Тайм-менеджмент: как выжать 100% эффективности из 24 часов?

Содержание статьи:

1. Для чего и кого нужен тайм-менеджмент?
2. Последствия отсутствия тайм-менеджмента.
3. Как правильно планировать свое время?
4. Формирование задач по методике “Дерево целей”
5. Составление плана по методике АВС.
6. Анализ корректности плана.
7. Принцип Парето.
8. Незапланированные задачи и матрица Эйзенхауэра.
9. Время на отдых.
10. Дополнительные фишки тайм менеджмента
11. Заключение.

Тайм-менеджмент
Как выжать 100% эффективности из 24 часов?

Тайм-менеджмент – это методика управления временем, которая направлена на повышение эффективности его использования.

Изначально эта наука появилась для того, чтобы помогать людям в работе и бизнесе. Но со временем польза тайм-менеджмента стала актуальна и для повседневной жизни.

Полезные советы на эту тему читайте в статьях: “Как научиться планировать свое время” и “Время-деньги. Правильное управление временем”

Для чего и кого нужен тайм-менеджмент?

Новейшие тенденции в обществе не проходят бесследно – их влияние напрямую связано со свободным временем каждого из нас. За последние десятилетия жизнь человека изменилась так, что в ней появились новые обязанности и новые соблазны.

taim-menedgment-kak-vigat-3

Говоря о последнем, стоит упомянуть, что соблазны потратить время впустую и являются первой преградой на пути к тайм-менеджменту.

С появлением в жизни людей интернета появилось и много возможностей «скоротать» время, а другими словами – потратить его неэффективно.

Так же было и с телевидением несколько лет назад, и так далее.
Значит ли это, что тайм-менеджмент нужен лишь тем, кто просиживает время в социальных сетях или тратит его на просмотр ТВ?

Конечно же, нет.

Потерять уйму времени без пользы можно и работая 24 часа в сутки, что на первый взгляд кажется полезным.

Правильно выстраивать свои планы нужно для того, чтобы успешно выполнять несколько задач одновременно. А поэтому тайм-менеджмент будет полезен абсолютно для каждого человека.

Чтобы постичь эту науку нужно научиться управлять своим временем так, чтобы каждый прожитый день приносил счастье и удовлетворение собой.

Последствия отсутствия тайм-менеджмента

На изучение и развитие этой области направлены силы нескольких направлений деятельности: психологов, менеджеров, бизнесменов и других специалистов своей области. Благодаря этому, уже сегодня можно с уверенность сказать, что отсутствие тайм-менеджмента является причиной следующих проблем:

⦁ Бессонница
⦁ Стрессы
⦁ Депрессия
⦁ Упадок сил
⦁ Снижение работоспособности

Этот список можно продолжать бесконечно. Ведь неправильное планирование дня мешает добиться задуманного, вызывает чрезмерную усталость, что за собой влечет стрессы, а затем и депрессии.

Как с этим бороться? Об этом мы расскажем ниже.

Читайте так же полезные статьи:

“Как воспитывать в себе уверенность? 10 методик!”
“ТОП-10 советов по саморазвитию и самосовершенствованию”
“Как определить главную цель жизни?”
“Зачем выходить из зоны комфорта?”

Как правильно планировать свое время?

Изучение психологов и менеджеров показали, что переизбыток свободного времени влияет на человека так же плохо, как и переизбыток работы.

Поэтому, самое первое правило тайм-менеджмента – это соизмеримое время работы, отдыха и сна.

Наилучшая продолжительность сна не должна быть меньше 7 и больше 8 часов.
Что касается оставшихся 16 часов, которые отводятся на работы и отдых, здесь важен индивидуальный подход.

Для того чтобы сохранять продуктивность на нужном уровне, нельзя тратить все оставшееся время на работу. Но и время отдыха должно быть минимальным, достаточным для поддержания тонуса.

taim-menedgment-kak-vigat-1

Планированием своего дня нужно заниматься самостоятельно. Важно понимать, что тайм-менеджмент – это не составление планов на день.

Это гораздо длительный и более серьезный процесс, который состоит из:

⦁ Анализа целей, формирования задач на основе анализа
⦁ Определение степени важности каждой из задач
⦁ Составление плана
⦁ Выполнение плана
⦁ Анализ проделанной работы
⦁ Формирование выводов и корректировка плана в соответствии с реальными фактами

Формирование задач по методике «Дерево целей»

Для анализа и формирования задач поможет технология дерева целей. Эту методику используют в разных сферах бизнеса и повседневной жизни. Для наглядности его рисуют любым удобным способом, начиная с самой главной цели.

