5 полезных Kanban-инструментов, о которых вы могли не знать

5 полезных Kanban-инструментов, о которых вы могли не знать

Автор:
Управляющий партнер Kaiten
Аккредитованный Kanban-тренер и консультант по Agile

Вы когда-нибудь собирали команду, чтобы создать продукт или запустить проект? Из бонусов: жесткие дедлайны, море задач и необщительный заказчик. Чтобы затащить проект даже на максимальном уровне сложности, можно использовать специальные методы управления, например, Kanban.

Но многие относятся к нему предвзято из-за стереотипа, что Kanban — это только про доски, стикеры и планирование задач. На деле метод гораздо глубже, чем кажется.

В статье развеял заблуждения и рассказал про малоизвестные, но очень полезные «фишки» Kanban, которые помогут прокачать эффективность и упорядочить хаос.

Немного про Kanban

Kanban-метод зародился в 1940 году в небольшой на тот момент компании Toyota. Чтобы организовать работу производства, в компании поставили физические доски высотой с человека. На них визуализировали этапы — колонки с задачами — и использовали специальные карточки, которые содержали всю информацию о продукте, передвигая их по этапам. К слову на японском именно они и называются КанБан.

Но основоположником Kanban-метода принято считать Дэвид Андерсона — бизнесмена, писателя и менеджера компаний Motorola, Microsoft и др. Андерсон вдохновился работой производства Toyota и концепцией «Бережливого производства», взял в работу элементы подходов и адаптировал их под свою команду.

На сегодняшний день Kanban — это метод управления рабочим процессом, основанный на визуализации цели, задач и прогресса. В основе метода заложены непрерывные улучшения рабочего процесса и структурирование задач, дающее командам свободу действий и возможность меняться вместе с их приоритетами.

Но чтобы эффективно работать по Kanban-методу, нельзя просто так взять и внедрить его в команду. Ниже расскажем о 5 практиках, которые помогут правильно систематизировать работу по Kanban, чтобы добиться крутых результатов.

Совет 1. Не просто внедряйте, а адаптируйте Канбан под свою команду

Живо предание, что для внедрения Канбан достаточно просто создать доску с карточками и передать ее своей команде. Вжух! И все показатели выросли. Но, увы, так не получится.

Дело в том, что Kanban это не волшебная таблетка или пошаговая инструкция о том, как делать надо, а как не надо. Вся трансформация в Канбан должна проходить по эволюционной модели и никакого «Большого взрыва».

Очень важно не вгонять сотрудников в стресс, не ломать то, что уже работает, и не обесценивать работу прошлых лет. Для этого в Канбан есть множество практик и инструментов, которые помогут дополнить существующий процесс.

Чтобы начать внедрение Канбан, нужно попытаться разложить текущую работу по этапам: от возникновения идеи до поставки продукта клиенту. Проанализируйте ежедневную активность команды и используйте эти знания для выстраивания нового рабочего процесса.

Как только сможете разложить всё по полочкам, перенесите эти этапы на канбан-доску и научите сотрудников работать с новым инструментом. Только так это принесет свои плоды.

Совет 2. Собирайте аналитику и моделируйте бизнес-процессы

Одна из неотъемлемых составляющих Канбана — аналитика. Почему это важно? Именно собирая и анализируя данные о проделанной работе, вы можете построить бизнес-модель и понять, как устроен ваш бизнес.

Бизнес-модель — это анализ и схематичное описание всех процессов компании и их связи между собой. Проще говоря, модель наглядно показывает, что, кому, как и зачем продавать и какую выгоду это принесет.

С помощью созданной модели, руководство сможет экспериментировать, не вгоняя в стресс сотрудников. Все гипотезы будут выстраиваться с помощью бизнес-модели: можно менять какие-то части процесса и наблюдать, как это повлияет на результат.

Не забывайте что Канбан — это про непрерывные, эволюционные улучшения. Именно с помощью регулярного сбора и анализа проделанной работы команда сможет подсветить слабые места в рабочем процессе и найти точки роста для бизнеса.

Также это поможет:

  • Грамотно распределять ресурсы.
  • Четче прогнозировать сроки для новых проектов.
  • Ставить дедлайны для задач.
  • Повысить пропускную способность внутри системы.

Совет 3. Понимайте желания своих клиентов

Одно из главных правил Kanban — создавать полезные продукты, которые закрывают «боль» клиента.

Чтобы браться за выгодные проекты, оперативно реагировать на изменения рынка и регулярно собирать обратную связь как внутри команды, так и от клиентов, в Канбан есть специальные встречи — каденции.

