Иллюзия важности всего. 3 шага к приоритезации дел
Первая ключевая мысль, которую хочется озвучить: все важно — это иллюзия. От этой иллюзии очень сложно отказаться, прежде всего потому, что все мы люди, которые устают на работе. Осознание, что нужно загрузить свою голову еще и тем, как правильно расставить приоритеты, причиняет дискомфорт и заставляет отодвигать эту идею в глубины сознания. Но реальность такова, что приоритезацию списка дел и работу со своим календарем стоит рассматривать как отдельный блок задач, который требует умственных усилий и времени.
Начать расставлять приоритеты в работе сложно по двум причинам:
- Нужно ломать свой привычный уклад жизни, что требует ресурсов, особенно на начальном этапе.
- Для изменения формата своей профессиональной деятельности и жизни нужно проделать немалую умственную работу по осознанию действительно важного и первостепенного в текущей рабочей роли, что также требует ресурсов.
Приведу в качестве примера весьма распространенную ситуацию. Руководитель среднего звена глубоко погружен в операционную деятельность. Он успешен, трудолюбив, имеет репутацию ответственного профессионала. И вот он получает долгожданное повышение, однако привычка делать всё по-старому (быть в курсе деталей многих процессов) остается, а времени для новых задач катастрофически не хватает. И просто убрать из календаря старые задачи не поможет. Нужно вдуматься и осознать, что в новой роли важнее: микроменеджмент или стратегия. Продолжать работать как раньше — гораздо проще для мозга. И многие так и продолжают работать годами. Но иной уровень должности требует иных подходов.
3 шага к приоритезации дел
Шаг 1. Честный разговор с самим собой: формируем список приоритетов
Первый шаг в грамотном планировании — честный ответ на вопрос: какие приоритеты значимы в актуальной рабочей роли и какие задачи реально работают на достижение этих приоритетов? Порассуждав в таком формате, как правило, человек осознает, что у него 1–3 приоритета, а вовсе не миллион, и каждый из них можно разложить на 3–5 задач. Получается вполне не страшная цифра. Уже сам по себе этот мыслительный процесс помогает структурировать рабочую деятельность.
Иногда на этом этапе бывает полезна помощь наставника, ментора, начальника или коллеги, мнению которого вы доверяете. Обсудить, подумать вместе с кем-то бывает очень эффективно.
Шаг 2. Фокусировка на приоритетных задачах
Как сфокусироваться на приоритетных задачах? Прежде всего, планировать «от них»: сначала в календарь (outlook, доски Trello, ежедневник и т. д.) заносится регулярная активность по приоритетным направлениям, потом уже всё остальное. Помните поговорку: «За двумя зайцами погонишься — ни одного не поймаешь»? Наш мозг не любит частое переключение с одной деятельности на другую или делать несколько дел одновременно.
Есть также несколько важных условий, которые помогают фокусироваться на приоритетных вопросах, распределять дела и помогать в их реализации:
- Делегировать. Чем выше вы поднимаетесь по карьерной лестнице, тем больше операционных задач можно и нужно делегировать, оставляя за собой стратегические вопросы и приоритетные направления деятельности. Психологически всегда проще оставить за собой уже привычные, понятные виды операционной деятельности, но, как правило, именно их и стоит делегировать.
- Использовать чек-листы и практики регулярного менеджмента (ПРМ) для стандартных, предсказуемых, повторяющихся рабочих задач. Это особенно важно для руководящих должностей. Чем меньше усилий вы будете тратить на стандартизированные задачи, тем больше времени и сил останется на стратегические вопросы. По пути разработки и активного использования ПРМ в управленческой работе идет множество крупных, прогрессивных компаний: «Газпром нефть», СИБУР, ЕВРАЗ. Этот подход позволяет менеджерам меньше времени и усилий тратить на стандартную управленческую работу, а приоритетным задачам уделять больше внимания.
- Не тратить слишком много времени на контроль и микроменеджмент. Оставить глубокий контроль только за двумя категориями сотрудников и дел: неопытные сотрудники в процессе решения любых задач, критичных для бизнеса и нет; контроль за критичными для бизнеса и ваших приоритетов задачами независимо от того, кто их выполняет: опытные или неопытные сотрудники.
Шаг 3. Подобрать удобные для себя инструменты планирования в моменте
Арсенал таких инструментов широк и зависит от ваших вкусов.
От самых простых, вроде матрицы Эйзенхауера (матрица 2х2, которая позволяет разложить дела по категориям срочно/не срочно, важно/не важно) до диаграммы Ганта. Вы можете сами выбрать, что вам удобнее: использовать инструменты приоритезации между разными блоками работы или инструменты планирования своей операционной деятельности в рамках одного блока. Идеальных или правильных инструментов нет, есть удобные и эффективные именно для вас, а это, как правильно, выявляется опытным путем.
Образ менеджера «в огне», конечно, выглядит эффектно в фильмах, но в жизни в таком режиме постоянно жить и работать невозможно. Иллюзия важности всего — лишь иллюзия. Остановитесь, задумайтесь и проанализируйте свою деятельность. Спокойный вдумчивый анализ позволит вам определить действительно приоритетные вещи, а дальше уже вопрос техники — подобрать комфортные и удобные лично вам инструменты управления своими делами.
Добиваться успеха — вполне естественное желание для человека. Все мы ...
Личные границы — это рамки дозволенности для другого человека, это ...
Вовлечённость — это эмоциональное и интеллектуальное состояние сотрудников, которое позволяет ...
Клиентские данные — то, что каждый бизнес должен собирать и ...
