителей

Главный совет, который я мог бы дать, — это наладить контакт с сотрудниками. В этом поможет, например, передача опыта и обучение. Однако не стоит брать на себя работу, которую могут и обязаны выполнять ваши сотрудники.

Также очень важна обратная связь как от вас, так и от сотрудников. Общаясь с сотрудником, дайте ему право высказать свою точку зрения. Обратная связь может стать своего рода компасом, направляющим работу сотрудника. Главное, чтобы разговор был честным, открытым и конструктивным.

Еще несколько рекомендаций для управленцев:

  • Не критикуйте, а помогайте. Попробуйте говорить не только о минусах работы, но и плюсах. Четко излагайте свои замечания, ведь если вы будете говорить общими фразами, ваш сотрудник вряд ли поймет, чего вы конкретно хотите.
  • Мотивируйте. Любой человек работает гораздо усерднее, если его работа находит признание в глазах окружения.
  • Благодарите. Искреннее «Спасибо!» всегда приятно слышать. Многие руководители забывают об этом.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.

Две составляющих успеха от основателя Zara 1142 4.12.2022 Две составляющих успеха от основателя Zara

Каждому из нас импонирует какая-то знаменитость. Пример сильного человека, который ...

На чем нельзя, а на чем можно и даже нужно экономить на старте бизнеса 1220 1.12.2022 На чем нельзя, а на чем можно и даже нужно экономить на старте бизнеса

Начинающий предприниматель на старте бизнеса сталкивается с большим количеством задач. ...

Как правильно оформить договор с блогером и оплатить у него рекламу 1128 1.12.2022 Как правильно оформить договор с блогером и оплатить у него рекламу

SMM-агентство Galstuki занимается продвижением брендов в социальных сетях. Про сотрудничество ...