Например, вам необходимо создать свой бизнес.

На начальном этапе для этого вам понадобится 3 000 000 рублей (к этому приходят на основе анализа). Эти деньги вы планируете получить тремя способами: свои накопления + инвесторские вклады + субсидии от государства.

Значит ваши задачи на ближайшее время будут состоять из трех ветвей «дерева». Наглядный метод построения дерева целей изображен ниже.

256

Для построения подобных графиков существует немало программ, с помощью которых вы сможете в два клика изобразить свое дерево целей.

Составление плана с помощью методики АВС

Для планирования своего времени можно использовать блокнот или записную книжку, программу для гаджета или сервис.

На основе составленного дерева целей нужно составить подробный план действий и задач, на основе которых распланировать свое время наперед. Например, дата защиты бизнес-плана и проведения конференции уже известна.

Поэтому вы можете заранее поставить эту задачу на назначенный день.

Что касается ежедневных задач: работа, домашние дела, встреча с семьей, – здесь понадобится формирование графика. Для того чтобы составить правильный план на каждый день, понадобится немало времени.

Начните с планирование на ближайшие дни. Для этого запишите хаотичный план дел с примерным количеством времени, которое займет каждый пункт.

taim-menedgment-kak-vigat-2

Далее, воспользуйтесь системой сортировки АВС.

Ее методика устроена просто: разделите все задачи по степени важности на три группы.

  1. Група А – дела, которые займут 20% времени, но принесут 80% результата.
  2. Группа В – дела, которые займут 30% времени, но принесут 15% результата.
  3. И группа С – дела, требующие 50% времени и приносящие 5% результата.

Эта методика помогает наглядно увидеть, насколько важны ваши дела и насколько соизмеримы затраты времени с их пользой.

После сортировки планов с помощью методики АВС распределите свои задачи на ближайшие дни так, чтобы ежедневно вам приходилось выполнять планы сразу из трех групп. Это делается для того, чтобы не перегружать один из дней слишком сложной работой.

Дифференцируя работу по сложности и продолжительности, у вас получится добиться наилучшей эффективности.

Анализ корректности плана

Составляя план дел на ближайшие дни по принципу АВС, вы руководствуетесь интуицией и полагаетесь на логику. Но лучший советник в тайм-менеджменте – это факт.

Поэтому, выполняя составленный план, корректируйте время, которое по факту заняло выполнение каждого пункта.

Делайте записи несколько раз, затем анализируйте.
Не забывайте при анализе делать записи и по поводу того, что служило причиной вашего упадка сил в течение дня, а что – приливом.

Это крайне важно, так как никакой план не поможет повысить эффективность вашего времени, если вы его выполняете в состоянии усталости. Работать нужно и над созданием бодрого настроения.

Вы заметите, что ваш день состоит из задач двух видов: периодические и однократные.

Первые вы выполняете ежедневно, а вторые – лишь один раз. Анализируя уже выполненные планы, старайтесь вывести идеальную формулу для выполнения первых.

Так как эти дела присутствуют в вашей жизни постоянно, то вы можете расписать их на годы вперед и выработать наиболее эффективную систему их выполнения.

Принцип Парето

С Принципом Парето вы уже встречались ранее, на этапе составления плана. Его суть в том, что 20% усилий приносит 80% результата.

Планируя свой день, неделю, месяц и даже год, обязательно учитывайте этот закон. Анализируйте свои планы, сопоставляйте задачи друг с другом и выявляйте наиболее продуктивные.

taim-menedgment-kak-vigat-4

И наоборот, подумайте дважды над важностью задач, которые занимают 80% вашего времени и приносят лишь 20% результата. Возможно, от них можно отказаться или найти другой путь для их решения.

Незапланированные задачи и матрица Эйзенхауэра

Спустя время вы заметите, что не всегда удается выполнить план. Иногда может случиться что-то непредсказуемое, что потребует затратить время. А так как ваш день был расписан, что-то из списка дел вы сделать не успеете.

Для того чтобы незапланированные задачи приносили наименьший ущерб вашему режиму дня и работоспособности, необходимо определить степень важности внезапно возникшей задачи и время, которое она потребует.

Не стоит ее выполнять, жертвуя временем для сна или отдыха. Лучше пересмотреть список дел и перенести тот пункт, который равносилен возникшей задаче по времени, но при этом является менее важным.

Для того чтобы найти этот пункт, который вы сможете перенести на попозже, составьте матрицу Эйзенхауэра.

