6 шагов систематизации бизнеса

6 шагов систематизации бизнеса

Евгения Галяева
Автор:
Основатель Galyaeva Gengroup
Автор трансформационной программы «Генеральная уборка бизнеса»

Многие владельцы стремятся к систематизации своего бизнеса. Они хотят организовать все элементы внутри компании таким образом, чтобы взаимодействуя, все структуры компании позволяли двигать ее к заветной цели. По моему опыту, существует всего 6 ключевых шагов для систематизации бизнеса.

Шаг 1. Стратегия движения компании

На этом этапе необходимо поставить цель: куда хочет двигать свой бизнес владелец, что он хочет получить спустя некоторое количество времени. У него должна быть четкая идеальная картина той точки, куда он хочет прибыть. Именно четко сформулированная цель позволяет грамотно построить структуру бизнеса.

Для того, чтобы владельцу бизнеса понять, куда ему двигаться, важно также описать текущую ситуацию в компании и на рынке, разработать основные показатели эффективности, по которым владелец будет определять, приближается компания к его цели или нет.

После того, как цель определена, важно прописать все пути для ее достижения, а также основные действия в случае кризисной ситуации. Это называется стратегический план развития компании. Кроме этого, необходимо разработать программы реализации шагов этого плана. Компании, которые потрудились и изначально прописали все свои действия на 1-2 года вперед , в результате оказываются гораздо сильнее и успешнее не только своих конкурентов на рынке, но и устойчивее к различным внешним давлениям и кризисам.

Шаг 2. Разработка структуры компании

Структура – это форма организации бизнеса. Ее можно представить, как кристаллическую решетку, которую показывают на уроках физики. Разработка структуры и физическое размещение в каждую ячейку руководителей и сотрудников – формирование подразделений, найм персонала, обучение, мотивация – все это строится под конкретную стратегию, которую определил владелец. Например, если он хочет построить новый город, то это одна структура. Однако если владелец хочет накормить город, то структура будет совершенно иной.

Также на этом этапе необходимо разработать:

  • штатное расписание,
  • описание должностей с результатами и показателями работы для каждого руководителя и сотрудника,
  • систему мотивации для каждой должности,
  • планы и квоты для каждого сотрудника и руководителя на 3 месяца вперед.

Шаг 3. Формирование команды

Владельцу важно наладить процессы найма, адаптации, обучения, мотивации и развития персонала. Сделать это нужно таким образом, чтобы все способствовало стабилизации структуры бизнеса и достижению цели владельца.

Шаг 4. Организация движения продукта или услуг внутри компании

Качество производимого продукта или услуги и сервис, с которым они представляются, должен способствовать развитию компании и достижению ее целей. Именно поэтому особое внимание необходимо уделить описанию и разработке основных бизнес- и технологических процессов, технологических карт для производства товара или услуги. Важно четко понимать и прописать стандарты качества производимых продуктов и услуг, а также сервиса.

Для того, чтобы руководители подразделений могли быстро проверить соблюдение стандартов, тем самым ускорить процессы производства, стоит продумать специальные оценочные списки и чек-листы. Продукт или услуги, которые предлагает компания, – это ее лицо, визитная карточка. Необходимо всегда держать руку на пульсе и предпринимать меры для повышения эффективности производственных процессов и работы с поставщиками для повышения качества предоставляемых компанией товаров и услуг.

Шаг 5. Организация движения потока финансов

Доходы и расходы компании должны быть распределены таким образом, чтобы у компании была возможность расширяться с течением времени за счет собственных средств и формировать резервы на различные цели из чистой прибыли. Чтобы расширяться, компания всегда должна находиться в платежеспособном состоянии, то есть денег на счетах всегда должно быть больше, чем долгов, которые требуется оплатить в этот период.

Для того, чтобы этого достичь, необходимо рассчитать точки безубыточности компании, разработать и внедрить финансовый план (каждый миллион, поступивший в компанию, должен распределяться четко по целевым фондам), а также механизм еженедельного финансового распределения доходов, которое не допускает перерасхода средств из определенного фонда на другие цели. Например, если компании на текущей неделе не хватает денег на закупку оргтехники, которую можно оплатить только из определенного фонда, то у руководителей есть только два варианта, как решить вопрос с оплатой: заработать дополнительный доход, чтобы при его распределении денег хватило на оплату, или отложить эту оплату до лучших времен.

Шаг 6. Организация движения клиентов внутри компании

На этом шаге важно разработать порядок привлечения и удержания клиентов. Именно благодаря удовлетворению нужд клиентов компания достигает своих целей. Необходимо не только предоставлять качественный продукт, но и заботиться о своих потребителях, общаться и взаимодействовать с ними. Создавать привилегии для постоянных клиентов, организовывать пиар-компании для новых, создать закрытый клуб VIP-клиентов.

Пройдя все 6 шагов по систематизации бизнеса, владелец достигает значительных результатов в развитии своей компании. Он не только создает полную документацию и налаживает слаженную работу команды, но и обретает возможность покинуть операционную деятельность, будучи уверенным, что при данном объеме оборота компания функционирует максимально эффективно, а прибыль находится на высочайшем уровне среди конкурентов. Кроме того, он начинает ощущать готовность компании и ее управленческой команды к эффективному расширению путем продажи франшиз или открытия филиальной сети в других регионах.

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.