Правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

Правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

Любой документ, который имеет отношение к предпринимательской деятельности, должен ответственно храниться руководителем. На основании такой документации формируется отчетность, требующая последующего аудита. Кроме того, бумаги могут потребоваться при проведении проверки надзорными органами.

Документы, подлежащие хранению

Срок хранения бумаг, относящихся к работе компании, определяется действующим законодательством. Обязательному хранению подлежат документы, которые находятся в постоянном пользовании в течение отчетного периода, и те, которые должны сохраняться в течение всего срока ведения предпринимательской деятельности:

  • первичная документация;
  • регистры;
  • отчетность;
  • учетная политика компании;
  • сведения о предприятии.

Срок хранения определяется тем, для каких целей в дальнейшем будут использоваться бумаги. Согласно законам и нормативным документам, регламентирующим бухучет на предприятии, документы, предназначенные для ведения бухгалтерского учета, хранятся на протяжении пяти лет с даты окончания отчетного периода. Для ведения налогового учета документы сохраняются на предприятии 4 года.

К бумагам, которые должны сохраниться на весь период деятельности предприятия, следует отнести регистрационные, правоподтверждающие документы, протоколы собраний учредителей, внутренние положения. Вышеперечисленные бумаги могут потребоваться во время проверки или при необходимости сотрудничества с государственными структурами.

Сроки хранения

Длительность хранения отчетных бумаг — балансы, целевое расходование средств, убытки компании — определяется типом документации и варьируется в диапазоне от 1 года до всего периода работы предприятия.

Следует обратить внимание и на другие документы, которые в обязательном порядке должны присутствовать у предпринимателя:

  • Декларации, страховые расчеты хранятся в течение 5 лет. В случае, если у компании нет лицевых счетов, период продлевается до 75 лет.
  • Налоговые карточки и сведения о доходах физических лиц не уничтожаются в течение пяти лет.
  • Первичные документы, используемые для формирования финансового учета сохраняются на протяжении пяти лет при условии, что систематически проводится ревизия.
  • Письма и документы, связанные с хозяйственными расходами. Срок хранения — 1 год.
  • Переоценка основных фондов и имущества предприятия сохраняется в течение всего периода деятельности.

Минимальный период хранения официальных документов составляет 5 лет. Следует обратить внимание, что срок может быть увеличен в том случае, если будет выявлена отрицательная динамика финансовой деятельности компании. Тогда бумаги будут храниться до момента списания, а затем в течение 4 лет по окончании периода. Кроме того, если партнер отказался произвести расчет за предоставленные услуги, что привело к образованию задолженности, увеличивается период хранения бухгалтерских бумаг.

Организация хранения документов

Процесс хранения может быть организован двумя методами:

  1. Создание архива в отдельном помещении компании. Необходимо обеспечить систему безопасности и отрегулировать оптимальный уровень влажности и температурный режим. Кроме того, важно обеспечить номенклатуру дел, а также составить регламент предоставления документации.
  2. Вне офиса компании. Как правило, предприниматели пользуются услугами архивных организаций. Актуальность обусловлена наличием условий для хранений бумаг и отсутствием необходимости выделять отдельное помещение на территории офиса.

Выбор зависит от бюджета компании, а также от правил организации документооборота, действующих на предприятии.

Ответственность за нарушение правил хранения

В соответствии с действующим законодательством предпринимателю, который не соблюдает правила хранения документации, грозит:

  • Административный штраф, размер которого варьируется в диапазоне от 2 000 до 3 000 рублей. Наказание несут должностные лица за несоблюдение сроков хранения.
  • Наказание в размере 300 рублей для рядовых специалистов и 500 рублей для должностных лиц за уничтожение документации раньше установленного срока.
  • Штраф 10 000 рублей за отсутствие первичных документов за определенный налоговый период. В случае повторного правонарушения размер наказания увеличивается до 30 000 рублей.

Согласно Положению, регламентирующему ведение и хранение финансовой документации, при утрате бумаг в обязательном порядке должна быть организована работа комиссии с целью расследования причин. В случае, если бумаги были уничтожены неумышленно, фиксируется факт произошедшего и составляется заключение.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.

Правила выживания в любой кризис 1011 26.5.2022 Правила выживания в любой кризис

Открыв прачечную самообслуживания в маленьком сибирском городе, трансформировал этот бизнес ...

Секреты отбора эффективных и заинтересованных сотрудников 1018 26.5.2022 Секреты отбора эффективных и заинтересованных сотрудников

Наша компания занимается разработкой, развитием и реализацией онлайн-сервиса управленческого учета ...