Простейший алгоритм делегирования для повышения эффективности
Из этой статьи вы узнаете, почему подход «я быстрее сделаю сам» ведет к ухудшению результатов компании, почему делегирование — это не только способ освободить свое время, но и мощный инструмент развития сотрудников, а также отсутствие какого компонента в цикле делегирования превращает весь процесс в пустую трату времени. В конце статьи бонус — практический алгоритм делегирования из 6 шагов.
На минуту представьте известного человека, бизнесмена, топ-менеджера и главу компании и спросите себя, на что этот человек тратит свое рабочее время. Стратегическое планирование? Переговоры с ключевыми партнерами? Развитие команды своих управленцев? Вряд ли в списке его задач вы увидите рутинные задачи. Среди его ключевых качеств будет способность быстро и эффективно делегировать и требовательность к уровню исполнения задач.
Современный ритм жизни требует от руководителя максимальной включенности в бизнес-процессы. Он должен быть и экспертом, и менеджером, и продавцом, и переговорщиком. Как же всё успеть и не стать для компании тем самым бутылочным горлышком? Ответ очевиден: делегировать часть задач своим командам.
Преимущества делегирования
У процесса делегирования есть большое количество преимуществ как для самого руководителя, так и для подчиненных.
Делегируя, руководитель развивает свои навыки управления персоналом, освобождает свое время и силы для задач более стратегического характера. Управленец должен иметь ресурс, чтобы управлять рисками отдела или компании, а не тратить его на рутину или микроменеджмент. Делегируя задачи, он разделяет ответственность с подчиненными, демонстрирует доверие, стимулирует креативность и новые подходы к выполнению привычных задач. Тем самым он поощряет вклад своих сотрудников в результаты компании.
Однако это не только способ освободить свое время для других задач, но и мощный инструмент развития сотрудников, так как 70% времени взрослые люди обучаются именно на рабочем месте. Намного эффективнее получить опыт выполнив задачу, чем прослушать вебинар о том, как это сделать.
У делегирования есть еще один приятный и неочевидный бонус: мотивация сотрудников. Если руководитель не просто скидывает непонятную задачу первому попавшемуся подчиненному, а передает ее наиболее подходящему сотруднику, ставит четкие и ясные цели, дает обратную связь, то тем самым мотивирует исполнителя на качественный результат. Исполнитель получает возможность справиться с новыми вызовами и доказать свою компетентность.
В конечном итоге выигрывает компания. Делегирование экономически выгодно! Если задачу может выполнить сотрудник более младшего уровня, соответственно стоимость результата будет ниже, а руководитель освободит свое время для более комплексных стратегических задач.
В долгосрочной перспективе эффективное делегирование приносит большую пользу, хотя изначально и требуются существенные вложения времени.
Барьеры к делегированию
Устойчивый навык делегирования приходит к начинающему руководителю не сразу. Это как мышца, которой для развития требуется нагрузка и регулярные тренировки. Путь к делегированию у разных руководителей может начинаться с различных барьеров и страхов. Попробуем найти контраргументы к некоторым из них.
«Быстрее сделать это самому»
Да, привычную задачу быстрее сделать самому. Однако в таком случае придется делать ее всегда, так как сотрудник, который мог бы ее сделать, так этому и не научится. Однако при грамотном обучении члены вашей команды смогут выполнять эту задачу в будущем не хуже, чем вы. Делегирование — это долгосрочная инвестиция. В первый раз это потребует больше времени как от вас, так и от тех, кому вы делегируете свою работу. В следующий раз они быстрее справятся с задачей, а вы потратите меньше времени на контроль и обучение.
«Я сделаю это лучше»
Иногда лучше это избыточный фактор. Действительно ли задача должна быть сделана лучше? Будет ли проекту нанесен вред, если задача будет сделана достаточно хорошо и в соответствии с критериями результата?
«Коллеги подумают, что я сваливаю на них свою работу»
Людям кажется, что на них сваливают работу в нескольких случаях:
- когда им дают только примитивные задачи;
- когда тот, кто делегирует, не поясняет ожидания или не утруждает себя объяснениями;
- когда для них неочевидно, какой вклад они сделают, выполнив эту задачу;
- когда их работу не признают и не благодарят их.
Если вы четко ставите задачу, демонстрируете заинтересованность в результате и готовность оказать поддержку и проводите промежуточный контроль, то мотивация коллег выполнить вашу просьбу будет только усиливаться.
«Я хочу сделать это сам и получить за это «очки»»
Заказчику (вашему руководителю или бизнесу в целом) всё равно, кто выполнит ту или иную задачу. Важен результат! Прорывные результаты, как правило, достигаются через слаженную работу команды профессионалов. Делегируя, вы не только растите этих профессионалов, но и увеличиваете свой авторитет и продуктивность.
«Он (делегируемый) не справится»
С рисками можно справиться с помощью четких и ясных указаний и ожиданий, а также своевременного контроля. Например, можно договориться с делегируемым, что и в какие сроки нужно сделать, на каком уровне, какие методы использовать. Делегируйте задачи, которые наименее критичны по времени и бюджету, установите контрольные точки для проверки.
Ошибки
Представим, что руководитель передал задачу своему сотруднику, а он ее не сделал или сделал плохо. Быть может, он не уложился в дедлайн. Такое бывает, если делегирующий допустил ошибку.
Типичные ошибки при делегировании
- именно эту задачу нельзя было делегировать;
- у сотрудника недостаточно навыков и опыта;
- задача была недостаточно четко сформулирована;
- задача была спущена команде из нескольких человек, без объяснения кто и что должен сделать;
- исполнитель не получил поддержку, необходимую для выполнения задачи;
- руководитель не установил точки промежуточного контроля;
- были поставлены нереалистичные сроки;
- формально задача была делегирована, но руководитель чрезмерно контролировал исполнителя;
- исполнитель не получил обратную связь.
Почему важно давать обратную связь исполнителю
Обратная связь — это индикатор для исполнителя, насколько хорошо он справился с задачей. Если вы не включите этот индикатор, то как он поймет, что в следующий раз нужно будет делать иначе? Помните, что комментарий «это сделано плохо» не только не проясняет понимание исполнителя, но и лишают ясности, не призывают к конкретному действию и демотивируют. Обратная связь должна быть понятной и указывать на конкретные недочеты или те моменты, которые были выполнены хорошо.
Алгоритм делегирования
- Оцените задачу и необходимый конечный результат спланируйте. Спросите себя: что я могу делегировать?
- Выберите подходящего сотрудника, принимая во внимание его текущие навыки и области для развития
- Проясните ожидания. Поясните зону ответственности и ожидаемый результат. Уточните, как исполнитель понял задачу.
- Отслеживайте прогресс. Установите промежуточные точки проверки.
- Оцените эффективность работы. Дайте сотруднику обратную связь.
- Дайте следующее задание основываясь на потребностях проекта и дальнейшей области развития этого сотрудника.
«Жизнь слишком коротка, чтобы делать не то, что нравится!» Ричард ...
Мало кто легко признает в себе абьюзивного родителя. «Я не ...
«Богатство не может купить счастье» — сколько раз мы слышали ...
Чтение книг, внимательное изучение скрытых в них смыслов, апробация на ...
