Комбинирование мягкого и жесткого планирования для большей эффективности в течение дня
В одной из книг гуру управления временем Брайан Трейси дает совет: «Отложите всё в сторону и трудитесь. Будьте эффективны!» Совет действительно дельный. Но как же составить свой рабочий график, чтобы быть действительно эффективным. В этой статье мы рассмотрим несколько шагов, которые помогут вам создать план дня, способствующий достижению ваших целей и повышению производительности.
Установите конкретные цели
Прежде, чем начать планировать день, определитесь с тем, что вы хотите достичь. Без четко сформулированных целей будет сложно создать эффективный план. Разбейте ваши стратегические цели на более мелкие задачи. Рассмотрим на примере работы бизнес-тренера.
Цель: уровень знания должностных инструкций в подразделении должен быть не ниже 90%.
Далее мы эту задачу разбиваем на подзадачи:
- Провести тестирование на весь штат 28.09.2023.
- Проверить результаты тестирования до 1.10.2023.
- Выявить сотрудников с баллом ниже 90% и проработать ошибки с ними до 5.10.2023
- Провести повторное тестирование 7.10.2023.
Приоритизируйте задачи
Не все задачи имеют одинаковую важность. Используйте методы приоритизации, такие как матрица Эйзенхауэра или метод ABC, чтобы определить, какие задачи наиболее важны для достижения ваших целей. Разделите задачи на «срочные и важные», «несрочные и неважные», «важные и срочные» и «неважные и несрочные».
Сосредоточьтесь на задачах, находящихся в категории «важные и несрочные».
Например, мне необходимо:
- предоставить данные о количестве обученных;
- провести собеседование на должность специалиста входящей линии;
- провести тренинг.
Приоритеты вы выставляете сами, опираясь на даты, ваши прямые должностные обязанности и оценивая влияние на бизнес. Поэтому важными вопросами будут: для чего это нужно? Когда это нужно сделать?
Создайте ежедневный план
Основываясь на приоритетах, создайте план, определяя, какие задачи вы должны выполнить в течение дня. Обратите внимание на сроки выполнения и реалистичность вашего расписания. Постарайтесь распределить задачи равномерно и оставьте время для перерывов и отдыха.
Существует жесткое и мягкое планирование. Жесткое: расписана каждая минута. Плюсы такого планирования в том, что вам нужно только один раз продумать его и придерживаться, не отвлекаясь. Вы действительно будете эффективны. Но есть и минусы: при возникновении форс-мажоров или при поступлении новых приоритетных задач ваш план рушится.
Мягкое планирование: занимаетесь задачами по мере поступления. Плюсы этого подхода: у вас много свободного времени и при поступлении приоритетных задач вы легко переключаетесь на них. Минус: это небизнесовый подход, так как вы плывете по течению ваши задач, а не управляете им.
Эффективным является комбинирование мягкого и жесткого планирования. У вас должны быть стратегические задачи, которые вы решаете, а в промежутках, при поступлении приоритетных задач, вы переключаетесь на них, откладывая долгосрочные.
Используйте современные технологии
Современные технологии могут значительно облегчить процесс планирования и управления временем. Множество приложений и инструментов, таких как календари, задачники и приложения для управления проектами, могут помочь вам организовать свой день и отслеживать выполнение задач.
Я перепробовал многое, но лично для меня удобным является Outlook: там есть и календарь, и напоминания о встречах. Программа доступна как на ПК, так и на смартфоне.
«Съешьте лягушку»
Вспомним совет Трейси про эффективность. Если есть несколько задач, одинаковых по приоритетности, то начните с той, которую не хотите делать. После этого остальные вам покажутся приятным бонусом дня.
Оценивайте и адаптируйтесь
В конце дня или недели оценивайте свою продуктивность. Что удалось сделать, а что осталось невыполненным? Анализируйте причины задержек и неудач и используйте этот опыт для улучшения своего планирования. Способность адаптироваться и улучшать свой подход — ключ к повышению эффективности.
Порой работаешь, но кажется, что топчешься на месте. В этот момент важно подводить итоги. Оказывается, за неделю я обучил 15 новых сотрудников, выдал три обратные связи действующим сотрудникам, измерил их эффективность спустя три дня и увидел увеличение продаж на 8% в среднем, так еще и для PR-отдела статью написал от лица компании. Вот я молодец!
Включите время для себя
Не забывайте заботиться о себе. Важно включить в свой день время для физической активности, отдыха, питания и релаксации.
Вы бесконечно сидите над задачей и никак не получается ее решить. Мозг отказывается ее выполняться. Error! — вы сломались. Всё! Оставляйте ваше рабочее место. Прогуляйтесь на свежем воздухе минут 15. Не думайте об этой задаче во время прогулки. После прогулки вы ее решите. Мне это помогает в 90% случаях.
В заключение отмечу, что планирование дня для максимальной эффективности — это ключ к достижению любых целей.
Как-то у Стивена Кинга спросили:
— А как вы пишете книги?
— Страница за страницей.
Дисциплина, правильное планирование и мини-лайфхаки, о которых я сказал выше, могут помочь вам достичь любых поставленных целей. Пользуйтесь на здоровье!
Добиваться успеха — вполне естественное желание для человека. Все мы ...
Личные границы — это рамки дозволенности для другого человека, это ...
Вовлечённость — это эмоциональное и интеллектуальное состояние сотрудников, которое позволяет ...
Клиентские данные — то, что каждый бизнес должен собирать и ...
