«Вы или хаос». Как книга Фридмана учит управлять временем
Бесконечная спешка, авралы и отсутствие значимых результатов — закономерный итог для руководителя без плана. В попытках успеть всё в силу неопытности человек хватается за мелкие дела. Их выполнить проще, чем более объемные и сложные задачи, значит исполнитель получит больше удовольствия: сегодня мы закрыли 20 тасков вместо 2.
При подведении итогов количество завершенных задач не имеет значения. Большую роль играют цифры: в каких направлениях выросла компания. Чтобы достичь действительно значимых результатов, нужно заранее спланировать, чем мы будем заниматься на протяжении следующего дня, недели, месяца и года.
Медиаплан «на глаз»
Когда я только пришел на должность редактора, предшественник с уверенностью сказал: «Невозможно спланировать количество опубликованных статей в следующем месяце». На практике оказалось, что у каждого автора есть норма по символам. Исходя из этого, можно заложить необходимое количество статей, указать их объем и поставить таски, равномерно распределив их на месяц для каждого сотрудника.
Объемная задача по планированию принесла следующие результаты:
- Помогла определить количество написанных статей в следующем месяце. Это важно при коммуникации с ТЗ-мейкерами и корректорами.
- Освободила от ежедневной рутины в виде планирования и создания тасков. Каждый автор загружен работой до конца следующего месяца.
- Отпала необходимость ежедневно обсуждать темы с исполнителями. Авторы присылают их на согласование только в тех случае, если это было предусмотрено в описании задачи.
Работа без подвигов
Начинающие руководители часто хотят бросить вызов: взяться за серьезную и сложную задачу, превзойти возможности и ожидания. Хорошая мотивация разобьется о конечные результаты, подарив стресс и переработки.
Планирование же позволит объективно оценить наши возможности. Как и в случае с подчиненными, у руководителя есть определенная норма: в сутках 24 часа, поэтому успеть сделать всё за 1 день невозможно. Согласно Фридману, нужно собрать список предстоящих задач и расставить приоритеты.
Принцип разделения задач:
- Важное и срочное.
- Неважное и срочное.
- Важное и несрочное.
- Неважное и несрочное.
С расстановкой приоритетов могут возникнуть сложности.
Какие вопросы стоит себе задать:
- Действительно это срочная задача?
- Что будет, если я выполню ее завтра, а не сегодня? Результат изменится?
- Что я получу, если выполню задачу? Насколько «приз» окажется значим и повлияет на успех компании на рынке?
В итоге у каждой задачи появляется приоритет от 1 до 4. На этом планирование не заканчивается. Теперь нужно определить, сколько потребуется времени на выполнение каждой задачи.
Прошивка календаря
Стандартный рабочий день длится 8 часов. Тратить больше определенно не стоит, так как это негативно сказывается на качестве жизни в целом, из-за чего падает эффективность. В отдельных компаниях уже стремятся к 4-дневной рабочей неделе.
Руководитель в России имеет в распоряжении 40 часов на 5 дней. Остается решить, за какие задачи следует взяться.
Как выглядит прошивка календаря у редактора на примере понедельника:
- Обучение с 8:30 до 9:30.
- Созвон с авторами редакции с 9:45 до 10:00.
- Подведение итогов прошлой недели с 10:00 до 10:20.
- Проверка текстов с 10:30 до 12:30.
- Обед с 12:30 до 13:30.
- Звонок шеф-редактору с 13:30 до 14:00.
- Проверка текстов с 14:00 до 16:00.
- Анализ новостей конкурентов с 16:15 до 16:45.
- Проверка публикаций и формирование отчета 17:00 до 17:30.
- Планирование следующего дня с 17:30 до 18:00.
Такой подход позволяет разгрузить мозг от хлама: не нужно задумываться о том, что же делать дальше. Календарь подсказывает, на чем стоит сфокусироваться в данный момент. Между задачами лучше оставлять небольшой люфт. Он поможет зайти в мессенджер, чтобы ответить на срочные вопросы по работе, назначить непредвиденные звонки или просто взять перерыв.
В заключение
Книгу «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента» можно рекомендовать каждому руководителю независимо от сферы деятельность. Фридман дает четкую методику, которая позволит повелевать временем, а не быть его заложником. Я лишь описал наиболее простые подходы, которые помогли мне в реализации собственного распорядка дня.
«Жизнь слишком коротка, чтобы делать не то, что нравится!» Ричард ...
Мало кто легко признает в себе абьюзивного родителя. «Я не ...
«Богатство не может купить счастье» — сколько раз мы слышали ...
Чтение книг, внимательное изучение скрытых в них смыслов, апробация на ...
