Как планировать день для максимальной эффективности?
Многозадачность и огромный поток информации: сообщения на электронную почту, мессенджеры, соцсети, звонки — уже давно стали привычными спутниками нашей жизни. Иногда к ним добавляются форс-мажорные ситуации, когда не всё идет так, как бы нам хотелось. Это ведет к постоянной нехватке времени, которое давно уже признано самым ценным ресурсом. И именно поэтому так важно уметь эффективно распределять задачи и избавляться от «воришек», которые незаметно крадут наше время и энергию. Недаром Coursera включила планирование в 10 самых актуальных навыков 2023 года.
Эффективное планирование дня помогает не только управлять временем, но и сосредотачиваться на важных задачах, снижать стресс и улучшать качество жизни. Всё успеть и не выгореть помогут следующие советы и стратегии.
Подготовиться к завтрашнему дню заранее
Планирование начинается не с утра, а вечером предыдущего дня. Перед тем, как завершить текущий день, стоит определиться с приоритетами и целями на следующий. Составьте список задач, которые необходимо выполнить. Бизнес-тренер и автор книг о саморазвитии Брайан Трейси советует «думать на бумаге». Он уверен, что каждая минута, затраченная на составление плана, экономит 10 минут при его осуществлении. Планировать можно на бумаге, в заметках телефона или же в голове — каждый выбирает формат, удобный для себя.
Планирование с вечера позволит начать следующее утро с четким распорядком и сосредоточиться на выполнении задач, а не на их выборе. Также вы будете представлять свою нагрузку и возможность пересмотреть план: отменить, перенести или делегировать какие-то дела, чтобы не чувствовать себя к вечеру выжатым лимоном.
Начать свое утро правильно
Чтобы сохранять продуктивность весь день, важно с утра позаботиться о своем теле и настроении. Не стоит начинать утро со смартфона. Тревожные новости могут негативно повлиять на эмоциональное состояние, а пролистывание бесконечной ленты соцсетей или просмотр роликов — незаметно украсть много времени.
Физическая активность даже в виде небольшой зарядки придаст бодрости и поможет скорее проснуться, а завтрак зарядит организм энергией. Во многих исследованиях говорится о пользе утреннего приема пищи: он снижает уровень сахара в крови, положительно влияет на сердечно-сосудистую систему, сказывается на состоянии памяти и способности к концентрации.
Свое утро можно начинать с того, что приносит удовольствие и заряжает именно вас: прогулка с собакой, общение с семьей, медитация. Самый успешный и богатый человек по версии Forbes 2023 года, французский магнат и глава LVMH, Бернар Арно каждый день за завтраком слушает классическую музыку — это то, что его вдохновляет.
Хорошо с утра скорректировать задачи, которыми предстоит заниматься, — это не займет много времени, но позволит, например, подтвердить встречу и в случае отмены заранее перестроить свой график.
На утренние сборы лучше заложить чуть больше времени, чтобы не начинать свой день со спешки.
Расставить приоритеты в списке задач
Когда мы составляем план на день, то прежде всего вписываем в него дела, которые жестко привязаны к определенному часу. Важно закладывать для них дополнительное время: на дорогу, затянувшиеся переговоры или форс-мажоры.
В свободное от таких фиксированных событий время мы можем заниматься гибкими задачами, которые не имеют жесткого срока исполнения, но требуют большого временного ресурса, например, подготовка к презентации.
Иногда дел бывает настолько много, что практически невозможно сделать всю работу самому. Не бойтесь делегировать какие-то задачи другим: подчиненным, родным или друзьям. Упрощайте процессы и избавляйтесь от того, что не приносит реальной ценности.
Съесть лягушку на завтрак
«Человек, который каждое утро ест живую лягушку, весь оставшийся день наслаждается ощущением, что ничего хуже с ним сегодня уже точно не произойдет», — это высказывание Марка Твена дало название методу Брайана Трейси.
В своей книге «Оставьте брезгливость. Съешьте лягушку!» автор советует заниматься с утра самыми важными и неприятными делами, а легкие, не такие необходимые задачи оставлять на вторую половину дня. Этот совет хорош для людей, чья продуктивность максимальна в утренние часы. Хотя таких большинство, но всё же есть и исключения. Стоит прислушиваться к особенностям своего организма и переносить трудные дела на время, когда их можно выполнить наиболее результативно.
Для каждого человека «лягушки» будут своими, и их количество он может определять самостоятельно. Важно не перегружать свой день сложными задачами и соблюдать правило Парето. Его принцип в том, что при минимальных усилиях можно достигнуть максимально эффективного результата.
Британский консультант по менеджменту Ричард Кох в книге «Принцип 80/20: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий» описывает, как работает правило Парето в разных сферах нашей жизни. Когда мы расставляем приоритеты и сосредотачиваемся на выполнении лишь нескольких первоочередных задач, то можем получить до 80% желаемого результата. Это правило позволяет сделать свою жизнь более эффективной.
Быть гибким и реагировать на изменения
Глава Amazon Джефф Безос как-то сказал: «Ни один бизнес-план не выдерживает проверку реальностью. Реальность всегда отличается от картины, представленной в плане».
Пробки, задержка рейса, внезапно разболевшийся зуб, сорванный подчиненным дедлайн — есть тысяча причин, которые могут вторгнуться в наш тщательно составленный план. Поэтому так важно быстро адаптироваться к новым обстоятельствам и пересматривать свой план при необходимости. Гибкость в планировании позволяет избегать стресса в случае непредвиденных событий.
Хотя составление плана не равняется его реализации, оно дисциплинирует, учит находить окна возможностей и добиваться успеха. Это мощный инструмент для получения максимальной эффективности в управлении временем. Практикуя разные стратегии и методы планирования, мы можем достигать поставленных целей и повышать качество своей жизни. В конечном итоге, хорошее планирование позволяет сделать больше в меньшее время и с удовольствием.
Добиваться успеха — вполне естественное желание для человека. Все мы ...
Личные границы — это рамки дозволенности для другого человека, это ...
Вовлечённость — это эмоциональное и интеллектуальное состояние сотрудников, которое позволяет ...
Клиентские данные — то, что каждый бизнес должен собирать и ...
