Простейший алгоритм делегирования для повышения эффективности

Простейший алгоритм делегирования для повышения эффективности

Дарья Маршал
Автор:
Партнер компании «Центр стратегического лидерства»
Бизнес-тренер

Из этой статьи вы узнаете, почему подход «я быстрее сделаю сам» ведет к ухудшению результатов компании, почему делегирование — это не только способ освободить свое время, но и мощный инструмент развития сотрудников, а также отсутствие какого компонента в цикле делегирования превращает весь процесс в пустую трату времени. В конце статьи бонус — практический алгоритм делегирования из 6 шагов.

На минуту представьте известного человека, бизнесмена, топ-менеджера и главу компании и спросите себя, на что этот человек тратит свое рабочее время. Стратегическое планирование? Переговоры с ключевыми партнерами? Развитие команды своих управленцев? Вряд ли в списке его задач вы увидите рутинные задачи. Среди его ключевых качеств будет способность быстро и эффективно делегировать и требовательность к уровню исполнения задач.

Современный ритм жизни требует от руководителя максимальной включенности в бизнес-процессы. Он должен быть и экспертом, и менеджером, и продавцом, и переговорщиком. Как же всё успеть и не стать для компании тем самым бутылочным горлышком? Ответ очевиден: делегировать часть задач своим командам.

Преимущества делегирования

У процесса делегирования есть большое количество преимуществ как для самого руководителя, так и для подчиненных.

Делегируя, руководитель развивает свои навыки управления персоналом, освобождает свое время и силы для задач более стратегического характера. Управленец должен иметь ресурс, чтобы управлять рисками отдела или компании, а не тратить его на рутину или микроменеджмент. Делегируя задачи, он разделяет ответственность с подчиненными, демонстрирует доверие, стимулирует креативность и новые подходы к выполнению привычных задач. Тем самым он поощряет вклад своих сотрудников в результаты компании.

Однако это не только способ освободить свое время для других задач, но и мощный инструмент развития сотрудников, так как 70% времени взрослые люди обучаются именно на рабочем месте. Намного эффективнее получить опыт выполнив задачу, чем прослушать вебинар о том, как это сделать.

У делегирования есть еще один приятный и неочевидный бонус: мотивация сотрудников. Если руководитель не просто скидывает непонятную задачу первому попавшемуся подчиненному, а передает ее наиболее подходящему сотруднику, ставит четкие и ясные цели, дает обратную связь, то тем самым мотивирует исполнителя на качественный результат. Исполнитель получает возможность справиться с новыми вызовами и доказать свою компетентность.

В конечном итоге выигрывает компания. Делегирование экономически выгодно! Если задачу может выполнить сотрудник более младшего уровня, соответственно стоимость результата будет ниже, а руководитель освободит свое время для более комплексных стратегических задач.

В долгосрочной перспективе эффективное делегирование приносит большую пользу, хотя изначально и требуются существенные вложения времени.

Барьеры к делегированию

Устойчивый навык делегирования приходит к начинающему руководителю не сразу. Это как мышца, которой для развития требуется нагрузка и регулярные тренировки. Путь к делегированию у разных руководителей может начинаться с различных барьеров и страхов.  Попробуем найти контраргументы к некоторым из них.

«Быстрее сделать это самому»

Да, привычную задачу быстрее сделать самому. Однако в таком случае придется делать ее всегда, так как сотрудник, который мог бы ее сделать, так этому и не научится. Однако при грамотном обучении члены вашей команды смогут выполнять эту задачу в будущем не хуже, чем вы.  Делегирование — это долгосрочная инвестиция. В первый раз это потребует больше времени как от вас, так и от тех, кому вы делегируете свою работу. В следующий раз они быстрее справятся с задачей, а вы потратите меньше времени на контроль и обучение.