Например, существует встреча Service Delivery Review — обзор предоставления услуг. На ней участники команды собираются с заказчиками и обсуждают, удовлетворены ли они качеством выполненной работы и уложились ли исполнители в срок.

Весь разговор строится на собранной аналитике, чтобы на графиках показать, сколько задач получилось выполнить за выбранный промежуток времени. В дальнейшем это также поможет найти точки роста, прийти к новым договоренностям с заказчиком и быстрее создавать качественный продукт для своей целевой аудитории.

Совет 4. Ограничивайте незавершенную работу

Вредный совет: как только в команду поступает задача, ее нужно сразу же передать сотруднику. И не важно, сколько задач у него в работе сейчас.

Полезный совет: в момент возникновения задачи, она лежит в очереди и ждет момента, когда сотрудник освободится и сможет взять ее в работу. Это называют «точкой принятия обязательств» и отложенной работой.

Почему это важно? Если бесконечно закидывать сотрудников новыми задачами, он физически не успеет довести ни одну из них до конца. Всё это принесет проблемы в духе сорванных дедлайнов, потери денег и выгорания у сотрудников.

Удивительно, но чтобы работать больше, нужно работать меньше. Для этого в рабочий процесс внедряется WIP-лимит — ограничение незавершенной работы.

На доске устанавливается предельное количество задач, которые могут одновременно находится в работе. То есть сотрудник может взять в работу новую задачу только в тот момент, когда предыдущая карточка передвинется на новый этап или будет доведена до «Готово».

Задачи в очереди можно приоритезировать. В этом заключается «втягивающий» принцип Kanban. Как только мы выполнили предыдущие задачи, и система готова «втянуть» новую, мы берем самую приоритетную в очереди.

В результате сотрудники будут чувствовать себя спокойно и комфортно, а руководство заметит увеличение скорости работы и уменьшение незакрытых задач.

Совет 5. Не копируйте чужие доски — визуализируйте именно свои рабочие процессы

Пытаясь создать идеальное рабочее пространство, некоторые компании  копируют чужие доски. Так делать не нужно.

Доска — индивидуальная вещь, которая должна подстраиваться именно под ваш рабочий процесс. «Правильной» она будет лишь тогда, когда вы максимально точно визуализируете на ней все этапы работы, передадите взаимодействия сотрудников и создадите паттерны по работе с пространством конкретно в вашей команде.

Kanban-доска всегда должна отражать действующий процесс.

Как правило, доска состоит из колонок и дорожек.

  • Колонки отображают этапы вашей работы. Например, можно создать колонки «В работе», «На проверке», «Тестирование» и «Готово», чтобы показать движение задачи по всем этапам.
  • С помощью дорожек можно приоритизировать задачи или типизировать их. Например, создать отдельную дорожку для срочных задач, а ниже разместить дорожку «Обычный приоритет». Или сделать отдельную дорожку для каждого сотрудника, чтобы видеть, кто и чем занимается.
Вот так выглядит доска с несколькими колонками и дорожками
Вот так выглядит доска с несколькими колонками и дорожками

Отдельно хочу отметить взаимосвязь карточек между собой. Иногда в работу приходят большие проекты, которые могут распадаться на несколько подзадач. Это также можно визуализировать. Например, с помощью системы дочерних и родительских карточек. Всю иерархию подзадач, ответственных сотрудников, дедлайны и другую важную информацию можно будет увидеть в списке дочерних задач в главной, родительской карточке.

Пример отображения дочерних карточек в родительской
Пример отображения дочерних карточек в родительской

Если задач не так много, можно разделить подзадачи с помощью чек-листа и отмечать галочкой пункты, которые уже выполнены.

Вот так выглядит чек-лист внутри карточки
Вот так выглядит чек-лист внутри карточки

В Канбан существует множество способов визуализировать работу. Самое главное перенести на доску работу вашей команды. Тогда это будет работать.

Вместо итога

В основе Канбан-метода лежит концепция непрерывного улучшения рабочих процессов и качества сервиса. Просто скопировать готовую доску не самое лучшее решение. Чтобы успешно работать по Канбан, визуализируйте те процессы, которые есть у вас сейчас, анализируйте работу команды, общайтесь с коллегами и заказчиками, обсуждайте, что можно сделать лучше, совершенствуйте свои рабочие процессы и дорабатывайте канбан-доску. Тогда всё получится.

Есть вопросы, пожелания, предложения? Пишите нам,
мы обязательно ответим.