7 принципов расстановки приоритетов
Ключевая проблема большинства управленцев — бесконечный поток задач. Когда на тебе ответственность как за успехи, так и за провалы, часто приходится тушить пожары вместо выполнения стратегических задач. В этой статье мы рассмотрим семь ключевых принципов, которые помогут руководителю эффективно управлять своим и чужим временем.
Определите свои цели
Каждый раз, планируя задачи, стоит сверяться с глобальными целями компании или отдела. Какие цели у компании в этом году? Через пять лет? Чего от меня ожидает совет директоров/СЕО/начальник? Какие карьерные цели лично у меня? Ответы на эти вопросы помогут вам сфокусироваться на важном и избежать перегрузки работой.
Составьте список задач
Запишите все задачи, которые необходимо выполнить. Разделите их на стратегические и тактические. По матрице Эйзенхаура это могут быть более привычные категории: срочное и несрочное. В этом вам также помогут ответы на вопросы из предыдущего пункта.
Оцените важность задач
Оцените каждую задачу по шкале от 1 до 10. В данном шаге важно держать фокус на гибкости: баллы важности могут меняться в зависимости от вашей личной ситуации и ресурсов, но в момент планирования нужна опора на текущие приоритеты.
Вам помогут ответы на вопросы:
- Какой результат это даст?
- На что большее в бизнесе это повлияет?
- Можно ли прямо или косвенно на этом заработать?
- Нужно ли это конечным потребителям (пользователям/клиентам/ руководству)?
Распределите ресурсы
Единолично или совместно с командой определите, сколько времени и других ресурсов потребуется на каждую задачу. Один из методов оценки сроков задач: оптимистичная оценка + 3*реалистичная оценка + пессимистичная оценка)/6. Также в agile командах часто используют planning poker.
Возможно, не все задачи требуют вашего личного участия. Ваша задача грамотно спланировать и постараться взять на себя максимум стратегических задач, оставив большинство тактических команде. В рамках стратегических задач подумайте также о внедрении решений, которые могли бы уменьшать количество рутины или облегчать ее.
Избегайте конкурирующих приоритетов
Когда у вас и вашей команды есть несколько задач, которые требуют одинакового времени и ресурсов, создавайте приоритет для каждой из них. Сосредоточьтесь на выполнении самых важных и срочных задач первыми, чтобы снизить риск невыполнения и стресс от ожидания. Даже если вы этого не замечаете, мысли и тревожность о невыполненных важных задачах задействуют даже в фоне большое количество энергии.
Отслеживайте свой прогресс
Ведите журнал или используйте приложения для отслеживания своих задач и прогресса, например, Todoist. Это поможет вам оставаться в фокусе, не обесценивать свой прогресс и анализировать, на какие задачи ушло больше всего времени. Эти данные стоит использовать для регулярной ретроспективы и корректировки своего подхода к задачам. Так, в будущем вы сможете более точно оценивать сроки реализации похожих задач и проводить работу над ошибками.
Будьте реалистами
Не забывайте, что каждый человек работает по-разному. Некоторые люди лучше справляются с многозадачностью, тогда как другие предпочитают фокусироваться на одной задаче за раз. Узнайте и используйте для планирования будущих задач предпочтения и подход к работе каждого: как свои, так и своих сотрудников. Выявить особенности в работе можно с помощью психологических тестов или наняв на эту задачу коуча или бизнес-психолога.
Также стоит помнить, что ресурс человека ограничен и постоянные переработки снижают эффективность и аккуратность работы. Если стоит задача сделать что-то важное и качественное, высвободите время (свое или своих сотрудников), чтобы была возможность внимательное выполнить важное задание.
Мы рассмотрели принципы, которые помогут вам эффективно организовать рабочее время и достигать поставленных целей. Напоследок хочется добавить, что не существует универсальных методов. Многие твердые советы не внедряются, если присутствует сопротивление. В таком случае стоит обратиться к коучу для исследования внутренних барьеров. А иногда сопротивление — это просто интуитивное неприятие действительно неподходящей вам стратегии. Поэтому главный принцип эффективного лидера — учиться слушать и слышать себя.
Почему важно отстаивать личные границы Нарушение наших личных границ вызывает ...
Каждый человек живет по своим правилам и довольствуется также разным ...
Есть мнение, что увольнение — это что-то негативное и многие ...
Более 10 лет я работала на управленческих должностях в реальном ...