«Я сделаю это лучше»

Иногда лучше это избыточный фактор. Действительно ли задача должна быть сделана лучше? Будет ли проекту нанесен вред, если задача будет сделана достаточно хорошо и в соответствии с критериями результата?

«Коллеги подумают, что я сваливаю на них свою работу»

Людям кажется, что на них сваливают работу в нескольких случаях:

  • когда им дают только примитивные задачи;
  • когда тот, кто делегирует, не поясняет ожидания или не утруждает себя объяснениями;
  • когда для них неочевидно, какой вклад они сделают, выполнив эту задачу;
  • когда их работу не признают и не благодарят их.

Если вы четко ставите задачу, демонстрируете заинтересованность в результате и готовность оказать поддержку и проводите промежуточный контроль, то мотивация коллег выполнить вашу просьбу будет только усиливаться.

«Я хочу сделать это сам и получить за это “очки”»

Заказчику (вашему руководителю или бизнесу в целом) всё равно, кто выполнит ту или иную задачу. Важен результат!  Прорывные результаты, как правило, достигаются через слаженную работу команды профессионалов. Делегируя, вы не только растите этих профессионалов, но и увеличиваете свой авторитет и продуктивность.

«Он (делегируемый) не справится»

С рисками можно справиться с помощью четких и ясных указаний и ожиданий, а также своевременного контроля. Например, можно договориться с делегируемым, что и в какие сроки нужно сделать, на каком уровне, какие методы использовать. Делегируйте задачи, которые наименее критичны по времени и бюджету, установите контрольные точки для проверки.

Ошибки

Представим, что руководитель передал задачу своему сотруднику, а он ее не сделал или сделал плохо. Быть может, он не уложился в дедлайн. Такое бывает, если делегирующий допустил ошибку.

Типичные ошибки при делегировании

  • именно эту задачу нельзя было делегировать;
  • у сотрудника недостаточно навыков и опыта;
  • задача была недостаточно четко сформулирована;
  • задача была спущена команде из нескольких человек, без объяснения кто и что должен сделать;
  • исполнитель не получил поддержку, необходимую для выполнения задачи;
  • руководитель не установил точки промежуточного контроля;
  • были поставлены нереалистичные сроки;
  • формально задача была делегирована, но руководитель чрезмерно контролировал исполнителя;
  • исполнитель не получил обратную связь.

Почему важно давать обратную связь исполнителю

Обратная связь — это индикатор для исполнителя, насколько хорошо он справился с задачей. Если вы не включите этот индикатор, то как он поймет, что в следующий раз нужно будет делать иначе?  Помните, что комментарий «это сделано плохо» не только не проясняет понимание исполнителя, но и лишают ясности, не призывают к конкретному действию и демотивируют. Обратная связь должна быть понятной и указывать на конкретные недочеты или те моменты, которые были выполнены хорошо.

Алгоритм делегирования

  1. Оцените задачу и необходимый конечный результат спланируйте. Спросите себя: что я могу делегировать?
  2. Выберите подходящего сотрудника, принимая во внимание его текущие навыки и области для развития
  3. Проясните ожидания. Поясните зону ответственности и ожидаемый результат.  Уточните, как исполнитель понял задачу.
  4. Отслеживайте прогресс. Установите промежуточные точки проверки.
  5. Оцените эффективность работы. Дайте сотруднику обратную связь.
  6. Дайте следующее задание основываясь на потребностях проекта и дальнейшей области развития этого сотрудника.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.

Чем грозит неправильное делегирование? Крах для руководителя 1039 8.8.2022 Чем грозит неправильное делегирование? Крах для руководителя

Делегирование — это передача обязанностей подчиненным, обладающим достаточными знаниями и ...

Можно ли открыть бизнес в одиночку? Иногда для старта команда не нужна 1130 6.8.2022 Можно ли открыть бизнес в одиночку? Иногда для старта команда не нужна

Я учредитель аутсорсинговой компании, которая оказывает бухгалтерские услуги. История создания ...