Ее принцип построен на двух перекрещивающихся векторах (так же как оси Х и Y). Ось Y определяет степень срочности дела, а Х – важности. Распределите планы на этой плоскости и найдите одновременно наименее важное и наименее срочное дело. Его и перенесите на следующие дни.

Время на отдых

Оптимальное время, которое следует тратить на отдых не должно превышать 8 часов. Конечно же, в условиях современной жизни можно назвать счастливцем того человека, у которого имеется возможность потратить 8 часов на отдых.

Причем сон не имеет к этому отношения. Это те 8 часов, которые можно потратить на встречу с семьей, прогулку по парку, посещение оперы и пр.

taim-menedgment-kak-vigat-6

При планировании своего дня, важно быть полностью честным с самим собой и правильно понимать свой организм.

Первое время понадобится ставить эксперименты и отдыхать разное количество времени, а затем записывать результаты и описывать свое самочувствие в течение дня.

С помощью этого способа вы сможете найти единственное верное для вас количество времени, которое позволит вам не перетрудиться, но при этом и не расслабиться до состояния лени.

Дополнительные фишки тайм менеджмента

Один из приемов тайм-менеджмента помогает определиться с тем, что мы можем, должны и хотим выполнить за определенный промежуток времени.

К примеру, составим список дел на один день. 

Следующим действием нам необходимо обозначить в этом списке важные по значимости дела, которые можно и нужно выполнить. 

В этом случае можно воспользоваться принципом Парето. Из этого получается вывод, что не стоит браться сначала за легкие дела, которые требуют слишком мало времени и усилий. Вначале решаются самые важные и необходимые дела и проблемы, а потом многочисленные второстепенные. 

Применение этого принципа тайм-менеджмента помогает поделить дела на важнейшие, важные и менее важные. 

  • Важнейшие – это те дела, которые никак нельзя отложить на потом, решение которых является жизненной необходимостью и может даже повлечь за собой неприятные последствия при их невыполнении. 
  • Важные – это дела, которые нужно решить сегодня, но не настолько быстро, как  важнейшие. 
  • Менее важные – дела, которые можно отдать другим  или благополучно отложить до завтрашнего дня. 

Другой прием тайм менеджмента — ваше умение общаться с людьми, перепоручать некоторые дела, отказывать, сдерживать себя, не вступать в бесполезные споры, отнимающие массу времени, то есть отдать их на аутсорсинг. 

Также очень важно начинать день с решения трудных и не очень приятных проблем, не откладывая их на крайний срок. Позже на них не останется ни сил, ни желания. 

Навык  правильной работы с большим объемом информации поможет освободить в вашем рабочем графике некоторое время, которое всегда можно потратить с пользой для дела — решить еще несколько проблем или дать себе время на отдых. 

Также не надо забывать о том, что количество не всегда определяет качество.

Некоторая информация может быть ненужной именно сейчас, а некоторая и потом. Всегда нужно помнить, что нашим мозгом изучается наиболее эффективно одна задача, одна работа, одна проблема.

Поэтому нам нужно научиться быть внимательными только к той информации, которая нужна именно сейчас. 

Также надо знать, что переключение с одной работы на другую на некоторое время дает дополнительный стимул нашему уставшему мозгу.

Однако не стоит слишком часто пользоваться этим методом, потому что может получиться обратный эффект. Выполнение двух дел одновременно также может сказаться на их качестве. 

Двухшаговая стратегия Тайм менеджмента

Если вы дочитали до этого раздела, то вы уже много понимаете, но сейчас я расскажу вам про еще одну логичную и простую стратеги.

Итак.

Иногда случается, что как бы мы ни планировали свое время, но в конце недели остаются незавершенные дела, поручения, которые мы не смогли выполнить по тем или иным причинам, наша самооценка падает и мы понимаем, что были недостаточно продуктивны и эффективны.

Знакомая ситуация?

Выделим две причины складывающейся ситуации: неправильная установка и неправильный подход к управлению временем.

Неправильная установка звучит как – «нужно сделать», но если ее перевести на режим — «хочу сделать», то вы в корне измените, свое отношение к намеченным делам, потому что намного приятнее делать, то, что действительно хочется, то есть, заниматься любимым делом.

Чтобы разобраться со второй причиной
Анатомия Бизнеса
Анатомия Бизнеса
Нужно, прежде всего, понять, что тайм-менеджмент является инструментом для управления не только своим временем, но и самим собой и своей жизнью. Чтобы ее планировать, совершенно необходимо определить цели и перспективы.

