Как и зачем вести платежный календарь?
В любой сфере бизнеса есть свои финансовые обязательства: заработная плата команде, аренда офиса, подписки на сервисы, налоги и проценты по кредитам. При этом может произойти ситуация, когда пришло время выплат, а денег не хватает. Например, клиент не перевел аванс за услугу или в один день накопилась высокая нагрузка по всем выплатам. Несвоевременные платежи могут привести к потере репутации или финансов (выплаты неустоек или пеней). Для предотвращения кассового разрыва компании могут воспользоваться платежным календарем.
Все о платежном календаре: что это и в чем его польза
Платежный календарь 一 удобный инструмент оперативного планирования финансов. В нем отражены все плановые и фактические поступления, списания и остатки на счетах. Благодаря ему вы сможете узнать, когда и какую сумму вам необходимо получить или заплатить.
Платежный календарь предоставляет более детальную картину, чем БДДС (бюджет движения денежных средств), а также помогает вовремя отследить кассовый разрыв. Допустим, IT-компания составила бюджетирование на месяц.
Бюджет на июнь:
- Поступления: 100 000 ₽.
- Списания: 25 000 ₽.
- Остаток на счете: 75 000 ₽.
Видим, что остаток на конец периода положительный, IT-компания в плюсе, ничего предпринимать не нужно. Но если детализировать денежный поток в платежном календаре, то можно сразу увидеть, в какой день будет кассовый разрыв:
| Дата | 20 июня | 21 июня | 22 июня |
| Поступление | 0 ₽ | 0 ₽ | 100 000 ₽ |
| Списание | 15 000 ₽ | 5 000 ₽ | 5 000 ₽ |
| Остаток на конец дня | − 15 000 ₽ | − 20 000 ₽ | 75 000 ₽ |
Преимущества платежного календаря
Благодаря точности планирования и детализации по дням, вы сможете вовремя предпринять необходимые меры.
- Предотвратить кассовый разрыв. Платежный календарь предсказывает возможные недостатки средств на счете компании, так что вы можете принять необходимые меры заранее, чтобы избежать просрочки платежей или неудовлетворения финансовых обязательств.
- Улучшить управление кредиторской и дебиторской задолженностью. Платежный календарь позволит вам отслеживать задолженности перед вашими поставщиками и клиентами. Вы сможете своевременно запрашивать оплату от клиентов и управлять оплатой счетов кредиторам, чтобы поддерживать здоровые финансовые отношения.
- Оптимизировать управление ликвидностью. Платежный календаря показывает предстоящие платежи и поступления, а также остатки на счетах после каждой транзакции. Это помогает вам планировать дальнейшие финансовые шаги и принимать решения по улучшению ликвидности компании.
- Упростить бухгалтерский учет. Платежный календарь предоставляет четкую и организованную структуру финансовых операций компании. Это помогает бухгалтерам и финансовым менеджерам легче отследить и проконтролировать поток денежных средств, а также упрощает формирование документов для налоговой.
- Составить прогноз финансовой производительности. Платежный календарь позволяет анализировать предстоящие финансовые потоки и предсказывать будущую финансовую производительность бизнеса. Это дает возможность принимать осознанные решения в планировании бюджета и корректировать стратегию развития компании.
«Платежный календарь актуален для любой организации и сферы деятельности, IT-компании не исключение. Особенно рекомендую составлять платежный календарь, если у компании хронический дефицит средств, большие плановые расходы или замечена общая стагнация рынка или негативные тенденции», — Сергей Галямов, исполнительный директор «Аспро».
Недостатки платежного календаря
У платежного календаря нет ярко выраженных минусов, но есть нюансы работы с ним. Для точного планирования платежный календарь необходимо вести регулярно, каждый день актуализировать информацию и вносить фактические данные. Также важно учитывать абсолютно все транзакции, ничего не упуская. Так картина будет прозрачной и максимально точной.
Если вы ведете платежный календарь в таблице, это может отнять много времени. Также не исключены ошибки в значениях. Ведь очень сложно подбивать цифры в конце дня и не пропустить один ноль. Избавиться от этого «недостатка» поможет автоматизация в специальных сервисах. Все плановые и фактические поступления и списания будут автоматически загружаться в систему, вы сможете настроить регулярные операции, а также в любой момент добавлять плановые. Система автоматически покажет остатки по счетам и предупредит о приближении кассового разрыва.
