«Вы или хаос». Как книга Фридмана учит управлять временем

«Вы или хаос». Как книга Фридмана учит управлять временем

Влад Крылов
Автор:
Главный редактор Crypto.ru

Бесконечная спешка, авралы и отсутствие значимых результатов — закономерный итог для руководителя без плана. В попытках успеть всё в силу неопытности человек хватается за мелкие дела. Их выполнить проще, чем более объемные и сложные задачи, значит исполнитель получит больше удовольствия: сегодня мы закрыли 20 тасков вместо 2.

При подведении итогов количество завершенных задач не имеет значения. Большую роль играют цифры: в каких направлениях выросла компания. Чтобы достичь действительно значимых результатов, нужно заранее спланировать, чем мы будем заниматься на протяжении следующего дня, недели, месяца и года.

Медиаплан «на глаз»

Когда я только пришел на должность редактора, предшественник с уверенностью сказал: «Невозможно спланировать количество опубликованных статей в следующем месяце». На практике оказалось, что у каждого автора есть норма по символам. Исходя из этого, можно заложить необходимое количество статей, указать их объем и поставить таски, равномерно распределив их на месяц для каждого сотрудника.

Объемная задача по планированию принесла следующие результаты:

  • Помогла определить количество написанных статей в следующем месяце. Это важно при коммуникации с ТЗ-мейкерами и корректорами.
  • Освободила от ежедневной рутины в виде планирования и создания тасков. Каждый автор загружен работой до конца следующего месяца.
  • Отпала необходимость ежедневно обсуждать темы с исполнителями. Авторы присылают их на согласование только в тех случае, если это было предусмотрено в описании задачи.

Работа без подвигов

Начинающие руководители часто хотят бросить вызов: взяться за серьезную и сложную задачу, превзойти возможности и ожидания. Хорошая мотивация разобьется о конечные результаты, подарив стресс и переработки.

Планирование же позволит объективно оценить наши возможности. Как и в случае с подчиненными, у руководителя есть определенная норма: в сутках 24 часа, поэтому успеть сделать всё за 1 день невозможно. Согласно Фридману, нужно собрать список предстоящих задач и расставить приоритеты.

Принцип разделения задач:

  1. Важное и срочное.
  2. Неважное и срочное.
  3. Важное и несрочное.
  4. Неважное и несрочное.

С расстановкой приоритетов могут возникнуть сложности.

Какие вопросы стоит себе задать:

  1. Действительно это срочная задача?
  2. Что будет, если я выполню ее завтра, а не сегодня? Результат изменится?
  3. Что я получу, если выполню задачу? Насколько «приз» окажется значим и повлияет на успех компании на рынке?

В итоге у каждой задачи появляется приоритет от 1 до 4. На этом планирование не заканчивается. Теперь нужно определить, сколько потребуется времени на выполнение каждой задачи.

Прошивка календаря

Стандартный рабочий день длится 8 часов. Тратить больше определенно не стоит, так как это негативно сказывается на качестве жизни в целом, из-за чего падает эффективность. В отдельных компаниях уже стремятся к 4-дневной рабочей неделе.

Руководитель в России имеет в распоряжении 40 часов на 5 дней. Остается решить, за какие задачи следует взяться.

Как выглядит прошивка календаря у редактора на примере понедельника:

  • Обучение с 8:30 до 9:30.
  • Созвон с авторами редакции с 9:45 до 10:00.
  • Подведение итогов прошлой недели с 10:00 до 10:20.
  • Проверка текстов с 10:30 до 12:30.
  • Обед с 12:30 до 13:30.
  • Звонок шеф-редактору с 13:30 до 14:00.
  • Проверка текстов с 14:00 до 16:00.
  • Анализ новостей конкурентов с 16:15 до 16:45.
  • Проверка публикаций и формирование отчета 17:00 до 17:30.
  • Планирование следующего дня с 17:30 до 18:00.

Такой подход позволяет разгрузить мозг от хлама: не нужно задумываться о том, что же делать дальше. Календарь подсказывает, на чем стоит сфокусироваться в данный момент. Между задачами лучше оставлять небольшой люфт. Он поможет зайти в мессенджер, чтобы ответить на срочные вопросы по работе, назначить непредвиденные звонки или просто взять перерыв.

В заключение

Книгу «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента» можно рекомендовать каждому руководителю независимо от сферы деятельность. Фридман дает четкую методику, которая позволит повелевать временем, а не быть его заложником. Я лишь описал наиболее простые подходы, которые помогли мне в реализации собственного распорядка дня.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.