Важность CRM для удаленной работы

Важность CRM для удаленной работы

Левон Мусоян
Автор:
Генеральный директор компании МБС
Эксперт в области автоматизации и роботизации процессов для бизнеса

Многие компании, отвечая на вызовы времени, вынуждены не только менять форматы работы, но и переходить к современным методам управления. Удаленная работа возможна в условиях, когда управление компанией представляет из себя точную и оцифрованную модель.

Один из наших клиентов не только перевел сотрудников на удаленку, но и получил качественно иные показатели эффективности. Компания из этого кейса занимается обслуживанием инженерных систем зданий, осуществлением плановых работ и решением аварийных ситуаций. Сотрудников более 50. Основной состав: инженеры и управляющие подразделения. На обслуживании более 250 объектов, которые находятся в разных районах мегаполиса.

Почему был выбран формат удаленной работы

По сути, перейти на удаленку компанию заставила пандемия. Отдел продаж, эксплуатации, закупки, бухгалтерия — все эти подразделения нужно было связать в едином информационном пространстве, определить сквозной процесс взаимодействия. Склад и инженеры, которые непосредственно участвовали в работе на объектах, свой формат не изменили.

Трудности

При появлении требований о переводе офиса на удаленный формат работы в компании отсутствовало следующее:

  • система упорядоченных внутренних коммуникаций,
  • централизованно предоставленные корпоративные средства связи,
  • CRM и система продаж,
  • единая система поручений,
  • система отчетности в новых условиях,
  • сквозной процесс работы предприятия,
  • система учета выездов инженеров.

Доля внутренних коммуникаций по телефону в условиях, когда часть офисных сотрудников работала из дома, сильно увеличилась, а точность управления уменьшилась. Документы не имели централизованного хранилища. Управление выездами инженеров на объекты было затруднено. Отчетность по работам сохранялась у инженеров в бумажном виде, что не способствовало ее своевременной передаче руководителям для учета работ.

Решение проблем

В ответ на потребность в улучшении управления в условиях удаленной работы мы предложили клиенту использовать корпоративный портал с модулем CRM. Этот инструмент позволил упорядочить внешние и внутренние коммуникации компании, улучшить контроль, обеспечить правильное течение производственных процессов.

В компании было введено управление по задачам, любые поручения теперь оформлялись с крайними сроками. Было утверждено правило: «нет задачи — нет работы!»

В корпоративном портале был использован модуль CRM для повышения эффективности отдела продаж. Теперь продавцы могли работать из дома, писать и звонить клиентам из CRM, работа их стала прозрачной и подконтрольной.

Стало очевидно, кто из продажников сколько делает звонков, сколько заявок конвертирует в договора, насколько качественно ведет диалог с клиентами. Эффективность отдела продаж увеличилась на 18%. База клиентов теперь принадлежала компании, а не конкретному менеджеру.

Воронка продаж была настроена таким образом, что после заключения договора были определены процессы в отделе закупок. Закупщики также перешли на удаленную работу через корпоративный портал, эффективность их работы повысилась ввиду перевода на показатели. Общие затраты на приобретение расходных материалов существенно снизились по причине более четкой работы с поставщиками.

Выездные специалисты были переведены на работы по задачам, которые автоматически выставлялись на плановое обслуживание инженерных систем на объектах, а также в случае инцидентов и аварий. В задачи автоматически помещался весь объем необходимой информации: инструкции и регламенты. Планирование повысило прозрачность логистики каждого сотрудника, количество выполняемых работ каждого инженера увеличилось на 20%.

Система отчетов по завершению задач позволяла зафиксировать использование запчастей и расходников, а также учитывать проведенные работы. Отчеты стали поступать руководителю в электронном виде. Бухгалтерия в безбумажном виде получала отчеты для расчета заработной платы инженеров и выставления счетов клиентам.

Преимущества нового формата

  1. Расходы на организацию рабочих мест офисных сотрудников сокращаются.
  2. Многим сотрудникам удобно работать в домашних условиях, что повышает их лояльность.
  3. Компания может выбирать работника из любого региона.
  4. Деятельность сотрудников остается прозрачной и подконтрольной с помощью корпоративного портала.
  5. При грамотном внедрении системы управления по задачам порядок и исполнительская дисциплина существенно возрастают.
  6. Сквозные процессы определяют деятельность сотрудников разных отделов и увеличивают скорость и эффективность создания ценности.
  7. Планирование и диспетчеризация позволяют найти ресурсы в тех подразделениях, где это считалось невозможным ранее.
  8. Большое количество цифр в каждом подразделении позволяет еще точнее воздействовать на них управленческими решениями.

Резюме

Для перехода на удаленное управление следует в первую очередь определить процессы и упорядочить модель работы компании в новых условиях. Следующим шагом необходимо выбрать инструменты, которые позволят стать эффективнее. Если не хватает опыта для спланированного перехода, тогда стоит обратиться к специалистам.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.

Правила выживания в любой кризис 1015 26.5.2022 Правила выживания в любой кризис

Открыв прачечную самообслуживания в маленьком сибирском городе, трансформировал этот бизнес ...

Секреты отбора эффективных и заинтересованных сотрудников 1025 26.5.2022 Секреты отбора эффективных и заинтересованных сотрудников

Наша компания занимается разработкой, развитием и реализацией онлайн-сервиса управленческого учета ...