Это первый шаг.

Вы совершенно ясно должны понять и определить чего вы хотите от жизни, от работы и от интернет бизнеса, какими вы хотите быть, какими качествами обладать в будущем.

Второй безусловный шаг – определение сроков для ваших целей.

Нужно честно оценить имеющиеся возможности, навыки, наличие времени, запас сил. Не ставьте неправильных сроков для ваших целей, например, заработать миллион уже к следующему году, даже если ваши дела в  бизнесе идут очень хорошо.

Дело в том, что ставя неправильные сроки, вы через некоторое время разочаровываетесь в себе и деле которым занимаетесь. А ведь для того, чтобы избежать неудач и разочарований, нужно только правильно определить цели и поставить реальные сроки их реализации.

Для этого мы берем цель и делим ее примерно на семь шагов до ее осуществления.

Каждый из этих больших шагов мы делим еще на семь маленьких шагов и таким образом получаем сорок девять реальных и вполне достижимых действий, которые мы можем выполнить в бизнесе и теперь мы знаем с чего начать.

Если сравнить полученный первый шаг с тем, который был изначально, то вы почувствуете ощутимую разницу.

Теперь самое главное – осталось упорядочить  шаги по важности, составить план и действовать, причем каждый день вы должны делать хотя бы один шаг на пути к своей цели.

Нужно поставить промежуточную более реальную цель на пути к вашей большой цели и выполнять хотя бы один процент на пути к ней и уже через сто дней вы будете у поставленной цели.

Поверьте, таким образом, достигаются желанные цели  намного быстрее.

Анатомия Бизнеса
Анатомия Бизнеса
Как вы можете видеть — это уже совсем не те действия, которые вы пытались делать в самом начале при планировании своих дел в бизнесе. Теперь вы можете планировать не то, что нужно, а то, что вам по душе, то, что вам действительно нравится делать

 

Заключение

Привычный большинству людей темп жизни по пятидневному рабочему графику не является правильным. Мы привыкли тратить субботу и воскресенье на развлечение, то есть все 48 часов.

После усердной рабочей недели такой длительный перерыв для организма соизмерим с резким перепадом температуры или уровня кислорода в воздухе. А будние дни, зачастую, не оставляют даже получаса на отдых.

Все это негативно влияет на организм, самочувствие и работоспособность человека.

В связи с этим крайне необходимо правильно распределять свое время. В этом и помогает наука под названием «Тайм-менеджмент».


С уважением проект Анатомия Бизнеса

Рубрики:

17 августа, 2020 7:49 дп

8 комментариев

  • Вика says:

    Согласитесь, понятие тайм менеджмента с каждым днем все больше входит в нашу жизнь. Раньше считалось, что планирование времени — это личное дело отдельно взятого человека. Однако эффективные приемы тайм-менеджмента показали, как можно использовать организацию времени не только одного человека, но и разных групп, и компаний.

  • Анатомия Бизнеса says:

    Да так и есть, умелое управление своим временем очень помогает организовать жизнь и добиться большего.

  • Антон says:

    Приемы тайм-менеджмента могут научить правильно управлять своим временем, вовремя сдавать проекты, везде успевать, не брать на себя лишние обязательства, жить полноценной жизнью.

  • Елена says:

    Следует знать, что очень важно уметь хорошо работать и также хорошо отдыхать. Ведь чем больше человек работает, тем меньше он отдыхает и больше устает, и тем меньше и хуже результаты его труда. Поэтому к этому вопросу надо подходить разумно. Нужно в списке дел всегда оставлять место и для полноценного отдыха.

  • Влад says:

    Тайм-менеджмент является очень хорошим средством планирования времени для достижения поставленных целей, позволяет разумно распределять время, заниматься нужными в данный момент времени делами и проблемами.

  • Матвей says:

    Приемы тайм-менеджмента нам нужны для того, чтобы научится понимать, куда и на что уходит наше время, а также для того, чтобы уметь им управлять, делая нашу жизнь более свободной и открытой новым впечатлениям и открытиям.

  • Антон says:

    В статье нашел много рабочих приемов по управлению, все четко написано. Хотел бы еще добавить, что на мой взгляд, главное воспитать в себе правильные привычки. И тогда можно легко управлять собой, как вы верно заметили в статье, главная фишка не в управлении временем, оно нам не подвластно, а именно в управлении собой!

  • Алексей says:

    Мне кажется главное прокачать в себе правильные привычки и больше отдыхать.


Если Вам понравился опубликованный материал – поделитесь им с Вашими друзьями: