Мы никогда ничего не успеваем! Пора использовать рабочие инструменты!
Планирование дня является ключевым навыком для любого руководителя, который идет навстречу максимальной эффективности работы. Грамотное планирование позволяет оптимально распределить время, управлять приоритетами и достигать поставленных целей.
Что говорит статистика о том, как люди планируют свой день?
Как показывает моя практика, более 90% управленцев приходят с запросом научить их правильно распределять время, как рабочее, так и личное. Вы, наверное, часто ощущаете, как давит пласт невыполненных задач? Вылетает из головы срочное дело или школьный утренник ребенка? В этот момент все взрослые мечтают получить «маховик времени», чтобы быть в двух местах одновременно, но всё можно сделать проще и эффективнее.
В 2022 году вышло исследование от SingularityApp, в котором они проанализировали, как люди планируют свое время в работе и личной жизни. По их данным, большинство участников исследования (74%) считают себя прокрастинаторами, а 57% испытуемых из них никогда не преуспевают в завершении всех задач, которые им ставят на день. Это понятно, так как 41% участников исследования заявили, что обычно ставят перед собой цель — выполнить 8 заданий в течение дня. Интересные цифры были у исследовательской компании в Англии. Согласно результатам исследования Development Academy в 2022 году, около 18% опрошенных людей (почти каждый пятый) используют какую-либо систему управления временем. Среди опрошенных наиболее популярным инструментом оказалась матрица Эйзенхауэра.
ТОП-3 инструмента для эффективного рабочего дня
Ежедневник
Один из классических методов, позволяющий укротить время и использовать его по максимуму — ставить конкретные и измеримые цели в течение дня. Список поможет правильно фокусироваться на необходимых действиях для их достижения. И здесь не обойтись без классического ежедневника или его электронной версии, в который можно записывать основные задачи, сроки, встречи и другие важные события. Это поможет сохранить организованность и иметь ясное представление о текущей ситуации. И помните про самый важный принцип планирования дня руководителя: планировать можно не более 60% времени, остальные 40% оставляя на форсмажоры и внеплановые задачи, коих всегда в избытке. Даже если вдруг в какой-то день форс мажоров не случится, то вы сможете посвятить свободное время развитию и стратегическим делам.
Техника Pomodoro
Если вы в течение рабочего дня постоянно отвлекаетесь и бесконечно переключаетесь с одного дела на другое, неизбежно теряя при этом эффективность, то вам придется по вкусу техника Pomodoro. Я называю ее «метод ПП (полного погружения)». Она предлагает разбивать рабочее время на интервалы по 25–30 минут с последующим пятиминутным перерывом. Основная идея техники Pomodoro состоит в том, чтобы разбить время на периоды фокусировки и проветривания ума. Высокая степень концентрации на 25 минут помогает бороться с прокрастинацией и повышает производительность, а перерывы позволяют отдохнуть и восстановить энергию.
Техника пользуется популярностью, потому что вы сами можете установить определенное количество таких интервалов в течение дня. Но даже применив эту технику хотя бы 2–3 раза в день, вы увидите, как вырастет ваша личная продуктивность. К тому же, существует множество мобильных приложений и веб-плагинов, которые предлагают удобные таймеры для Pomodoro-циклов. Однако для применения этой техники руководителям важно учитывать существенный нюанс. Чтобы Pomodoro заработал, обязательно сначала предупредите своих сотрудников и коллег о том, что в ближайшие 25 минут вам необходима концентрация, чтобы вас никто не отвлекал. Если вы ранее такое не практиковали, может получится не сразу. Людям понадобится какое-то время, чтобы адаптироваться и принять новое правило, убедившись, что ничего страшного не произойдет, если руководитель на 25 минут будет вне доступа.
Матрица Эйзенхауэра
Еще один полезный инструмент для организации дня руководителя, позволяющий оценивать задачи по двум основным критериям: важности и срочности. Разделение задач на категории: несрочные и неважные, важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные. Помогает сосредоточиться на наиболее значимых делах и не терять время на неважные задачи.
Руководителям можно использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы эффективно распределить свои задачи, выполняя следующие шаги:
- Определите приоритеты задач на основе их важности и срочности.
- Уделите наибольшее внимание выполнению срочных и важных задач. Не бойтесь их делегировать, даже если вам кажется, что подчиненные не справятся. Иначе вы превратитесь из руководителя в тушителя бесконечных пожаров.
- Спланируйте время для выполнения важных, но несрочных задач, чтобы избежать их превращения в срочные. Используйте полное или частичное делегирование для таких дел, потому что они способствуют развитию ваших сотрудников.
- Делегируйте срочные, но неважные задачи другим сотрудникам или используйте автоматизацию.
- Избегайте неважных и несрочных задач. Обычно мы их делаем, когда устаем и прокрастинируем.
Важность делегирования
Как мы видим, руководитель должен уметь распределять задачи между сотрудниками, то есть научиться делегировать, чтобы сосредоточиться на управленческих и стратегических делах. Выделение в команде ответственных сотрудников и разделение задач между ними позволит сэкономить время и повысить эффективность. В большинстве случаев, этот навык у руководящего звена слабо развит: нет уверенности в подчиненных, но есть потребность контроля, страх потерять власть, непонимание роли руководителя, недостаток времени для общения или объяснения задачи.
Почему так важно научиться делегировать задачи? Делегирование дает возможность сотрудникам брать ответственность за определенные задачи и принимать решения самостоятельно. Это способствует их профессиональному развитию, повышает мотивацию и рождает чувство принадлежности к команде. Руководитель может освободить время для выполнения стратегических задач и принятия решений высшего уровня. Делегирование помогает создать резерв компетентных сотрудников, которые могут заменить руководителя в случае его отсутствия или выхода на пенсию. Это обеспечивает стабильность и устойчивость работы организации.
В целом, делегирование не зря считается сердцем управления, без которого невозможны развитие, эффективность и высокие результаты любой команды. Без грамотного делегирования руководитель не только не дает возможности расти сотрудникам, но и сам рискует быстро выгореть, пытаясь все тащить на себе.
И каждому управленцу необходимо помнить, что план — это всего лишь основа, которую нужно уметь гибко корректировать, учитывая изменения в текущей ситуации. Главное научиться эффективно планировать свое время и грамотно управлять своими ресурсами, чтобы достигать поставленных целей и быть максимально продуктивным.
Почему важно отстаивать личные границы Нарушение наших личных границ вызывает ...
Каждый человек живет по своим правилам и довольствуется также разным ...
Есть мнение, что увольнение — это что-то негативное и многие ...
Более 10 лет я работала на управленческих должностях в реальном ...