Пример использования платежного календаря в IT-компании
В теории всё звучит просто: добавили план, потом факт и следим за результатом. Но что делать, если IT-компанию ожидает кассовый разрыв? Разберем на примере, как можно оптимизировать денежный поток и не скатиться в дефицит средств.
К примеру, финансовый директор IT-компании составил платежный календарь на несколько дней вперед. Уже отобразил в нем плановые списания и внес даты прихода средств. В таблице поступления будем отмечать со знаком «+», а списания — со знаком «−».
| 20 июня | 21 июня | 22 июня | |
| Остаток на начало дня | + 125 000 ₽ | − 450 000 ₽ | − 100 000 ₽ |
| Поступления от продаж ПО | + 100 000 ₽ | + 50 000 ₽ | 0 ₽ |
| Поступления от продаж услуг | + 0 ₽ | + 300 000 ₽ | + 700 000 ₽ |
| Оплата сервисов | − 15 000 ₽ | 0 ₽ | 0 ₽ |
| Аренда офиса | − 150 000 ₽ | 0 ₽ | 0 ₽ |
| Зарплата | − 500 000 ₽ | 0 ₽ | 0 ₽ |
| Остаток на конец дня | − 440 000 ₽ | − 90 000 ₽ | 610 000 ₽ |
Проанализировав таблицу, финансовый директор заметил, что 20 и 21 июня будет кассовый разрыв: денег на счету компании не хватит для выплаты зарплаты. Также мы видим, что на 20 июня слишком высокая задолженность в компании. Перенести заработную плату сотрудникам не получится, так как у них прописана точная дата оплаты в трудовом договоре.
Варианты решения проблемы:
- Договориться с арендодателем о переносе оплаты аренды или разбивке на несколько платежей.
- Попросить у клиентов предоставить аванс по услугам на несколько дней вперед.
- Оптимизировать расходы на оплату сервисов.
- Взять средства в кредит или из внутренних резервов компании.
Допустим, собственник не хочет обращаться в банк за кредитом. А от расхода, относящегося к оплате сервисов, не получится отказаться. Тогда владелец бизнеса принимает решение договориться с арендодателем и клиентами.
В результате получаем:
| 20 июня | 21 июня | 22 июня | |
| Остаток на начало дня | + 125 000 ₽ | 0 ₽ | + 675 000 ₽ |
| Поступления от продаж ПО | + 100 000 ₽ | + 50 000 ₽ | 0 ₽ |
| Поступления от продаж услуг | + 300 000 | + 700 000 | 0 ₽ |
| Оплата сервисов | − 15 000 ₽ | 0 ₽ | 0 ₽ |
| Аренда офиса | 0 ₽ | − 75 000 ₽ | − 75 000 ₽ |
| Зарплата | − 500 000 ₽ | 0 ₽ | 0 ₽ |
| Остаток на конец дня | 10 ₽ | 685 000 ₽ | 610 000 ₽ |
Итоговая сумма на 22 июня не изменилась, но благодаря грамотному распределению денежного потока, нам удалось избавиться от кассового разрыва.
Платежный календарь 一 понятный инструмент, который наглядно отобразит движение денежного потока. Вы сможете оперативно предпринимать меры для устранения кассового разрыва и своевременно выплачивать средства по всем обязательствам.
Но не забывайте, что регулярное обновление платежного календаря — ключевой фактор для достижения его эффективности. Иначе этот инструмент не принесет никакой пользы для компании и еще сильнее спутает.
Платежный календарь можно создать в виде списка, в Excel-таблицах или Google Sheets. Но если вы хотите тратить на это меньше времени, а получать такой же результат, то делайте это в специальных сервисах. Заботьтесь о планировании и контроле денежных потоков, чтобы исключить возникновение кассовых разрывов и обеспечить финансовую стабильность вашего бизнеса.
Почему важно отстаивать личные границы Нарушение наших личных границ вызывает ...
Каждый человек живет по своим правилам и довольствуется также разным ...
Есть мнение, что увольнение — это что-то негативное и многие ...
Более 10 лет я работала на управленческих должностях в реальном ...
