Как всё успевать, если руководитель завалил задачами?
Вопрос расстановки приоритетов входит в ТОП-5 вопросов, с которыми приходят на мои консультации и тренинги как сотрудники крупных компаний, так и предприниматели. «Как выбрать что делать сегодня, а что отложить, если все мои задачи важные?» Если все задачи важные, то для начала определите, что из этого важного самое срочное.
Важные дела — те, которые имеют серьезные последствия. Последствия могут быть негативными или позитивными.
- ( — ) Опоздал на самолет — самолет улетел без меня.
- (+) Нашел время для обучения сотрудников — все сдали тест, мой регион первый в рейтинге по этому показателю.
Срочные дела — те, которые имеют срок выполнения. Если вы не выполните такое дело вовремя, то оно станет неактуальным или будет считаться невыполненным.
- Сдать отчет до 11.00
- Встреча с руководством в 14.00
Пример из практики
Во время тренинга по планированию менеджер одной из компаний, Екатерина, с возмущением сказала: «Да не работает это всё в реальной жизни! У меня каждый день в работе сто важных задач, мой руководитель говорит, что их все нужно было выполнить еще вчера!»
Вместе с другими участниками обучения мы сгенерили несколько способов действий для таких ситуаций. Каждый из них хорошо работает сам по себе, но можно и совмещать:
- Сначала сделать более мелкие и легкие дела, затем переходить к более сложным и длительным.
- Отвести каждому крупному делу по 2 часа и отчитываться по промежуточным результатам.
- Обсудить ситуацию с руководителем еще раз, в спокойной обстановке, совместно определить сроки выполнения каждого дела.
- Или самостоятельно определить сроки выполнения поставленных задач и согласовать их с руководителем.
Метод девяти дел
Простой и эффективный метод расстановки приоритетов.
- Возьмите свой список дел на день. Определите одно самое длительное и сложное дело из сегодняшних задач. Это главное дело дня, ваш приоритет номер один. С него вы начинаете работу и намереваетесь его выполнить во что бы то ни стало. Критерий выбора главного дела такой: если за весь день вы выполните только его, то вы всё равно будете собой довольны.
- Далее определите три менее длительных и сложных дела. Это ваши важные дела. Вы планируете их выполнить, если не будет никаких форс-мажоров. Четыре дела — это оптимум на сегодня.
- Также отметьте еще пять мелких дел из списка. Назовем их делами, желательными для выполнения. Вы бы хотели их выполнить, но легко сможете перенести, не опасаясь последствий.
Итого на день у вас будет запланировано девять дел, причем от выполнения пяти из них вы можете отказаться в случае изменения ситуации.
Пример из практики
Через неделю после обучения по теме эффективности, на котором я познакомила участников с методом девяти дел, один из руководителей компании, Андрей, рассказал мне о своих наблюдениях: «Ты знаешь, я проанализировал свой предыдущий месяц и оказалось, что за день я действительно выполняю именно четыре важные и большие задачи. А все остальное — по мелочи».
Проблема в расстановке приоритетов может быть вызвана большим количеством входящих задач. Тогда ситуация выглядит так: план есть в ежедневнике, но в конце дня обнаруживается, что ни один пункт из плана выполнен не был, хотя вы весь день чем-то напряженно занимались. В этом случае лучшее решение — обычный лист А4. Некоторые клиенты называют его «волшебный» лист, потому что с ним любой сотрудник демонстрирует чудеса эффективности
- Утром на листе А4 запишите дела на день.
- Ниже списка проведите горизонтальную черту.
- Далее в течение дня записывайте каждую входящую задачу под чертой.
Алгоритм расстановки приоритетов с помощью «волшебного» листа: после того, как вы выполнили одну задачу, просмотрите весь список, над и под чертой, выберите из этого общего списка самую актуальную на данный момент задачу. Таким образом, вы осознанно выбираете самую важную задачу, а не хватаетесь за ту, которая пришла последней. Так, благодаря общему списку дел на одном листе, вы избегаете ловушки восприятия «последняя задача самая важная, потому что я про нее помню».
Пример из практики
«У меня был принцип: получил задачу — сделай сразу», — поделился Виктор во время тренинга. «И это работало долгое время, пока я не начал замечать, что есть дни, когда я чем-то занят с утра до вечера, а к тому, что запланировал даже не приступал. Я пробовал разные штуки, чтобы это изменить, но они почти не работали. А вот на листе я вижу все задачи одновременно: и запланированные, и новые. Мне сразу понятно, что из этого всего самое важное прямо сейчас. К концу дня я все чаще доволен собой. Это реально работает. Главное записать задачу в лист сразу, а то потом забываешь».
Как использовать предложенные методы
Вариант 1. Попробуйте все инструменты по очереди и выберите тот, который будет максимально удобным для вас в использовании.
Вариант 2. Начните с того метода, который кажется вам самым легким.
Главное действуйте! Возможно, именно эти простые способы выведут вашу работу на новый уровень эффективности.
Почему важно отстаивать личные границы Нарушение наших личных границ вызывает ...
Каждый человек живет по своим правилам и довольствуется также разным ...
Есть мнение, что увольнение — это что-то негативное и многие ...
Более 10 лет я работала на управленческих должностях в реальном ...
