Планирование совещаний. Подробный гайд

Планирование совещаний. Подробный гайд

Наталья Фефилова
Автор:
Бизнес-коуч
Трекер

«Опять весь день одни совещания, когда же уже работать будем», — регулярная жалоба и топов, и среднего менеджмента в компаниях. Она вскрывает целый пласт разнообразных проблем: совещаний действительно много, они не дают нужного результата, время сотрудников тратится впустую и т. д.

Что такое эффективное совещание

На коллективные встречи в компаниях у руководителей, по данным MIT Sloan Management Review, уходит до 50% рабочего времени, при том треть его они тратят бесполезно. Именно совещания, как форма делового общения и способ совместной работы команды, — один из важнейших инструментов руководителя. Проблема видится не в том, что встреч много, а в том, что часто совещания из инструмента управления превращаются в способ проведения времени. Повышение эффективности совещаний и отказ от непродуктивных встреч улучшат и результаты отдельных команд, и компании в целом.

Тогда чем эффективное совещание отличается от неэффективного? Прежде всего, результатом.

Критерии эффективного совещания:

  • повышает результативность команды;
  • ускоряет принятие решений;
  • устраняет повторяющиеся вопросы;
  • экономит время, сокращает лишние действия и разговоры;
  • дает картину происходящего;
  • обеспечивает сплочение команды.

Почему не все совещания нужны

Я бы выделила три ключевые причины, почему не все совещания эффективны и работают на результат.

Причина №1. Надо чаще встречаться

Встречи не имеют контекста, структуры, критериев и вообще цели. Проводятся по принципу «а давайте встретимся».

Причина №2. Три в одном

Все виды совещаний сливаются в одно: тут и информирование, и обучение, и решение проблем. В итоге нет работы ни в одном формате и получается совещание-рагу.

Причина 3. Тишь да гладь, да божья благодать

Участники пытаются избежать трений, не обсуждают действительно важные вопросы, уходят от конфликтов и замалчивают те вопросы, которые стоило бы обсудить. Лишь бы избежать острых углов.

Точно по формуле

Цель + правила + участие = эффективное совещание

Цель

То, чего вы хотите достичь по итогам совещания. Отвечает на вопрос «зачем мы здесь сегодня собрались?» Желательно сформулировать через глагол, фокусируясь на результате. Лучше избегать «ментальных» глаголов: думать, анализировать, прикинуть.

Примеры: «согласовать план действий на 4 квартал», «подвести промежуточные итоги по проекту» и т. д.

Важно не просто сформулировать цель, но и донести ее до каждого участника до встречи. Когда вы отправляете письмо или приглашение в календарь, зафиксируйте эту цель письменно и обозначьте, чего ждете от участников.

Если с точной целью не определились, то опросите участников совещания, что важно для них. Можно предоставить им варианты на выбор. Это будет, например, актуально для совещания по итогам месяца, потому что цели у такой встречи могут быть разные и по-разному пониматься участниками: подвести итоги, спланировать с учетом этого следующий месяц, зафиксировать премии, обсудить взаимодействие команды и т. д.

Правила

Сформулируйте общие правила совещаний и правила для конкретной встречи. Повестка, тайминг, порядок выступлений, участники, распределение ролей, протокол и результаты, дальнейшие действия. Можно ли опаздывать? При каком количестве участников встреча состоится? Нужен ли внешний фасилитатор? Имея общие правила встреч на уровне компании, стоит уточнять детали на уровне каждой встречи и каждой команды.

Участие

Каждый присутствующий на встрече должен в ней участвовать. Если приглашенный не участвует, он на встрече просто не нужен. Заранее продумайте, зачем каждый из участников на этой встрече, какая ему отводится роль, как он будет работать в группе.

Замечаю ряд неполезных привычек в компаниях:

  • Приглашать на встречи максимум участников, чтобы разделять или передавать ответственность.
  • Приглашать всех доступных руководителей, даже если их участие не требуется, чтобы получить дополнительные очки, показать видимость работы, выстроить свой имидж и т. д.

Гораздо важнее собрать на совещание тех участников, которые дадут прогресс в решении конкретного вопроса, вынесенного на обсуждение.

Проработав каждую из составляющих формулы еще на этапе планирования, вы серьезно измените качество ваших встреч.

Что еще важно при планировании

Определитесь с типом совещания

В зависимости от принятого в вашей компании управленческого подхода у вас могут быть разные типы совещаний.

Типы совещаний:

  • По регулярности: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, годовые.
  • По цели: информационные, ситуационные, поиск идей, обучающие, мотивирующие, контролирующие, принятие решений.

Поймите, какое именно совещание будет у вас. Это четко позволит определить формат, роли, используемые в ходе встречи инструменты.

Фокусируйтесь

Не пытайтесь совместить несколько типов совещаний в одном. Одно совещание — одна четкая цель и один формат. Часто вижу, как на информационной встрече начинается поиск решений и обучение, дается обратная связь, группу выводят на принятие каких-то общих решений. В итоге с такой встречи сотрудники выходят в полном непонимании: «А что это было?»

Учитывайте динамику групповой работы

Планируйте совещание на основе понимания динамики групповой работы, выделяя время на каждый из этапов. Оцените, как факторы групповой динамики могут повлиять на поведение группы и когда, чье вмешательство может потребоваться. Планируйте время на каждый этап, понимая, что группа должна пройти все.

Поощряйте плодотворное общение

Учитывайте, что за группа будет участвовать в совещании, как вы будете способствовать тому, чтобы общение шло продуктивно. Любая группа обладает огромным потенциалом. Задача организатора встречи его раскрыть и использовать в процессе. Возможно, стоит заложить в тайминг лишние 10–15 минут на разогрев и раскачку группу, на небольшой small talk, что поможет улучшить атмосферу совещания. Продумайте вовлекающие техники для более спокойных групп и фокусирующие для более энергичных.

Подготовьтесь к работе со сложными участниками

Порядка 80% возражений от сложных участников можно предположить заранее. Продумайте, кто и как будет реагировать, а также что вы сможете сделать, чтобы эти высказывания не помешали дойти до цели совещания.

Выбирайте техники для результативной работы

Не пускайте совещания на самотек, заранее предусмотрите, какие техники вы сможете использовать в определенный момент выбранного типа совещаний. В зависимости от вашей цели и состояния группы это может быть мозговой штурм в разных его видах, SWOT-анализ, карта заинтересованных сторон, голосование, QDD, анализ по критериям и т. д.

Визуализация

Продумайте, как будет происходит визуализация на встрече, какие инструменты вам для этого понадобятся. Приготовьте и проверьте всё заранее: доски, маркеры, проекторы, бумага.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.

Две составляющих успеха от основателя Zara 1140 4.12.2022 Две составляющих успеха от основателя Zara

Каждому из нас импонирует какая-то знаменитость. Пример сильного человека, который ...

На чем нельзя, а на чем можно и даже нужно экономить на старте бизнеса 1218 1.12.2022 На чем нельзя, а на чем можно и даже нужно экономить на старте бизнеса

Начинающий предприниматель на старте бизнеса сталкивается с большим количеством задач. ...

Как правильно оформить договор с блогером и оплатить у него рекламу 1126 1.12.2022 Как правильно оформить договор с блогером и оплатить у него рекламу

SMM-агентство Galstuki занимается продвижением брендов в социальных сетях. Про сотрудничество ...