Описание бизнес-процессов – вывод Вашего бизнеса на «автопилот»

Содержание статьи:
1. Описание бизнес-процессов. Начинаем с самого нуля!
2. Пример бизнес-процесса отдела сбыта интернет-магазина
3. Выгодные стороны описания бизнес процессов
4. Как обойти основные ошибки при написании бизнес-процессов
Видео: «Бизнес-процесс внутри компании»

Здравствуйте, уважаемы читатели! С вами, как всегда, Шувалов Александр!
Очень часто, когда я выступаю на мастер-классах, мне задают вопрос касаемо того, что такое бизнес-процесс и как его описывать?
11rWh1zFX5c

И об этом мы сегодня с вами и поговорим.
На сегодняшний день большинство бизнесменов, как начинающих, так и опытных, даже не представляют, что такое бизнес-процесс и зачем его нужно использовать. Бизнес-процесс — это определенная последовательность действий с ресурсами и персоналом предприятия с целью получения какого-то продукта или услуги на выходе. То есть, проще говоря, план, по которому каждый работник будет выполнять свои задачи с определенными ресурсами и инструментами, чтобы в итоге Вы, как владелец предприятия, получили прибыль. Описание бизнес-процессов является важным этапом при создании любого дела, так как благодаря ему Вы сможете существенно сократить затраты на персонал, ресурсы и прочие мелочи. Ранее в своей статье «Бизнес-процесс как новый шаг в развитии Вашего бизнеса» мы уже частично затрагивали данный вопрос, и сегодня мы его рассмотрим более подробно.

Описание бизнес-процесса. Начинаем с самого нуля

Далеко не каждый бизнесмен сможет понять, что нужно его бизнес-процессу и какие инструменты должны быть задействованы, но, на самом деле, все не так уж и страшно. Я расскажу об описании бизнес-процесса на примере интернет-магазина (отдел сбыта). Такой ресурс нуждается в поставщике товаров, специалисте, который будет принимать этот товар и проверять его качество, журналисте, который будет писать обзорные статьи, наполняющего страницы товаров описанием, сотруднике, обязанность которого — отправление посылок, и менеджере, контролирующем получение оплаты и регулирующем все проблемы с клиентами. Наша задача заключается в том, чтобы описать последовательность действий для каждого работника вплоть до мелочей: как проверять товар, в какое время его отправлять, как запаковывать посылку, как отвечать на вопросы покупателей. Детальному описанию поддаются все этапы работы интернет-магазина. К примеру, для получения товара нам нужен один грузчик, тележка и документы на прием. Получение товара осуществляется каждую субботу в 9 утра.
Имея такой план, Вы получаете огромное преимущество.

Пример бизнес-процесса отдела сбыта интернет-магазина

Режим работы: 9:00 – 18:00 без выходных
В отделе работает 5 менеджеров по продажам.

Задачи менеджера отдела продаж:
— Обработка входящих звонков
— Обработка заказов
— Ведение клиента до момента покупки и после
— Отслеживание отправки
— Отслеживание доставки и получение заказа покупателем
— Осуществление холодных звонков
— Выполнение плана продаж
— Ведение документации сделки

Процесс сделки в интернет-магазине по шагам:
1) Обработка онлайн-заказа от посетителя сайта
2) Проверка наличия товара на складе
3) Обратный звонок клиенту для подтверждения заказа
4) Уточнение всех данных, введенных клиентом. В случае если чего-то не хватает — выяснение и уточнение информации
5) Получение подтверждения оформления заказа
6) Передача заказа в отдел комплектации
7) Контроль отправки товара
8) Отслеживание доставки
9) Извещение клиента о поступлении посылки в почтовое отделение по месту жительства
10) В случае если товар не выкупается из почтового отделения в течение 5 дней, менеджер производит ежедневную отправку SMS-уведомлений. Плюс звонки-напоминания каждые 3 дня.
11) В случае если клиент сообщает, что заказ выкуплен, необходимо подтвердить поступление средств в бухгалтерии компании
12) По истечению 2-х месяцев, если посылка была утеряна и не дошла до адресата, сотрудник отдела продаж заполняет заявление на розыск почтового отправления и передает его руководителю отдела продаж

Примерно в таком виде должно выглядеть описание бизнес-процессов внутри Вашей компании. Подобные инструкции позволяют в кратчайшие сроки вводить в должность новых сотрудников компании.

Выгодные стороны описания бизнес-процесса

Создавая и описывая бизнес-процесс, Вы делаете работу предприятия более стандартизированной, что, безусловно, позитивно скажется на его продуктивности в дальнейшем. В случае отсутствия четкого плана для каждого работника поставленные задачи выполняются в меру желания или возможностей, и, чаще всего, рабочий процесс оказывается малоэффективным. Понимание сотрудниками компании того, каким образом ведет свою деятельность предприятие и какие конкретные задачи они должны выполнять, напрямую влияет на продуктивность труда – она существенно возрастает. Также, в случае необходимости, есть возможность в любой момент заменить работника, не опасаясь потери выполняемых прежним сотрудником функций и невозможности перераспределения. Опытные бизнесмены уверены, что качественное описание работы предприятия повышает уровень прибыли и существенно уменьшает расходы.

Как обойти распространенные ошибки при описании бизнес-процессов

Создавая описание бизнес-процесса, не спешите сразу описывать каждый пункт до мелочей, ведь Вы можете пропустить один из основных моментов и, как результат, придется переделывать всю схему. Опишите общую картину работы предприятия, и уже затем в этой общей картине выделите более частные детали: работа отдела продаж, отдел логистики, бухгалтерию и т.д. Далее необходимо прописать каждый шаг своего грузчика, товароведа, менеджера, да и всего остального персонала интернет-магазина. Детализируйте каждый шаг по максимуму, чтобы даже самому далекому от Вашей области человеку было понятно, как выполнить определенный процесс. Описав свой бизнес от начала и до конца, посоветуйтесь с кем-то из профессионалов в этой области — возможно, Вы что-то пропустили. После того как Вы закончите с детализацией, советую повторно обратиться к специалисту для выявления недочетов в описании или самом бизнес-процессе. Когда план будет готов — можно начинать работу.

Ну и конечно, хотел бы добавить от себя: если Вы только начинаете заниматься бизнесом, не останавливайтесь ни при каких обстоятельствах. Даже если Ваш первый бизнес окажется не слишком успешным, помните, что это всего лишь опыт, через который проходит любой начинающий предприниматель!

Упорный труд для достижения поставленной цели = успех!

С уважением, Шувалов Александр


С уважением проект Анатомия Бизнеса

Рубрики:

Октябрь 3, 2014 3:20 дп

Если Вам понравился опубликованный материал – поделитесь им с Вашими друзьями: