Как повысить эффективность удаленной работы

Как повысить эффективность удаленной работы

Александр Высоцкий
Автор:
Основатель и главный консультант компании Visotsky Consulting Int

Как и многие компании, в марте 2020 года холдинг Visotsky Consulting перешел на удаленку. Если раньше соотношение офлайн и онлайн составляло 70 на 30%, то сейчас, наоборот. Расскажу, с какими трудностями мы столкнулись, как их преодолели и почему этот формат работы оказался для нас успешным.

Почему удаленка

Переход большей части холдинга Visotsky Consulting на удаленку произошел во время карантина. Не скажу, что это было для нас полностью в новинку: еще в 2018 году мы запустили подразделение, которое работало исключительно онлайн. В 2020 наша компания стала онлайновой на 70%, но все же полностью от физических офисов мы не отказывались. Это связано с особенностями предоставления наших консалтинговых программ.

Проблемы и решения

Технические вопросы

Многие сотрудники, привыкшие работать из офиса, оказались технически не готовы к удаленке. Я имею в виду отсутствие компьютера, рабочего места или даже свободного угла, где его можно организовать. Было сложно изменить точку зрения их близких: домашние не понимали, что человек на работе, даже если он физически присутствует дома. Они отвлекали его разговорами и просьбами. Иначе говоря, одним из вызовов стали бытовые условия.

Тогда по инициативе управляющей компании сотрудники начали собираться утром на разминки и зарядки. Так как включенная камера была обязательным условием, то все приводили себя в порядок перед встречей с коллегами. Это помогало сотрудникам заряжаться энергией, а также четко понимать, что сейчас они на работе.

Организация

На самом деле основные проблемы были не в области организации персонала или снижения эффективности сотрудников. Наша компания хорошо структурирована, мы используем инструменты управления.

Благодаря функциональной оргструктуре каждый сотрудник понимает свои обязанности и область ответственности. Определены методы и правила коммуникации, принципы планирования, внедрены количественные показатели результатов, которые помогают отслеживать эффективность. Однако переход на удаленку стал вызовом для руководителей. Многие привыкли, что подчиненный находится перед глазами. К тому же коммуникация все равно не настолько оперативная, а это заставляет руководителя тратить большие ресурсы на управление сотрудником.

Мы не стали снижать контроль и пускать все на самотек. Каждый подчиненный ежедневно встречается с руководителем в Zoom. Утренняя планерка позволяет проконтролировать список задач сотрудника на день, при этом не скатываясь в микроменеджмент. Вот инструменты, которые мы используем:

  • программа по отслеживанию рабочего времени Time Doctor;
  • выполнение стратегических проектов через Worksection;
  • планируем работу в Google Таблицах и Google Календаре.

Командный дух

Основной проблемой стали изменения в корпоративной культуре. Сотрудникам не хватало позитива и вдохновения, которые рождались от общения друг с другом в офисе. Мы решили эту проблему с помощью двух инструментов.

Чат с хорошими новостями. Такой есть у каждого подразделения, также создали общий чат для всех сотрудников сети. Поделиться своими новостями может каждый, хотя чаще всего это делают руководители или специалисты внутреннего PR.

Формат следующий: пишем тему новости, например, побили рекорд по доходу или количеству подписчиков; прикладываем фотографии или графики; пишем небольшой вдохновляющий текст. У нас большая компания, поэтому таких новостей за неделю набирается немало.

Общие собрания персонала. Этот инструмент мы использовали и в офлайн, но для онлайн-формата его пришлось адаптировать. Общее собрание в офисе всегда длится полчаса, а на удаленке — полтора часа. Обязательное условие — посещать его с включенной камерой. В собрание включена неофициальная часть, где сотрудники могут рассказать о своих хороших новостях за неделю. Это позволяет им лучше узнать друг друга, сохранить человеческое взаимодействие, что очень важно при таком формате работы.

Приглашаем выступить на собрании наших консультантов по управлению или выпускников консалтинговых услуг, чтобы те поделились вдохновляющими историями применения нашего продукта. Также на собрании руководители подразделений рассказывают о результатах за прошедшую неделю и делятся планами на будущее. Вручаем благодарности за особые достижения и поздравляем с праздниками.

Плюсы и минусы удаленной работы

Считаю, что моей компании было легче при массовом переходе на удаленку, ведь у нас уже был успешный опыт организации бизнеса в онлайн. Так как инструменты управления были внедрены, то большим вызовом это для нас не стало. Безусловно, были моменты, которые мы адаптировали.

Основным минусом для нас оказались изменения в корпоративной культуре и недостаток живого общения. Это высокоуровневый инструмент. Если бы не было четкой и налаженной организационной базы, то проблем было бы больше.

Важно, чтобы удаленные сотрудники четко понимали свои обязанности и актуализировали должностные инструкции. Деятельность должна быть спланирована и скоординирована. Руководители обязаны объективно оценивать результаты, основываясь на количественных показателях. Часто в офисе оценка происходит по принципу «кто сегодня красиво улыбается, того и буду поощрять». Если есть этот фундамент, то можно надстраивать на него другие инструменты вроде командообразования.

Вывод

Для нашей компании уже давно было очевидно, что удаленный формат с нами надолго. Мы не рассматривали это как временную трудность, а сразу адаптировались к новым условиям. Не все сумели это сделать: некоторые не справились с необходимостью работать из дома, менять свое пространство и организовывать себя.

Прошло два года. Многие мои сотрудники, всю жизнь работавшие в офисе, не планируют и не хотят туда возвращаться. Количество сотрудников во всей сети Visotsky Consulting выросло со 180 до 280 человек. Не соглашусь с тем, что удаленные сотрудники менее продуктивны. Просто компания должна быть хорошо организована и обязана использовать правильные инструменты.

Напишите что думаете или задайте вопрос!

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.

Правила выживания в любой кризис 1011 26.5.2022 Правила выживания в любой кризис

Открыв прачечную самообслуживания в маленьком сибирском городе, трансформировал этот бизнес ...

Секреты отбора эффективных и заинтересованных сотрудников 1019 26.5.2022 Секреты отбора эффективных и заинтересованных сотрудников

Наша компания занимается разработкой, развитием и реализацией онлайн-сервиса управленческого учета ...